办公自动化技术与应用 周贺来 教学课件 第07章.pdfVIP

第7 章 办公中的桌面信息管理 【本章内容介绍】 在办公业务处理中，办公人员经常需要进 行电子邮件交流和桌面信息管理，比如管理 邮件、安排约会、建立联系人和任务等，利 用有关软件可以提高这些活动的管理效率。 本章介绍利用Outlook组织和共享桌面上信息 并与其他人通信的方法，主要讲述其基本功能和 具体操作，包括创建和维护联系人列表，创建、 发送、接收和管理电子邮件，创建和运用任务， 使用日历对约会、会议进行事务管理以及日记、 便笺的创建与应用。 《办公自动化实用技术》电子教案 水利水电出版社 2 【本章主要知识点】 ► 联系人的创建与维护 ► E-mail创建、收发与管理 ► 任务的创建与应用 ► 利用日历创建约会 ► 利用日历安排会议 ► 日记和便笺的使用 《办公自动化实用技术》电子教案 水利水电出版社 3 7.1桌面信息管理及其OUTLOOK软件简介 Office办公软件中的Outlook可以用于组织和共 享桌面上的信息，并与他人进行通信，利用它可以管 理邮件、约会、联系人和任务，也可以跟踪活动、打 开和查看文档以及共享信息等。具体来讲，用户利用 Outlook可以完成如下工作： • 管理收件箱，维护日历并安排与其他人约会 • 组织联系人，并保持个人和商务信息的实时更新 • 管理任务并组织个人和商务代办事项列表 • 保存日记以记录和跟踪各种类型的重要活动 • 编写便笺以记录、备忘问题、想法、指示和其他事情 • 将Outlook与Internet协同使用来查看Web页，在 电子邮件中发送超级链接和Web页，并共享日历和 联系人信息 《办公自动化实用技术》电子教案 水利水电出版社 4 7.2利用OUTLOOK创建联系人 创建“联系人”的操作步骤如下： 1．正确配置Outlook，然后正常启动后，单击“文件”／ “新建”／联系人”命令，打开“未命名－联系人”窗 口。 2．在“联系人”窗口逐项输入联系人的资料信息。 3．输完一个人的所有信息，选择窗口中的“文件”／“保 存”命令，即可保存对应联系人的信息，按照同样方法 依次输入其他人员信息，最后单击“保存并关闭”按钮 退出“联系人”的创建。 7.3 电子邮件的使用 7.3.1创建、发送和接收电子邮件 1．创建邮件 （1）启动Outlook，选择“文件”/“新建”/“邮件”命令 （2）在空白邮件窗口中作如下操作： 《办公自动化实用技术》电子教案 水利水电出版社 5 ①“收件人”文本框：输入收件人的E-mail地址。 ②“抄送”文本框：输入其他收件人的 E-mail地址，注 意多个抄送人员邮件地址中间用“，”或“；”隔开。 ③“密件抄送”文本框：也是输入接收邮件副本人的E- mail地址，与“抄送”文本框的不同是该文本框中的 E-mail地址其他收件人是看不到的。 ④“主题”框：输入简短的邮件主题文字。 ⑤“正文”框：在主题的下半部分，输入邮件内容并可 根据需要进行适当的格式编排，也可以添加“附件” 格式的文件内容。 2．发送邮件 单击窗口中的“发送”按钮，即可完成邮件发送。 3．接收邮件 单击“工具”菜单下的“发送和接收”命令，然后选 择接收电子邮件帐户的种类。新收到的邮件将放到 “收件箱”里，用