秘书资格考试复习提纲.docVIP

录像题 一般：（1）看秘书的着装，看是否着职业装（2）办公桌是否整洁、信函要分类放置（3）在打电话时，注意：①电话要在铃响三声内接电话②要用礼貌用语，如您好等？③上班时间不得占用电话聊天（4）必威体育官网网址：①不能对好朋友泄密②不能为了炫耀，泄密③不能因为老板炒你，赌气泄密。 　　（一）关于商务活动中的签字仪式 注意：迎客：秘书在大门口迎接，领导在会议室等待迎接；客人应坐在右边；签字厅应整洁干净；签字桌应为长桌，桌布应为绿色；实现应准备好签字用具：如合同文本、签字笔、吸墨器等；桌上要摆放双方国旗；入座座位，助签人应在主签人的后面；其他随从人员的位置要注意；合同第一次交换由助签人完成，第二次交换由签字人完成；到最后要照相留念，注意站的位置；共饮香槟酒互相庆祝；最后谈话要注意：不谈政治、宗教；不问婚否；身子预言：注意OK在不同国家的意思不同。 　　（二）宴请 注意：场地的选择；点菜时要注意对方有无忌口；迎客的方式；入座的顺序；关于在宴请的过程中出现的一些聊天注意事项；可能涉及到招标书的准备工作和投标，注意其日期；秘书要为上司准备好信息资料；电话必威体育官网网址工作；会议通知包括哪些内容；管理上司日志时，若上司日志发生变化，则应当先调整上司日志，再调整自己的日志，然后提醒上司日志已变化，最后通知对方，并致歉。 　　（三）有关商务旅行 注意：做好出行前的准备，拟定出访方案；包括意图和目的，出访时间、地点和路线，费用情况和简单要求等。准备好后要想上司汇报。召开全体出访人员预备会，给上司提醒。 　　（四）有关沟通：可能员工家属来闹事 　　秘书有无做到换位思考；耐心倾听；秘书有无做到日常接待，如倒水等；如果对方着急，秘书不可以急，应该有耐心；秘书在接待过程中要注意必威体育官网网址工作；与对方说话时，不能出现有“让我告诉你……的电话和地址”，即在未经领导的授权下，不能说出领导的电话和地址。对方提出一些要求，秘书要向上级请示；若上级正在开会或接待他人，秘书不能直接进去向领导说，而应写成便条形式，把领导叫出来汇报。领导在未吱声的情况下，秘书不应该说出该如何如何决定。 事务管理 第一节 接待 　　1、涉外接接待的原则：不卑不亢，依法办事，内外有别，尊重个人，女士优先，入乡随俗 　　2、礼宾次序5种排列方式：所在国家或地区的拉丁字母，来宾的具体身份和职务的高低，来宾抵达的具体时间，来宾告知将要到访的具体时间，不排列。 　　3、礼宾次序确定步骤：确定方案====提前通知====按礼宾次序排列座次、名次、出场次序 　　4、安排涉外迎送仪式的工作步骤：确定迎候人员====准备迎宾的物品===见面讲究礼节====送行前的拜访====安排送行仪式 　　5、会见和会谈的区别 　　6、安排涉外会见会谈的工作程序：约定==通知对方有关事项===准备工作(背景资料，会见场所布置，人员安排)===会谈===结束 　　7、涉外宴请的原则 　　8、西餐礼仪：赴宴前的准备，西餐的座次安排，入席、退席礼节，餐具的使用方法与席间礼节，西餐的饮酒礼仪 　　9、招待会的礼仪：招待会的请柬，冷餐会的礼节，酒会的礼节 　　10、馈赠礼品的要求：各国禁忌，馈赠礼品的礼节(送礼和受礼) 　　11、选择礼品的注意事项：与受礼者的关系，明确送礼的原因，了解受礼者的特点为，经济方面的限定 第二节 办公环境管理 　　1、办公环境的种类：在家工作，远程工作，虚拟办公室，临时办公桌，弹性时间，兼职工作，合同工作，交叉工作，项目团队 　　2、不同办公模式的类型、管理办法及特点(见课本图表) 　　3、导致办公模式变化的原因：费用，交通问题，科技的发展，人力资源的灵活使用，企业间的竞争，企业的组织结构的变化，宽松的社会环境。 　　4、办公布局的种类：开放式，封闭式 　　5、合理办公布局的作用：形成有效率的工作流程，有利于员工的工作分配，有利于工作的顺利完成。 　　6、开放式和封闭式办公布局的优缺点(见课本105页图表) 　　7、设计办公结构和布局需要考虑的因素：人数，面积，机构的建制和办公空间的分类，组织经营的性质或内容，部门间的工作联系，办公室的间隔方式，走廊、楼梯、通道的安排，设计讲究灵活性。 第三节 办公室日常事务管理 　　1、改进办公室日常事务工作流程的基本思路：重新安排===修改===替换===合并===精简 　　2、工作流程的基本步骤：定义===评价===分析===改进这==实施 　　3、突发事件的种类：庆火灾，伤害，疾病，炸弹威胁或恐慌 　　4、处理突发事件的原则：快速反应，控制事态的发展;以人为本，保护公共利益;公开透明，真诚面对公众;重塑形象，置之死地而后生 　　5、《事故情况记录表》和《工伤情况报告表》的内容及用途 6、突发事件的预防措施和应对措施 　　7、处理突发事件的工作流程：及早发现，马上报告，并保护好现场===查找