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HR对电子证据的管理与运用实务? 【阅读提示】从HR管理的角度看，若需要对相关电子邮件、网络活动进行监控，最好在相关《员工手册》或规章制度中事先明确规定，对员工使用网络的行为予以规范，告知员工，公司将予以监控并稽核有关上网活动的日志记录等；员工通过公司网络披露的信息均不视为个人信息，不涉及个人隐私。 伴随着电脑和网络技术的迅猛发展，办公自动化及无纸化办公的发展，在越来越多的劳动争议案件中，当事人提供电子邮件、网络聊天记录、视频资料等电子数据作为证据，甚至于在某些案件中，最重要和最关键的证据就电子证据。因此电子证据的效力能否被认定就成为了决定案件胜败的关键。大成劳动法团队梳理和总结已办理的大量涉及电子证据的案件，提出如下问题及我们的意见，供大家参考： 1、电子邮件的公证 《电子签名法》第七条规定，“数据电文不得仅因为其是以电子、光学、磁或者类似手段生成、发送、接收或者储存的而被拒绝作为证据使用。”《合同法》第十一条规定，“书面形式是指合同书、信件和数据电文（包括电报、电传、电子数据交换和电子邮件）等可以有形地表现所载内容的形式。”所以，如果电子邮件的内容能够证明案件事实，当然可以作为证据使用。而另一方面，由于电子邮件存在被修改或篡改的可能性，因此，电子邮件的真实性就成为了判定电子邮件有无证据效力的关键所在。通常，为了满足电子邮件作为证据的形式要件，保证其真实性，需要对相关电子邮件申请公证机关进行公证。 2、EMAIL地址的归属 在劳动争议案件中，无论是用人单位还是员工将电子邮件公证书作为证据提交时，面临的第一个问题是，如何确认邮件地址中发件人、收件人、抄送人对应的真实身份？相应EMAIL地址的归属？很多这类案件中，也常常遇到一方否认EMAIL地址为自己EMAIL地址的情形，辨称该EMAIL地址不是自己的EMAIL地址，没有通过该EMAIL地址发送或接收过电子邮件。这时，如何证明EMAIL地址的归属就成为了关键。 我们认为通常可以从以下几个方面证明：相关人员的名片及名片上记载的EMAIL地址；通过同样EMAIL收发电子邮件处理其他事务的证据，如通过同样的EMAIL发送邮件申请年休假或申请加班等。此外，从HR管理的角度看，如果能做到未雨绸缪，在签署劳动合同中就将员工的EMAIL地址作为联系方式加以明确并由双方签署确认乃是成本低效果佳的防范和降低风险的举措之一。 3、通过监控软件获得的电子邮件是否侵犯个人隐私权，是否为合法证据 《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》第六十八条规定：“以侵害他人合法权益或者违反法律禁止性规定的方法取得的证据，不能作为认定案件事实的依据。”我们认为，如果是未经告知而监控获得的电子邮件涉嫌侵犯个人隐私权或其他合法权益，通过非法软件监控获得的电子邮件也是非法的，均不能作为认定案件事实的依据。 我们建议，从HR管理的角度看，若需要对相关电子邮件、网络活动进行监控，最好在相关《员工手册》或规章制度中事先明确规定，对员工使用网络的行为予以规范，告知员工，公司将予以监控并稽核有关上网活动的日志记录等；员工通过公司网络披露的信息均不视为个人信息，不涉及个人隐私。