实用表格专卖店采购管理.docVIP

制度文件 专卖店采购管理 年 月 日起生效 文件号 编制 审核 批准 版 次 1 日期 日期 日期 共 页 第 页 1 目的及适用范围 为规范和指导专卖店向总部的采购行为，特制定本制度文件； 本文件适用于所有专卖店的采购活动； 本文件由某总部业务部负责制定、解释、修改； 本制度文件从 年 月 日开始实行。 2 专卖店采购管理制度 为保证专卖店采购作业的顺利进行，某总部定期将产品的价格、新增种类、产品销售价格等信息发布给各专卖店。专卖店也可以通过某的网站，随时随地获取相关信息。专卖店结合需求计划和某的供应信息进行采购时，需遵守的管理办法如下： 专卖店月度计划采购作业管理 专卖店补充采购作业管理 专卖店紧急采购作业管理 专卖店收货验货发现问题的处理办法 专卖店间库存调配方法 附录：采购流程中的相关表格 专卖店月度计划采购作业管理 一、月度计划采购作业规定 1．月度计划采购是指专卖店每月向某总部预期订购商品的采购活动，是专卖店采购的主要形式； 2．专卖店每月订货一次，于每月十五前上报月度计划采购单，所采购的产品必须满足公司对种类覆盖面和最低采购量的规定。期货采购的到货周期预计为六十天； 3．公司总部在订单上报的三天内确认订单，并回传各专卖店。专卖店对确认单进行核实无误后，盖章，作为执行订单回传公司总部，并付订金（暂定：订货额的30%）月度采购计划制定示意图： 三、月度计划采购流程（见下页） 专卖店 某业务部 某财务部 某责任人 表单备注 1、月度计划采购单 2、确认单 3、货到缴款通知单 4、出库单 5、发运通知单 专卖店补充采购作业管理 补充采购作业规定 补充采购是指特许经销商因为弥补月度采购计划的误差，而需要对部分产品进行补充订货，采购到货周期一般为2-3周，是月度计划采购的必要补充； 补充采购是一种非计划的采购行为，某总部不能完全保证产品的供应，但是总部会积极组织商品货源；同时为提高专卖店的订货水平，要求专卖店每月的补充定货不超过4次； 总部在收到专卖店补充订货单后，通过补充库存和包括《专卖店间库存调配方法》等各种手段组织货源，并尽快将组织好的货物出库单通知专卖店； 专卖店在收到出库单后，应在24小时内付款，总部收到汇款后立即发货； 逾期不付款，总部按照专卖店取消本次补充订货处理。 二、补充采购流程（见下页） 专卖店 某销售部 某财务部 某责任人 表单备注 销售人员 采购人员 销售人员 会计人员 出货人员 销售人员 储运人员 1．补充订货单 2.出库单 3.无货通知单 4.发运通知单 专卖店紧急采购作业管理 紧急采购作业规定 紧急采购作业指专卖店在个别或少数产品紧缺，或有不常用件的紧急需求的情况下，需要立即补货的活动，一般在一周之内完成的采购作业； 紧急采购是某提供给加盟专卖店的一种服务，但是它一种非正常的行为，有可能是专卖店不重视月度计划采购，甚至是逃避经营风险，所以公司总部规定：专卖店每月紧急采购不得超过2次，每次的采购量不得高于上月同类产品销售额的10%； 某总部在收到专卖店紧急采购申请后，首先会核对专卖店的紧急采购资格，对符合规定的申请，总部将通过调用紧急库存和包括专卖店间库存调配等方法，尽速组织货源，维护专卖店的利益； 专卖店在收到总部的出库单后，应在24小时内按照紧急采购价付款，总部收款后立即发货。 紧急采购流程同补充采购流程 需求方专卖店 某业务部 供给方专卖店 某责任人 表单备注 订单处理人员 订单处理人员 订单处理人员 损缺货处理人员 1.补充采购单、紧急采购单 2.无货通知单 3.库存调配出库单 4.发运通知单 专卖店收、验货及发现问题的处理办法 收验货规定 专卖店和总部双方都应严格按照此规定进行收货、验货，以便顺利处理收验货过程中肯能发现的问题； 总部发货：总部出货人员按照出库单清点货物，在出库单上签字存档后，将出库单附于货物内； 与承运商办理货物托运手续：承运商负责填写货运单，详细列明托运的货物种类、数量、包装； 总部以发运通知单通知专卖店接货； 专卖店接货：专卖店收到货物，在确认货运外包装无破损后，排除承运商责任后，按照出库单和承运商的货运单，核对实物； 发现实物与清单不符，以及货物质量问题，专卖店应立即把发运通知单回传总部。 处理原则 双方配合、实事求是、分清责任、公正处理 专卖店间库存调配方法 专卖店间库存调配规定 专卖店间库存调配，是为满足部分专卖店补充采购和紧急采购的一种手段，是某特许经营系统为加盟专卖店提供的降低经营风险、提高经营效率的一种服务； 需求方专卖店在补充采购单、紧急采购单中申请在总部无货的情况下，由总部安排库存调配，专卖店间不得自行进行库存调配； 总部在了解其它专卖店库存的