海运公司技术档案管理办法.docVIP

海运公司技术档案管理办法 宋成钊 为了做好船舶设备档案资料的管理工作，根据本公司实际情况制订本档案管理办法。 一、编制依据： GB/T 11822—2000 科学技术档案案卷构成的一般要求 GB/T 27678.1—1999 电子文件归档与档案管理 二、船舶档案的归档范围 1、船舶购置和建造中形成的文件：购置和建造的可行性报告，董事会决议，各类报批文件，调研报告（二手船舶的勘验报告，船舶建造厂的考察报告等），报价单，各类合同（购买合同、建造合同、补充合同及合同附件） 2、图纸：船舶的方案设计（如果有）、送审图、退审图、生产设计、设计变更及完工图。 3、设备资料 4、船舶监理资料及交船资料； 5、船舶营运及修理资料； 三、船舶档案的收集 1、机务部经理全面负责船舶档案资料的收集 2、主管机务员负责各自船舶档案资料的收集、整理和归案工作。 3、机务档案管理员(专职或兼职)应按船舶系统进行分类装订、立卷，编写卷内卷外目录和电子目录。立卷完成经机务部经理审核确认后（或交公司档案室）存档。 4、如发现用途不明的资料应由机务部经理审阅,确定其用途。 四、船舶档案编码及排列 1、船舶档案按船舶系列及单船进行分类，序列船为船名（汉字的第一个汉拼音的字母）+序号，非序列船取汉字的第一个汉拼音的字母，之后为卷号；系列船用系列表示 例:舟山（zhōushān）（68第五卷用“ZS68-5”表示 浙江（zhèjiāng）第6卷用“ZJ-6”表示 50000吨系列第七卷用50000--7表示； 2、案卷的排列 2.1、二手船舶购船资料排列：购置的可行性报告，董事会决议，各类报批文件，二手船舶的勘验报告，报价单，购买合同、补充合同及合同附件。 2.2、二手船船舶资料的排列:原船资料是有序排列的,按原船资料排列顺序排列;原船资料无序排列的,按下列顺序排列:船舶证书、船舶质量证明书（如果有）、船体完工图、轮机完工图、电器完工图、轮机设备说明书书、舾装设备说明书、电气说明书（包括通信、助航设备），船舶营运及修理资料。 2.3、新建船舶资料分为两部分,同类船舶建造数在两艘以上的,分系列船舶档案和单船档案。系列船舶档案的排列：船舶建造的可行性报告（如果有），董事会决议，各类报批文件，建造厂的考察报告（如果有），报价单（招投标书），建造合同、补充合同及合同附件，船舶监理资料，船舶规格书、方案设计图（如果有）、送审图、退审图、生产设计图（视情）、设计变更及认可资料。单船档案的排列：船舶证书、船舶质量证明书、船体完工图、轮机完工图、电器完工图、轮机设备说明书书、舾装设备说明书、电气说明书（包括通信、助航设备），船舶营运及修理资料。如新建船舶为一艘的，则上述的系列船舶档案排列改为单船档案排列。 2.4、船舶设备资料的排列：主机及轴系、主发电机组、应急发电机组、舵机、锅炉、空压机、供油单元、燃油分油机、滑油分油机、自清滤器、冷却器、油水分离器、生活污水处理装置、造水机、海淡水泵、阀门遥控、空调及冷藏、维修设备（机舱吊装设备、车床、钻床等），锚机绞缆机、救生设备（救生艇、救助艇及救生筏）、舷梯、甲板吊装设备（货吊、物料吊、油管吊等）、开舱设备、厨房设备，主发电机、应急发电机、主配电板、应急配电板、充放电板、集控台、驾控台、CO2系统及火灾报警、机舱水雾系统、通用报警、内通、外通、助航、生电器及娱乐设备。 2.5、设备资料按设备厂家提供的资料进行船机电统一归类。例：救生艇包括艇架、艇、发动机及电瓶等。 2.6、营运船舶资料归档 2.6.1 船舶技术月报 2.6.2 厂修资料:船厂考察报告(如果有),船舶上报工程单,机务审核后定稿工程单,船厂报价单,完工工程及结算单,船舶修理合同,主管机务的修理总结; 2.6.3 航修资料:航修单位考察报告(如果有),航修单位联系方式,航修报修单,航修完工工程及结算单,航修协议或合同(如果有); 2.6.4 到期的证书、检验报告及其他需要归档的资料； 2.6.5 跨年修理船舶的修理资料归入下一年度; 2.6.6 船舶年度资料的归档时间为次年的第一季度末. 案卷编目 1、每类案卷（系列或单船）设立卷外目录，卷外目录分总目录和卷内目录。总目录在前，对卷内目录进行分类编排，总目录格式见图一。 2、卷内目录对本卷内的文件进行登记，卷内目录格式见图二。 3、立卷完成后，立卷人要填写法卷内备考表，并送部门负责人审核签字确认；卷内备考表格式见图三。 4、船舶的营运资料和修理资料遂年增加，或由于某种原因资料的增加，可增加案卷。但卷号要连续，同时卷号不能重复。案卷增加后，对