Access使用入门（三）.doc

Access使用入门（三） 二、简单查询（上一节补充） 选择查询：上一节的简单查询主要介绍通过向导来产生的单个数据库的选择查询；今天我们将进一步介绍基于多个数据库之间的选择查询。 例一：查询获奖新生的详细情况和银行卡号。 现在有三张表，表1是由招生办提供的获奖学生的名单，没有学号；表2是由银行提供的新生银行卡的办理信息，也没有学号信息，表3则为学院学生的学籍资料。 先要对三张表进行分析，找出共同点和设置关键字。表2和表1之间可以通过通知书编号进行关联，所以我们设置表2通知书编号为关键字，表1和表3之间可以通过身份证号进行关联，所以我们设置表1的身份证号和表3的学号为关键字，（设关键字的字段或字段组合必须在表中是唯一的）。 分析完后用使用上节课介绍的新建查询中的“设计视图”进行查询的相关设计。 借助查询向导创建特殊查询以下介绍的几个特殊查询都是我们经常会用的很实用的查询功能。 “查找重复项”查询：查找重复项是较常用的一项查询，它主要是针对在单个数据库或查询中查找和统计相同数据而使用的。它的用途很多，例如，可以统计全院学生资料中各专业的学生人数情况，可以根据选票情况统计学院网站评比中各项数据，可以查找学生资料中有重名的学生情况（同名同专业同年级），可以帮助我们去除信息中多余的重复的信息等。 我们先看一个比较常会用到的统计的例子。 例二：根据全院学生的资料统计在校生的各专业或各系的分布情况。 步聚一：新建—查找重复项查询向导 步聚二：选择对应的表或查询，这里选全院学生资料 步聚三：选择包含重复信息的字段，这里因我们要统计各专业的人数，所以我们选择“专业”字段。 步聚四：当询问是否显示带有重复字段之外的其他字段时，因为我们只是要求统计人数，所以不用进行选择；如果选择了要显示其他字段的话，那么得到的结果将是把详细的有重复字段的所以数据都列出来。 步聚五：为查询命名，同时可以选择显示结果或修改设计。按完成后就得到我们要的各专业人数的统计。 步聚六：某些情况下你要统计的字段有可能会出现只有一条记录的情况，例如本次查询中我们假设某个专业只有一名学生，那么这个专业将没有被统计进结果中。所以我们需要进入设计视图进行进一步修改。 这时，我们需要将第二列中“计数”那一项的条件由“1”改成“=1”,这样的话，得到的数据中将包含只有一条记录的情况。同理，你可以计数这个地方进行其他的设置以得到你需要的数据。如，你可以改成“=1”，统计没有重复项的情况。 提示：如果我们想再查找一下其他字段的重复数统计，我们只要改动两个地方就可以了。假设我们想得到系的统计情况，我们只要把第一列“第一条记录”的字段改为系，再把第三列的“分组”的字段改为系就可以了。依此类推，就可以查看其他字段的统计情况。 从上一例我们可以看出：查找重复项其实也是一种选择查询，他也可以通过设计视图生成，或先借由简单查询生成，再进行适当修改，下面我们再来看个例子： 例三：根据选票情况统计学院网站评比中各项数据。现在有一张表是学院各系网站的评分表，我们现在要根据这张表，对各系网站进行评比，得出每一项的平均分、总分、排名等。在统计之前，我们先把要进行数值统计的相关字段的数据类型设成“数字”。 接着我们先按照例二的步聚由重复项生成一个票数统计，再在票数统计的基础上，进行进一步的修改。下图是生成查询的设计视图： 接下来，我们新增一列网站名称的字段，在总计那一行设为第一条记录；再增加一列内容质量的平均值，在总计那一行设为平均值；以此类推，你还可以设置“总计、最小值、最大值、计数、标准差、方差、第一条记录、最后一条记录”等项目。 同时它还支持表达式，我们再插入一列，总计那一行设成表达式，字段那一行我们设成“视觉效果之平均值: Round(Avg(网站评比.视觉效果),2)”，它表示统计视觉效果这一项的平均值，并将结果四舍五入到小数点后两位。当然也可以用：“总分: Avg([网站评比].[视觉效果])+Avg([网站评比].[内容质量])+Avg([网站评比].[网站结构])+Avg([网站评比].[技术运用])+Avg([网站评比].[综合创意])+Avg([网站评比].[印象分])”的表达式来计算每个网站的总分。 接下来，我们看看利用“简单查询”来生成的做法： 步聚一：新建—简单查询—选择表和字段，这一步很重要，记得一定要选择你需要的数字字段和进行分组的字段，而不要把所有的字段都选中，否则的话，结果可能是列出明细总不是进行统计。在这里，我们只选择进行分组的“编号”字段和其他六个数字字段。而不选择像“建议与意见”等字段。 步聚二：点击下一步，在接下来的窗口中我们选择汇总，同时点击“汇总选项”； 步聚三：在汇总选项的窗口中，按需要选择要进行汇总的项或统计记录数，如下图。点确定后返回上一步