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行政专员作业指导书 行政专员岗位说明书 序号 工作项目 业务流程 工作标准及要求 依据文件 表格名称 频次 审核方 流程上方 流程下方 负责资产管理 负责资产采购 1.申请：使用部门提出申请，由行政部负责审核是否购买，询价（至少三家供货商），选择性价比较佳的供应商。 2.报批：填写《固定资产申购单》或《低值易耗申购单》，由相关负责人签字后，上报（传真）总部行政部审批。 3.采购：收到总部行政部的批示后，按批示内容配置资产（购买或调拨）。 4.存档：批示后的《固定资产申购单》或《低值易耗申购单》存档备查。 5.入库：入库，按《资产编码明细表》进行编号，填写《入库单》，并将资产标签贴在资产相应位置，一般张贴在物品正面。并登记《资产登记跟踪表》，计算机登记填制《计算机使用登记表》。 合理配置资产，保证资产性价比优。固定资产申购由总部行政部审批，低值易耗品一批购置1000元以内，片区行政总监审批，1000元以上的，由总部行政审批。采购人员必须严格按照批准后的预算表进行采购 CE-AD-910-[2005]0801-A 公司资产管理制度 《固定资产申购单》、《低值易耗申购单》 按实际需求 行政总监、总部行政总监 申购部门 片区行政总监、总部行政部 负责资产调拨 1.申请：公司或其他公司有闲置可用资产，遇有公司有使用需求者，由调出方填写《资产调拨单》申请调入或调出资产。 2.报批：分公司相关负责人审核签字后，上报至总部行政部审批。 3.调拨：总部行政部审批后，分公司安排发货，并将《资产调拨单》传至调入方收货后签字回传。 4.存档：行政部收到调入方的确认回传件后存档，并依此在资产盘点表里销掉，复印一份给财务销帐。 保证合理配置、高效使用资产 CE-AD-910-[2005]0801-A 公司资产管理制度 CE-AD-906-[2005]0801-A 公司库房管理制度 《资产调拨单》 电子文件路径：D:\王前(行政)\固定资产季度盘点表 D:\王前(行政)\表格\商务区管理行政表格 需求公司 总部行政部 负责资产出入库 1、领料一般是办公需要\开销售大会\员工过生日\会员培训\市场活动等 2、日常出入库管理 A) 行政部收到资产，填写入库单，登记手工帐、电子帐。B）领用人领用物品，先填写领料申请，相关负责人签字。C)管理员随时登记手工帐。 3、分公司礼品调拨的手续：如有分公司急需礼品，根据实际库存，然后发货（到付），填写物品调拨单，发货人、行政经理、财务经理签字。分公司收到货后，对方的收货人、行政经理、财务都要签字并传真过来，复印两份，行政和财务各留存一份，挂公司内部往来帐。 4、月底做库房盘点表。 保证库房物资与帐相符，库房物资保存完好，出入库管理符合相关制度流程。 《出、入库单》、《库房物品调拨单》、《库房盘点表》 电子文件路径：D:\王前(行政)\库房管理\库房物资 出、入库管理随时、库房盘点每月一次 行政经理、行政或商务总监 申领人 行政经理、总监 负责资产盘点 1.时间：每季度最后一个月的月末盘点。 2.实物盘点：由行政助理、行政经理按公司的实物进行盘点、记录。 3.帐面更新：根据本季度的出、入库单、资产报废及资本增减表等，初步更新本季度的《资产盘点表》，折旧部分需要财务提供数据。 4.帐物核对：将更新过的《资产盘点表》与实物盘点进行核对，如有差异，注明原因。 5.帐帐相符：将实物资产盘点帐同财务资产帐进行核对，如有差异，填报《盘盈盘亏表》。 每季度末盘点，下季度第一个月的28号前将报表上报总部行政部 CE-AD-910-[2005]0801-A 公司资产管理制度 《资产盘点表》 电子文件路径：D:\王前(行政)\固定资产季度盘点表 1次/季度 行政经理、行政总监 行政部 负责资产报废 1.申请：资产如无法正常使用填写《资产报废申请表》单，注明报废原因，并预估残值收入。 2.报批：要相关负责人签字确认，然后传真给总部审批。 3.存档：总部审批后，存档、在资产盘点表里销账，复印一份给财务销帐。 保证资产的有效使用，每月15号之前上报（这个时间是片区规定的，原则上一个月一次，如果有急件，及时处理） CE-AD-910-[2005]0801-A 公司资产管理制度 《资产报废申请表》 电子文件路径： D:\王前(行政)\固定资产季度盘点表 D:\王前(行政)\表格\商务区管理行政表格 1次/月 负责供应商 负责供应商的选择 1.寻找供应商：根据需求，通过网络、市场寻找相关供应商。 2.选择供应商：比较性价比，选择性价比较高，服务较好的供应商。 选择性价比较高，服务较好的供应商 无 供应商通讯录 1次/季度或不定时 行政经理 供应商 负责供应商的测评 1.对现有供应商的服务进行评定。 2.定期走访市场，主要对市场行情及付款方式进行调查，考