第三章会务工作(简版).ppt

案例分析 天地公司的新产品发布会即将开始，总经理秘书高叶正站在会议大厅的入口处．她一边做着最后的检查，一边在等着嘉宾的到来。她发现主席台上放置的名签有问题，一位董事因故不能前来，名签却没有撤掉，而另一位嘉宾刚刚来电话说要来，名签还未准备好；这时她的手机又响了，原来是接电视台记者的汽车在路上抛锚了．重新派车已经来不及了；同时，会议秘书组的人员来报，宣传材料不太够；此时嘉宾已陆续到来。 天地实业总公司第六届职工代表会议方案 天地实业总公司党委： 根据市总工会的指示，考虑我总公司第五届职工代表大会选出的领导班子已任期届满，总公司工会研究决定，2003年11月20日至22日，在总套司俱乐部召开第六届职工代表大会。现将会议方案报告如下。 一、会议任务。召开总公司第六届职工代表大会，总结上届工会委员会工作，选举第六届总公司工会委员会，研究在“十五”计划期间，如何根据新形势、新任务开展工会工作。 二、会议代表名额。出席第六届职工代表大会的代表，仍按总工会会员的比例．下达到各基层单位，通过民主选举产生。全公司共选出出席代表大会的代表80人。各基层单位代表名额分配表附后。 三、会议议程及日程。11月20日，由第五届工套委员会主席赵丁一作《天地实业总公司2002年以来工会工作总结报告》，并交与套代表讨论审议。11月21日，选举产生总公司第六届工会委员会。然后讨论在“十五”期间，如何根据新形势、新特点开展工会工作．并制订出第六届工会委员会工作规划． 四、会议召开办法。大会小会相结合，开幕式、闭幕式为大会，讨论分大套和小会两种形式。在小组讨论的基础上，各组选出代表，就“十五”期问的工会工作，在大会上发言。 五、会议的准备工作，拟组织两个精干的小组，分别总结上届工会委员会工作，起草下届工会委员套工作规划。准备工作力争在11月18日之前做完。代表的选举工作，也在11月18日之前完成。 六、会议经费。因这次会议时间不长，又在总公司内召开，所需经费很少，我们研究认为，可由工会会费中支付。 七、会议的后勤保障。与会代表将统一安排在公司招待所住宿。伙食标准：每人每天100元．自助餐形式。22日晚安排会餐，公司车队将派出两辆大轿车供会议使用。 八、在开幕式上，拟请党委书记明磊同志讲话。在闭幕式上，请主管工套工作的李书记讲话。 以上报告，如有不妥，请指示。 练习：下面的会议议程安排是否合理？为什么？你会做怎样的调整？ 天地公司销售团队会议议程表 公司销售团队会议将在5月25日星期一上午9：00在公司总部的三号会议室举行。 1、宣布议程 2、东部地区销售活动的总结 3、销售一部关于团队沟通问题的发言 4、销售二部经理的人选 5、说明有关人员缺席情况 6、下季度销售目标 7、公司销售人员的招聘和重组 8、通信联系情况 9、宣读并通过上次会议的记录 四、会议期间的信息沟通 （一）信息的收集 1、信息收集的内容与范围 （1）文字形态的信息 （2）声像形态的信息 （3）记忆形态的信息 2、信息收集的方式、方法 （1）被动接收 （2）主动采集 （二）信息的加工和传递 1、信息的加工 综合加工、提炼加工、推导加工 2、信息的传递 口头传递、影像传递、电子系统传递、专人传递 （三）对外宣传工作 （1）妥善处理与新闻媒体的关系。 （2）内外有别，严守秘密。 （3）综合考虑对象、效果、时效、费用。 （4）注意收集外界舆论和新闻媒体对会议的报道。 （5）为记者招待会提供必须的信息资料。 五、编印会议简报 六、会议的值班、保卫工作 （一）会议值班工作 1、搜集、传递信息 2、控制与会无关人员随便出人会场 3、协调工作 （二）会议保卫工作 人身安全、重要文件、会场和驻地、会议设备用品、私人贵重物品 * * 第四章　会务组织 会　务　组　织 [教学目的]： 了解会议及其作用，会议的筹备、会议期间及会议的善后工作；懂得如何控制会议。 [教学重点]： 1、会议及其作用 2、会议筹备与会议期间的工作 [教学内容]： 第一节　会议概述 第二节　会议筹备 第三节　会议的协调、服务与管理 第四节　会议的善后工作 第一节　会议概述 一、会议的概念 ◇ 《尚书·周官》：“议事以制，政乃不谜。” ◇ 《韦氏新大学词典》：会议乃一种会晤的行为或过程，是为了一个共同目的的集会。 ◇会议是指有组织有领导地召集人们商议事情的行为过程。 二、会议的构成要素 （一）形式要素 包括会议的名称、时间、地点、主持人、与会人员、会议方式等。 1、会议名称 会议单位（范围）+会议内容+会议种类 全国　高职院校基础课改革　研讨会　△届、次 会　务　组　织 2、主持人 （1）主持人的守则与责任 （2）主持人作为矛盾调停者的失败表现 （3