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设备购置申请、论证及验收管理办法 （2008年4月29日） 仪器设备购置是资产管理工作的重要环节，应履行相关的程序，包括购置计划、项目论证、招标采购、配送验收、入账报账管理等。为进一步加强学校仪器设备购置管理工作，明确职责，优化服务，节约资金，根据有关法律、法规和文件精神，并结合学校实际情况，特制定本管理规程。 第一条 年度计划申报 1．需要仪器设备的单位必须于本年度11月份提出下年度申购计划，报学校有关业务管理部门备案。学校年度仪器设备专项经费确定后，根据年度预算，及时组织申购单位及相关部门进行论证。 2．每年度由各院（系）、部根据学科建设、专业建设、课程建设和教学工作的实际需要，充分考虑时效性、适用性、实用性，以本科教学要求和应用型人才培养为目标，提出科学合理的年度仪器设备购置计划，并经院（系）、部主管领导审批，报送设备处。 3．仪器设备购置计划由设备处汇总，经学校领导审定后，于12月底报学校财务处，以制定财务年度预算计划。 第二条 计划论证及审批 1．新购置仪器设备项目必须经过充分的可行性论证，确保立项无误，选型准确、配置合理。 2．教学仪器设备购置计划由设备处牵头组织专家组进行立项论证；对于已确定的立项还须进行购置可行性论证的，由设备处牵头组织专家组召开论证会；超过10万元（含10万元）的必须进行贵重仪器设备购置可行性论证。 3．批量或贵重的办公设备必需加强论证。论证会由学校领导、设备处及相关职能部门领导、专家共同参加。 4．年度申购计划外的设备购置均为临时购置。临时购置需提出申购报告，仪器设备单项批量在10万元以上（含10万元）、设备单价在5万元以上（含5万元）的购置项目，需经校长办公会议讨论并组织专家小组论证通过后方可实施。 第三条 招标采购管理 1．拟购仪器设备单项批量在2万元以上（含2万元），不在政府集中采购范围内的，由学校招标中心按照相关程序组织实施，具体实施详见《五邑大学采购管理暂行办法》。 2．拟购仪器设备单项批量价值不足2万元，不实行招标采购的仪器设备，由设备处与项目申请单位在共同开展调研工作的基础上，根据实际需要，参照《五邑大学采购管理暂行办法》进行采购。 3．选定供货方后，由项目申请单位与供货厂商初拟合同条款，经设备处与学校招标中心共同审核后，签订购销合同。合同一经签订，项目申请单位应按照合同约定执行，不得自行变更或者解除合同。需要变更有关条款，由项目申请单位与供货商协商、达成一致意见，经设备处与学校招标中心审核后，报学校领导批准，签订变更合同。 第四条 配送及验收管理 1．仪器设备采购合同生效后，项目申请单位必须及时做好验收准备工作，明确验收、领用、使用管理责任人、落实安装地点，优化设备所需环境。 2．仪器设备采购到位，项目申请单位要及时接收，并检查设备的外包装与数量，开箱验收、清点、安装、调试和试运转。凡在验收中发现问题的，要作好详细记录，及时提出，并做好协调处理工作。验收完成后，申请单位要与供货商办理交接签字手续。 3．仪器设备价值在5万元以上，需成立验收小组，验收小组由设备处、学校招标中心、项目申请单位和供应商组成。验收完成后，共同办理验收、交接签字等手续。 4．设备安装与调试必须在供货商的指导下进行。如果申请单位自行安装，必须严格按照使用说明书规定进行安装调试，不得盲目安装、操作和使用，造成损坏的有关人员要承担相应的经济赔偿责任。 5．各院（系）、部应加强仪器设备的使用和维护等管理工作，并及时准确的粘贴固定资产标签。 第五条 入账及报账管理 1．设备处根据采购合同规定，对已验收合格的仪器设备，负责办理固定资产登记、入账手续，落实固定资产标签粘贴情况。 2．设备处办理固定资产登记并加盖专用章后，按照经费来源渠道，将有关报销凭证经各级领导签字批准后交学校财务处办理报账手续。有关财务结算办法根据学院财务制度执行。 3．凡无购置计划而进行采购的仪器设备，必须经学校领导签字批准后，方予以办理固定资产入账手续。 4．凡属贵重仪器设备应履行购置仪器设备的可行性论证报告和审批，否则设备处有权拒绝验收入账。 5．财务部门应确认该项仪器设备已登记在设备处固定资产账户后予以报账，以保证学校资产的完整性，达到账物相符。 第六条 本办法自公布之日起开始实施。 第七条 本办法由设备处负责解释。