办公室实务 教学课件作者 张丽荣 主编 常规会议1.pptVIP

工作例会及小型会议 张丽荣 主讲 （一）秘书在会前要做充分的筹划准备工作 高质量会议，秘书应该做好两方面准备 有的议题部分人可以不参加，就可以迟到或早退，以避免不必要的“听会” 例文1 通知 五月三十日（周二）下午两点半在三楼小会议室由赵总经理主持召开各部门经理会，讨论本公司上半年销售计划落实问题。请各部门经理准时参加。 总经理办公室 ×月×日 教学观摩会通知 时间：一九九四年五月三十日（周二）下午两点半 地址：三楼阶梯教室 主讲：音乐系赵鸣教授 内容：严肃音乐的增长和发展 参加者：各系负责教学的主任、助理。 ? 校教科研所 ×月×日 各部门科长会议通知 ? ×年×月×日 事由：为讨论本季度生产计划完成情况及主要问题，特召开会议，请准时出席。 受文者：各部门各科长 时间：五月三十日（星期二）下午1：30－3：30。 地点：第一会议室 总经理办公室主任×× 5 会场准备 会场是在发会议通知之前就定下的。小型会议只需确认场所不变，备好桌椅、水具、必要的会议设备，检查电源，做好清洁工作，然后准备好记录用纸即可。 各业务单位负责人对决议能否达成负直接责任。 所有与会者应知道维护别人的尊严，不在会中羞辱别人，这条规则最重要，需特别注意。 意见不同是好事，议论才能面面俱到，甚至有人扮“黑脸”。 会议结束2-3天后，所有与会者应拿到会议记录。 所有与会者应承担起对会议质量进行反馈的职责。 必要时请第三方监控，以保证会议质量。 4.无异议决策 无异议决策产生于所有成员对某项决策完全赞同时。当提案非常重要，要求所有成员达成完全一致时，团队应作出无异议决策。 缺点 　　A、世上没有两片完全相同的叶子，也没有两个思想完全合拍的人； 　　B、达成无异议要花费很长的时间； 　　C、无异议的决议通常很难做出。 实践练习 请将下面的文字进行适当的改写 全体员工： 现在通知大家，有人在后面的停车场留下了一辆灰色的新奥迪汽车，由于该车已经在该处停留了几个星期，且一直无人认领，我公司已获得警方授权，如果我们把收入捐给某慈善机构，就可以拍卖此车。如果您愿意并且能够参加拍卖会，请花些时间到我处讨论有关拍卖过程的最重要和基本的环节 经理 年 月 日 这篇通知不符合语言简洁、得体的标准，过于罗嗦，语气也不适合通知的文体要求 改为： 全体员工： 有人数月前在公司大楼后面的停车场留下了一辆灰色奥迪，由于无人认领，警方授权我公司拍卖，收入将捐给慈善部门，有意者请与我部门联系。 经理 归档 （三）秘书在会后的善后和落实工作 秘书在会后的善后和落实工作（见图5-11）。 图5-11 秘书在会后的善后和落实工作 秘书在会后的善后和落实工作 及时清理会议室，使一切复原，以便其他会议正常进行 及时下发会议文件，并对会上布置的工作做好催办 整理 整理：及时整理有关会议材料、如纪要、 简报、决议或决定，其中包括要领导审阅签字的，要领导签发送有关宣传部门的，以及