实用秘书综合实训 教学课件 郭梅 主编 项目8.pdfVIP

实用秘书综合实训 模块三 体验会务工作 电子制作：郭梅 模块三 体验会务工作 项目八 计划与筹备会议 项目八 计划与筹备会议 实训目标 实训目标 1．了解作为一个秘书如何组织 和准备会议的前期工作； 2．模拟操作会议准备阶段的几 项具体实践任务。 项目八 计划与筹备会议 实训要求 1．完成每项任务前，小组成员一起讨论该项任务的规范、 操作要领及注意事项。对于熟悉该项工作的学生来说， 可以省去。 2．拟写每项任务的工作计划、方案或构想，并通过写后的 互评对接待方案的拟写有深刻的认识。 3．完成任务后，学生之间互相学习并打分，也可每人轮流 展示自己的作品，大家一起打分并给以评价，做好记录。 4．根据实际情况设计工作环境进行演练 5．设计相应的表格，将文字和表格录入计算机，并安装规 。 定的排版格式进行排版 项目八 计划与筹备会议 实训准备 1．教室或实训室。 2．分组进行，每组可由4-6名同学组成。 3. 教师可根据学生情况，采用分角色工作的方案 ，个人工作能力 （此方案适合对会务工作较熟悉 较强的学生完成，此方案所需的实践学时较 少）；也可采用小组集体讨论每项任务的方案 ，学生 （此方案适合对会务工作有待熟悉的学生 可根据教材一项项完成任务达到熟悉每个工作环 节的目的，此方案用时较长）。 项目八 计划与筹备会议 实训任务 1．确定议题与会人员 2．安排会议日程与议程 3．确定会议地点 4．布置会场 5．及时发送会议通知 6．餐饮与住宿安排 7．会议接站 8．会前全面检查 参考答案（1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. ） 任务一 确定会议主题及与会人员 知识要点 1．会议的议题就是会议需要商议研究的主题内容，是 会有召开的目的。 （1）一次会议以安排一个主要议题和一两个小议题为 宜； （2）安排议题时，还要考虑每个议题所需要讨论的时 间； （3）尽量将同类性质的议题集中安排在一个会议讨论。 如果一个会议上有两个以上的议题，那么它们的内 容最好是相互有联系的。 任务一 确定会议主题及与会人员 知识要点 2．选择与会者 应考虑的主要人员： （1）对实现会议目标有潜在贡献的人； 。 （2）能够因参与会议而获得收获的人 文秘人员应根据领导的指示与要求，经过反复考虑查 对后提出与会人员名单，并请领导审定。 例如 如果讨论一个新产品开发项目，应当邀请的人员应当 为： • 产品研发部门主管； • 提供技术及建议的技术专家； • 一些有经验的销售代表。 任务一 确定会议主题及与会人员 知识要点 3. 小知识 根据宾夕法尼亚大喜沃顿商学院