ch11 Word长文档的编排处理.pptVIP

第 十一 章 学 习 目 标 本 章 重 点 11.1 长文档编排策略 11.1.1 使用大纲查看文档 11.1.2 使用大纲组织文档 11.2 使用书签 11.2.1 添加书签 11.2.2 定位书签 11.2.3 编辑书签 11.3 插入目录 11.3.1 创建目录 11.3.2 更改和删除目录 11.4 索引 11.4.1 标记索引条目 11.4.2 创建索引 11.5 插入批注 11.5.1 添加批注 11.5.2 编辑批注 11.6 上机练习 11.5.1 制作论文大纲 11.5.2 公司计划管理工作制度 * Word长文档的编排处理 在Word 2003中，可以使用大纲方式来组织和查看文档，帮助用户理清文档思路，迅速把握文档的中心思想。此外，Word 2003提供了长文档的编排与处理功能，熟练地使用这些功能可以提高编制效率，编排出高质量的文档。例如，可以在文档中插入目录和索引，便于用户参考和阅读；还可以在需要的位置插入批注表达意见。 长文档的编辑策略 使用书签 插入目录 索引 插入批注 Word 2003本身提供一些处理长文档功能和特性的编辑工具，例如，使用大纲视图方式查看和组织文档。 使用大纲查看文档 使用大纲组织文档 Word 2003中的【大纲视图】就是专门用于制作提纲的，它以缩进文档标题的形式代表在文档结构中的级别。选择【视图】|【大纲】命令或单击水平滚动条前的【大纲视图】按钮，即可切换到大纲视图模式，并自动打开【大纲】工具栏，如图所示。通过该工具栏中的按钮，可以完成对大纲的创建与修改操作。 在创建的大纲视图中，可以对文档内容进行修改与调整：选择大纲 内容、更改文本在文档中的级别、移动大纲标题 。 所谓的书签，是指对文本加以标识和命名，用于帮助用户记录位置，从而使用户能快速地找到目标位置。在Word 2003中，可以使用书签命名文档中指定的点或区域，以识别章、表格的开始处，或者定位需要工作的位置、离开的位置等。 添加书签 定位书签 编辑书签 在Word 2003中，可以使用【插入】|【书签】命令，在文档的指定区域内插入若干个书签标记，以方便用户查阅文档中的相关内容。 添加了书签之后，用户可以使用书签定位功能来快速定为到书签位置。定位书签的方法有两种方法，一种是利用【定位】对话框来定位书签；另一种是使用【书签】对话框来定位书签 。 书签的编辑操作主要包括隐藏书签、显示书签和删除书签等内容。 隐藏和显示书签。选择【工具】|【选项】命令，打开【选项】对话框，在【视图】选项卡的【显示】选项区域中，选中【书签】复选框就可以显示书签，取消选中【书签】复选框就可以隐藏书签。 删除书签。选择【插入】|【书签】命令，打开【书签】对话框，选择要删除的书签选项，然后单击【删除】按钮即可 。 在Word 2003中，可以对一个编辑和排版完成的稿件自动生成目录。目录的作用就是要列出文档中各级标题及每个标题所在的页码，编制完目录后，只需要单击目录中某个页码，就可以跳转到该页码所对应的标题。因此，目录可以帮助用户迅速查找文档中某个部分的内容，还可以便于用户把握全文的结构。 创建目录 更新和删除目录 Word有自动编制目录的功能。要创建目录，首先将插入点定位到要插入目录的位置，然后选择【插入】|【引用】|【索引和目录】命令，打开【索引和目录】对话框，在该对话框中进行相关设置即可 。 当创建了一个目录以后，如果再次对源文档进行编辑，那么目录中标题和页码都有可能发生变化，因此必须更新目录 。要更新目录，可以先选择整个目录，按下Shift+F9快捷键，显示出TOC域 。如果要删除目录，可以选中该目录，并按Shift+F9功能键，先将其切换到域代码方式，然后再选择整个域代码，按下Delete键即可 。 所谓的索引，是指标记文档中的单词、词组或短语所在的页码。使用索引功能可以方便用户快速地查询单词、词组或短语。一般情况下，创建一个索引要分为以下两步：首先在文档中标记出索引条目；其次通知Word根据文档标记的条目来安排索引。 标记索引条目 创建索引 在Word 2003中，可以使用【标记索引项】对话框对文档中的单词、词组或短语进行索引标记，方便以后查找这些内容。 用户可以选择一种设计好的索引格式并生成最终的索引。一般情况下，Word 会自动收集索引项，并将它们按字母