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公司OA 系统使用管理制度 文/郭娅琴 一、总则 1、了提高公司工作效率，保障信息传递畅通，根据公司的实际，制定本制度。 2、公司办公自动化系统（以下简称OA 系统）是以通达OFFICE ANYWHERE 网络智能 办公系统为管理平台，采用服务器/客户端/浏览器结构，建立起来的覆盖全公司管理人 员的办公信息管理系统，实现网上办公和信息资源共享。OA 系统是公司信息化建设的重 要组成部分，是提高公司办公整体管理水平的重要手段。 3、为了加强对公司OA 系统的管理，提高公司工作效率，有效降低和节约成本，加 快办公自动化建设，保障文件和各种信息传递快捷通畅，根据《国家信息化领导小组关 于我国电子政务建设指导意见》 、 《国家机关公文处理实施细则》、 《中华人民共 和国必威体育官网网址工作规定》 、 《计算机系统管理规定》、 《公司公文处理办法》等有关规 定，结合公司实际，制定本制度。 二、组织职责 OA 系统的运行中，公司各部门各负其责，协同配合。职责如下： 1、公司行政部是公司办公自动化OA 系统的归口管理部门。主要职责为： （1）、负责制定OA 系统规章制度； （2）、负责OA 系统核心工作流程设计、修改； （3）、负责OA 系统各职能部室工作流程设计的审核； （4）、负责确定、监管OA 系统核心工作流程参与人员的权限； （5）、负责监控、检查、督办核心工作流程的工作流转； （6）、负责工作流程的归档，并为其他部门提供查询； （7）、协助企划部信息部组织操作培训； （8）、协助企划部信息中心搜集、整理优化系统的需求； （9）、负责OA 系统内各大功能模块信息内容更新的监督； （10）、负责对系统内的必威体育官网网址设置进行定期检查； （11）负责对系统内的信息按照公司必威体育官网网址要求进行定期检查、监督； 2、信息部门负责OA 系统的建设、维护和服务支撑工作，负责服务器的管理维护和 日常运行。主要职责为： （1）、负责OA 系统软件的开发升级管理； （2）、负责OA 系统的数据备份； （3）、负责制定OA 系统应急方案和系统技术管理规章制度； （4）、负责公司领导、OA 管理员和相关人员的培训和技术指导工作； （5）、负责OA 服务器、操作系统和硬件的维护，确保服务器安全运行； （6）、负责系统用户注册、注销等管理； （7）、负责文件柜功能模块各部门书写权限的设置。 3、人力资源部负责为OA 办公系统提供现行的组织机构设置，提供OA 办公系统中 用户的流动信息。主要职责为： （1）、负责现有用户、及新增用户的审核； （2）、负责提供用户（变更或注销）信息给企划部信息中心。 4、其他部门主要职责为： （1）、负责制定本部门OA 系统相应管理制度； （2）、负责指定部门OA 管理员，参与本部门工作流程的定制、文件夹的建立以及 本部门OA 系统终端的日常维护、人员培训等技术支持工作； （3）、部门OA 管理员负责本部门参与OA 系统人员权限变更时，及时提供给公司 行政部申请调整；负责处理OA 系统中公文流转工作及文件夹属性和内容的变更工作； （4）、负责根据本部门工作需要，提出优化需求。 三、文件管理 1、公司各部门发出、报送的各类文件（包括发通知、请示、报告、简报、报表、 信息等）原则上统一采用公司办公自动化OA 系统发送。本系统不启用电子印鉴。 2、OA 系统中的公文也称电子公文，是通过公司统一配置的公司办公自动化系统处 理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。电子公文传输，是指电子公文的生成、发 送和接收过程。 3、公司行政部负责对电子公文传输工作进行指导和检查。 4、电子公文要素与纸质公文基本一致，包括公文版头、密级、发文字号、签发人、 公文标题、主送机关、正文、附件、成文日期、附注、主题词、抄送部门、版记等。电 子公文与纸质公文工作流程、行文关系、归档管理基本相同。 5、电子公文与纸质公文具有同等效力，不加电子印鉴。如需要对外提供纸质文件， 各部门可向公司行政部申请正式文件。 6、各类电子公文处理程序按照《公文处理办法》