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深圳市万佳百货股份有限公司行政办公管理规定 一、 公文流转程序为进一步加强公司公文流转处理的规范化与制度化，提高总经理办公室公文处理工作的效率和质量，确保公司各项工作正常、顺利开展，特在原《公文处理工作制度》的基础上对公司公文流转程序制订本规定。总　　则第一条　公司各级领导必须对公文处理工作给予高度重视。总经理办公室对上、下级公文处理工作负有承办、督办及催办的责任。第二条　公文统一由总办负责收发、等级、分办、传递、用印、立卷和归档，公文的处理必须做到准确、及时、安全。第三条　总办有关既要人员及全体员工对公文要求做到不该看的不看，不该问的不问，不该记得不记，不该说的不说。办件、阅件的流转处理程序第四条　各部室、各分店的轻视、报告可通过书面形式或电子邮件的形式，分店亦可通过传真形式传递、呈报的报告必须经由所属部门（分店）经理审核。第五条　请示报告等呈批文件必须经由总办秘书接收、登记、传递呈办。第六条　来文由总办按办件、阅件进行分类。1、 办件一般包括上级单位向本公司下达的指示、通知；公司各部室、分店的请示、报告、“供应商知会”等呈批文件；同级单位（无隶属关系）商请本公司办理有关事项公文。2、 阅件一般包括抄送文件、简报、资料和其他参阅文件。3、 办件和阅件一律由总办秘书签收、拆封、登记，并根据类别加附《文件呈办笺》或《文件传阅笺》，各部室、各分店不允许擅自加附。电子邮件形式传递的报告由总办秘书打印后办理。第七条　秘书应根据公文的密级、紧急程度、公文内容和领导分管范围按以下程序办理：1、 秘书收取登记后→总办主任加注呈办意见→相关部门加附处理意见→副总经理→总经理→董事长→按领导批示印发或知会相关部门办理。2、 秘书传递有关文件后，应根据紧急程度对承办人进行催办。特急件要求在4小时内批复（其中每人在接收文件起半小时内批复），缓件在三日内批复。有关领导出差在外时可由上一级领导或指派委托人批办。3、 传阅文件、资料，秘书应在传阅笺上注明每人传阅时间，特急件每人在接收文件起半小时内阅毕，急件每人在接收文件后1小时内阅毕，缓件每人在接收文件后一天内阅毕。传阅人必须在要求时间内阅毕并按时返回秘书。 4、 各级领导批办公文时要认真、仔细，批示意见要明确、具体，批办完毕后要完善签名级批办日期。领导人之间不易直接横向传递，以防积压或传失。5、 文件审批与印发执行过程出现遗失的，由相关人员承担责任。第八条　文件批复后，由文秘主管加注印发（或知会）部门，秘书将复印件传至相关部门签收办理，原件由总办负责归档、被查。各部室、分店文件签收人应及时通知本部门经理或相关人员按公司领导批示办理。驻店人员由所属部室负责口头通知；如有必要，由总办秘书通知分店行政文员负责印发书面批复。第九条　凡通过传真形式传递文件、资料，必须在传真件上注明收件人、收件单位（部门）、发件人、发件单位（部门）以及文件总页数，或者直接使用图文传真笺书写报告，以保证文件准确、及时传递至收件人处。　　　凡传真机管理部门（总经理办公室、采购部、各分店）必须指明专门责任人负责管理，对接收到的传真件（指公文性质的文件）必须登记，注明文件管理内容、收件人（部门）、发件人（部门）、收件时间。第十条 凡以电子邮件形式传递的文件、资料必须通过所在部室、分店经理或指定负责人的邮箱传递至总办秘书，以上人员邮箱密码仅限本人使用。部门审批意见应批注于报告最上端附言位置。发文处理程序第十一条　发文处理包括：拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、封发等程序。1、 公司签发的公文或各部室需要以公司名义上报或下发的例行公文以内部文件的拟稿，首页应使用公司统一发文稿纸。2、 各部室、分店上报的下发文件处理程序：总办秘书收取登记　其他相关部门负责人审核会签　副总经理总经理　董事长　秘书按审签意见办理发文手续。　　　公司上报或下发的公文，发文前由总办秘书统一编号：分别用深佳字[X年]X号，深佳董字[X年]X号，其他部室或分店发文用深佳X字[X年]X号。　　　制度、规定、决议、纪要、任命等重要文件采用红头文件笺打印，其他文件用公司信笺或A4复印纸打印。　　　对外呈递申请、报告、公函必须按统一发文格式上报或下发。封发需要回执的文件时，送件人必须完善收文单位或个人的签收回执手续。　　　内部文件采用印发、传真或电子邮件形式下发，要求相关部室、分店接收人在“文件送达登记表“上签字。巡场会议纪要、人事调整、规章制度、公司通报等公文以及《市场快讯》、《保安监察简报》等资料在书面印发的同时还应投递至公司内部网“公用文件夹“，通知、知会等文件可采用电子邮件的形式发送。凡设立有个人邮箱的人员应每天查阅邮箱，及时了解公司必威体育精装版管理要求与信息。合同、协议的审批流程第十二条　　非