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XX高速公路内蒙古段XX 档 案 管 理 制 度 XX公路工程监理咨询有限公司 XX高速公路内蒙古段XX 二0XX年X月X日 档案、资料管理制度 根据项目合同条款和技术规范的一般要求，监理工程师的批示或指令必须是书面的，监理文件分为三类：指示性文件、证据性文件和辅助性文件，这三类文件之间有严格的界限。 一、指示性文件 这类文件是指监理工程师依据合同和规范下达的各类文件，包括签发的各类证书、报表、对合同和技术管理事宜的各类批准、批复以及与此有关的各类书面指示或指令。指示性文件的最终签发者是总监理工程师或总监代表。在发出或签认这些文件之前，驻地监理工程师有责任对事件进行审查，并签署意见。驻地监理工程师在工地向承包商签发的有关书面指令，都将作为上级监理签发指示性文件的依据。 指示性文件要有严格的引文、签发、抄送制度，使各类监理指示及时传送到各有关单位，及时做到贯彻和落实。 二、证据性文件 这类文件覆盖较为广泛，包括监理工程师处理后证据的监理文件，比如：工地会议记录、计划统计报表、各类检验单据、试验记录、中间计量和中间交工证书、专题工地会议纪要、驻地监理的有关往来函件等等。证据性文件的主要来源是驻地监理工程师办公室和监理试验室。这类文件的显著特点是要求及时、准确地反映工地的实际情况，以此作为监理工程师决策的依据。 由于这类文件数量很大，每天都要发生往来，因此要指定专人对有关文件进行严格的收集整理和保存。 三、辅助性文件 为了工程的顺利进行，创造良好的监理环境，采用一些辅助性文件以反映工地和监理过程中的问题，这类文件包括监理简报、工程快报、备忘录、非正式信函等。 辅助性文件中有一部分是讨论研究问题的备忘录和一些非正式的信函，对解决工程中存在的问题往往起到意想不到的效果。 四、监理文件管理中应注意的几个问题 监理工程师在使用监理文件时，应十分慎重。 1、不能超越合同授予的权限 监理工程师是履行当事人的权限。 如果行使合同没有授予工程师权限或超出合同明确的职责，就称监理工程师违约。因此，监理工程师要很好地摆正自己的位置，谨慎、严肃地履行职责。 2、监理文件内容的表达要符合合同文件 合同条款的每一条、每一款的概念和指令含义都有定义和标准的解释。监理工程师在依据条款下达指示、指令时，一定要引用准确，对任何问题的批复、答复、意见、建议等均应符合合同文件，而且应概念清晰，一事一条，一事一议。用词明确，不能模棱两可，意见模糊。 3、在合同约束的时间内下达指示 监理文件的时间性是考核监理工作的重要方面。合同文件在涉及到监理工程师必须作出指示的地方，一般都注明了时间约束条件。如果监理工程师不能按合同规定的时间把文件送给承包商，承包商就可能把监理工程师的某些口头指示或承包商的某些请示、建议、要求当作监理工程师的书面指示来遵守，这是十分危险和有害的。所以监理工程师必须遵守合同约束的时间。 4、监理文件要保持前后一致，注意决策的连贯性 合同文件包括技术规范、合同条款、工程量清单、图纸等，覆盖项目实施的各个领域和全过程。文件互相关联、互相依托，牵一发而动全身。因此监理工程师下达某一个具体指令时，一定要照顾到涉及横向其他各方面的规定，方方面面处理不当就可能引发合同纠纷；另外，监理工程师在做出任何一项决定时，一定要照顾到以前曾有的类似决定，并注意如今及再遇类似问题是否会带来不良效果。 5、监理文件要程序化、规范化 监理工程师签发的文件代表了合同法律，其严肃性也说明了对合同的负责。各级授权签发的监理文件在格式上、行文规范上一定要保持良好文风，主送、抄送、抄报都要严格推敲。被授权的总监代表或驻地监理工程师要签字盖章。 工地会议 工地会议是围绕施工现场问题而召开的一种会议。一般地讲，工地会议可分为三种类型。 1、第一次工地会议； 2、经常性工地会议； 3、专题性工地会议。 尽管合同中没有明确会议的具体条款，但这是一种非常有效的管理方式，它不仅使履约的各方和监理工程师之间可以形成固定的讨论工作的机会，而且是沟通情况、传递信息和交流感情的重要场所。特别是会议讨论和研究的现场事件及情况将被完整的记录下来，形成文字材料，成为约束履约各方行为的依据。由于合同中授予“监理工程师有责任按合同规定做出决定，发给证明和下达指令”，所以工地会议由监理工程师主持和召集，并负责记录和督促各参加方履行会议议程。 一、第一次工地会议 第一次工地会议是项目尚未全面展开前，履约各方包括监理工程师在内，相互认识、熟悉并取得联络，也是检查准备工作，明确监理程序的会议。 1、第一次工地会议的主要内容与议程： (l）介绍履行合同的业主、承包商及监理工程师； (2）澄清履约各方的组织、机构和职责； (3）检查承包商的工程准备情况； (4）检查业主在施工前应履行的职责； (5）检查监理工程师在开工前的准备情况；