Word 2003 长篇文档排版技巧-双面打印版.doc

Word 2003 长篇文档排版技巧 本文整理自微软技术支持中心/kb/890700/zh-cn/ 文章编号 : 890700 最后修改 :2006年3月31日 修订 : 1.3 2007-11-12 目录 1. 单面打印的简单报告 1 1.1. 设置纸张和文档网格 2 1.2. 设置样式 3 1.3. 查看和修改文章的层次结构 11 1.4. 对文章的不同部分分节 13 1.5. 为不同的节添加不同的页眉 14 1.6. 在指定位置添加页码 16 1.7. 插入目录 18 1.8. 小结 19 2. 双面打印的复杂报告 21 2.1. 预留装订线区域 22 2.2. 设置节和页眉页脚 23 2.3. 添加不同内容的页眉 24 2.4. 添加不同类型的页码 27 2.5. 双面打印设置 30 2.6. 小结 32 图表目录 图 1 选择纸张 2 图 2 用“文档网格”调整字距和行距 3 图 3有效样式 5 图 4 有效样式 6 图 5 录入标题 7 图 6 应用“标题1”样式后的格式 7 图 7 用样式排版后的效果 8 图 8修改样式 8 图 9 “修改样式”对话框 9 图 10 指定快捷键 10 图 11 文档结构图 11 图 12 “大纲”工具栏 12 图 13 在大纲视图中显示的标题 12 图 14 插入分节符 13 图 15 在文章最前面加入文章大标题和目录 14 图 16 完整显示的分节符 14 图 17 部分显示的分节符 14 图 18 页眉编辑状态 15 图 19 设置不同节的不同页眉 15 图 20页脚编辑状态 16 图 21设置不同节的不同页脚 16 图 22 插入页码 17 图 23 设置页码格式 17 图 24 插入目录 18 图 25 更新目录 19 图 26 杂志或书的印刷规范 22 图 27 设置装订线 23 图 28 设置节和页眉页脚 23 图 29 第1节的首页页眉 24 图 30 第2节的首页页眉 24 图 31 第3节的首页页眉 25 图 32 第3节的偶数页页眉 25 图 33 与上节不同的偶数页页眉 25 图 34 第3节的奇数页页眉 25 图 35 插入“StyleRef”域，并引用“标题一”样式 26 图 36 与上节不同的奇数页页眉，引用“标题一”样式对应的文字 26 图 37 选中页眉中的段落标记 27 图 38 去除段落边框 27 图 39 第1节的首页页脚 27 图 40 第2节的首页页脚 27 图 41 “页码”对话框 28 图 42 “页码格式”对话框 28 图 43 第2节的页脚改变为奇数页页脚 29 图 44 第2节（目录）的页码 29 图 45 第3节的首页页脚 29 图 46 “页码格式”对话框 30 图 47 手动双面打印 30 图 48 分别打印奇数页和偶数页 31 图 49 逆序打印设置 32 单面打印的简单报告 市场部经常要出各种分析报告，一写就是洋洋洒洒几十页。文字功底深厚的小王写东西自然不在话下，然而每每困扰他的却是排版的问题，每次都要花大量的时间修改格式、制作目录和页眉页脚。最头疼的是上司看完报告后让他修改，整篇文档的排版弄不好就要重来一遍。制作目录也是出力不讨好的事，尽管小王知道Word中有插入目录的功能，可是尝试了几次就弃之不用了，原因是系统总是提示有错误。现在只能手工输入目录，加班加点数页码居然成了家常便饭。为了让自己有时间下班后享受生活，小王花了半天的时间学习了一下长篇文档的排版技巧，这才发现，这半天的时间，可以让他享受无数个闲暇的傍晚和周末。 小王把自己的体会重点总结为两点： 1. 制作长文档前，先要规划好各种设置，尤其是样式设置 2. 不同的篇章部分一定要分节，而不是分页 下面就看看他是怎样用新学的技巧制作一篇几十页的长文档的。 这份报告要求的格式是：A4纸；要有封面和目录；单面打印；除封面和目录外，每页的页眉是报告的题目；页码一律在页面底端的右侧，封面和目录没有页码，目录之后为第1页。  设置纸张和文档网格 写文章前，不要上来就急于动笔，先要找好合适大小的“纸”，这个“纸”就是Word中的页面设置。 从菜单中选择【文件】|【页面设置】命令，显示“页面设置”对话框，选择【纸张】选项卡，如图1所示。 图 1 选择纸张 通常纸张大小都用A4纸，所以可采用默认设置。有时也会用B5纸，只需从“纸张大小”中选择相应类型的纸即可。 很多人习惯先录入内容，最后再设纸张大小。由于默认是A4纸，如果改用B5纸，就有可能使整篇文档的排版不能很好地满足要求。所以，先进行页面设置，可以直观地在录入时看到页面中的内容和排版是否适宜，避免事后的修改。 考虑到阅读报告的领导年龄都比较大，对于密密麻麻的文字阅读起来比较费力，还可以调整一下文字。通常，很