巧用Word“邮件合并”提高税务管理效率.doc

巧用Word“邮件合并”提高税务管理效率 在税务管理工作中，制作执法文书是非常重要，也是最常用的一种税务管理手段。税务管理员在实际工作中，一般使用手工制作各类文书，但大多是手工输入，在输入数据和单位名称等内容时，存在重复劳动，且容易出错。在制作数量较少的情况下，影响尚小，数量很大的情况下，工作量很大，这对我们管理员来说是一件非常苦恼的事。那么，有什么办法既可以减少枯燥无味的重复性工作，减少差错，从而达到减轻税务管理员负担提高工作效率呢？笔者在使用Word时，发现了一个叫“邮件合并”的好东东，这个功能就能轻松满足这种需要。下面我就以《核定（调整）定额通知书》为例为大家介绍Word合并功能具体操作方法： 第一步：建立数据库，新建一个Excel电子表格，将每纳税人调整税负信息结构输入表格（也可直接从征管软件历史核定信息导出后稍加修改结构就可使用）。 第二步：制作《核定（调整）定额通知书》模板。新建一个Word文档，规划需填写项目，并保存为“《核定（调整）定额通知书》.doc”。 第三步：邮件合并。 1.打开模板文件《核定（调整）定额通知书》.doc，从工具菜单中依次选择信函和邮件 显示邮件合并工具栏，完毕之后工具栏上会多出一栏，就是邮件合并工具栏，如图（红色矩形框中的就是邮件合并工具栏）。 2.设置数据源，点击邮件合并工具栏上设置数据源的按钮，“核定（调整）定额数据源.xls”文件，单击打开，然后会再弹出一个“选择表格”的窗口，指定使用工作簿，“核定（调整）定额数据源”，直接点击确定，完成数据源设置。如图： 3.插入数据域及查看合并数据。如图： 4、最后点击“合并至新文档”按钮，你会收到意想不到的效果，试试吧！（如图） 东乡县地税局圩上桥分局 二00八年三月三十日