实训四－秘书实务技能 秘书实训（第二版）教学课件.ppt

项目总体简介 案例6 （背景参见案例5。） 杭州分公司收到中国维行保险股份有限广州公司的一份通知，得知南京保监办将于本周对苏南地区进行保险信用体系全面检查，以下是这份通知： 中国维行保险股份有限公司文件 中维保[×××]30号 关于迎接南京保监办保险信用体系检查的紧急通知 各分支机构： 根据××年度江苏保险信用体系工作安排，南京保监办将于本周开始对苏南地区进行全面检查。希各分支机构高度重视，对照××年度保险公司信用考核指标，全面自查整改，并作好接受检查的准备。各分支机构将自查报告于6月24日之前上报至中心分公司人事行政部。 特此通知。 中国维行保险股份有限公司（公章） ××年六月五日 1 实训任务 6月8日，总经理秘书刘洁收到这份通知，拆启后，将文件取出，核对好份数、日期后，将文件的内容登记在收文登记簿上。请演示秘书收启文件和收文登记的过程。 2 刘秘书取出文件处理单，填上内容、提出初步办理意见，再将文件处理单夹在通知原件上，拿到总经理办公室，给王国平总经理批示。请演示秘书拟办文件的过程。 请根据案例内容，模拟杭州分公司的收文处理工作，包括5场景。 3 实训任务 总经理办公室内，王总经理看了通知后，同意了刘秘书的处理意见，指明此份通知中要求办理的事项具体应由人事行政部负责办理。他立即打电话让刘秘书过来，让她将这份通知和办理意见传达给人事行政部。请演示领导批办文件的过程。 4 刘秘书将这份通知和办理意见，交给人事行政部部长陈小东，请他负责办理。陈小东看过后，以电话的形式，告知3个分支机构：四平区营运部、西湖区营运部、东城区营运部，要求他们对照××年度保险公司信用考核指标进行自查，并在6月20日将自查报告交至人事行政部。请演示承办文件的过程。 5 6月20日，三家分支机构的自查报告均按要求上报，陈小东在文件处理单上，填好办理结果、方式和日期，然后和通知原件一起，交还给刘秘书。请演示注办文件的过程。 实训说明 学生每5人为一个组，教师为5名学生编上号数，即1至5号。实训在模拟公司办公室进行。学生按场景顺序进行演示，5个场景演示总过程不能超过60分钟。 第一个场景，由1号扮演刘秘书。 第二个场景，由2号扮演刘秘书，3号扮演王国平。 第三个场景，由3号扮演刘秘书，4号扮演王国平。 第四个场景，由4号扮演刘秘书，5号扮演陈小东。 第五个场景，由5号扮演刘秘书，1号扮演陈小东。 每组在实训过程中必须制作两份材料：通知的收文登记和文件处理单。 实训目的 通过模拟文书工作，学生能够全面地了解收文工作的基本程序，不断提高办文的业务技能，加强办文的责任感。通过本案例的情景训练，可以培养学生的辅助办文能力及求实细致的秘书职业道德。 实训提示 收启时注意凡信封上表明送本单位的公文，可直接拆封，急件和密件应当先拆，拆封后要检查核对，确认收到文件的质量与数量，和发文通知单上注明的项目完全相符。 凡收到的重要文件都要登记，内容参见收文登记簿。 拟办文件，要说明此件应由哪个部门办理，如何办理，办理时限，办理后文件是否应退回，由谁归档。要制订文件处理单。 批办要由领导人对文件的办理做出批示，需要办理落实的公文，批明承办部门或承办人，以及承办期限和要求。批办语言要准确、清楚，并签上姓名，写明日期。 承办是文件处理的核心和关键环节，对需向下传达的公文，以电话或转发的形式传达即可。承办必须快速及时办理，不得延误、推诿，凡可用电话、口头联系等方法解决的问题，不必复文，但需做好记录。 公文办结时，由承办人在文件处理单上注明办理结果，电话或面谈方式承办的，应注明谈话人（通话人）姓名、职务和谈话要点。 评分标准 表格制作和情景模拟分别占40%和60% 1、收文登记簿每组一份，20分； 2、文件处理单每组一份，20分； 3、模拟过程表现，60分。 项目四 会务工作 会议是一项有组织、有目的、有秩序的活动，是一种重要的管理手段。秘书会务工作任务主要包括会前准备、会间服务、会后事务。做好会务工作，是会议如期召开、顺利进行并取得圆满成功的重要保障。 项目四 会务工作 1 知识点 2 案例 3 实训任务 4 实训目的 5 实训说明 6 实训提示 7 评分标准 知识点 会前筹备