广西大学二级学院本科教学类档案建档方案.docVIP

广西大学二级学院本科教学类档案建档方案 教字[ 2002] 21号 为了加强本科教学类档案（以下简称教学档案）的管理工作，充分发挥教学档案在学校教育管理、教学活动、教学研究等各项工作中的作用，提高教学档案的质量和科学管理水平，逐步实现教学档案工作的标准化、规范化和现代化，并为今后考核教学工作提供档案依据，特制定本方案。 一、教学档案建档的基本思路 1．教学档案是学院教学水平和教育质量的重要标志之一，是学院档案的主体。 2．学院在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、实物、声像等资枓均属教学档案。 3．学院教学档案要确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。 4．教学档案是教学管理的重要组成部分，应在教学工作计划、教学管理制度、管理人员岗位责任中有相应的体现。下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求、检查教学工作与检查教学文件材料形成积累情况、评审鉴定教学质量（教材、毕业设计（论文）、优秀教学成果等）与审查验收档案材料、上报评审材料（教师考核晋升、学生毕业等）与学校档案部门出具归档证明应有相应的同步要求。 5．学院明确一名领导分管教学档案工作，确定专人负责学院的教学档案整理保管。在业务上接受学校档案馆的指导，按学校要求向有关部门移交相关档案。 6．努力实现教学档案工作从经验管理向现代化管理转变。 7．教学档案工作列入学院规划，在经费、库房、设备和人员配备等方面给予保证。 二、教学档案建档范围的确定 1．确定的原则 （1）归档的教学管理和教学实践活动过程中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考和凭证作用。 （2）归档的教学文件材料，必须反映教学管理、教学实践活动的全过程，保证完整、准确、系统。 （3）归档的教学文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，符合教学管理和教学实践活动的成套性特点。 2．归档的主要内容和重点 （1）归档的主要内容包括综合管理、教学基本信息、专业与课程建设、招生、学籍管理、教学质量监控、课堂教学与实践、学位工作、毕业生工作、教材等方面，具体范围见附件。 （2）归档的重点是学院在教学工作，特别是教学实践各个环节活动中形成的不同载体的文件材料。 三、教学档案的收集与归档流程 1．形成与积累 （1）学院在学年（学期）布置工作时，同时向教研室、教学办公室等部门和相关人员布置形成积累教学档案材料的任务。 （2）教务处等部门学院发放各种教学材料表格、保存教学档案用的卷宗（袋）。 （3）学院有关人员按材料类别分别积累教学档案材料，并定期进行整理。 （4）归档的教学材料必须字迹工整、格式统一、签字手续完备。 （5）教学档案一般归档一份，重要的教学文件材料，各学院根据实际情况，酌加副本。 2．整理建档 （1）根据教学材料的形成规律，保持其有机联系和便于利用考查进行建档。原则上相同内容的材料组成一卷（盒），便于利用。同一内容的文件材料数量多时，可分别组成若干卷（盒）；也可以根据材料的内在联系，对问题单一、材料较少者合组成一卷（盒）。 （2）建档材料应加制封面，注明标题、责任者、编制时间、保管期限及归档单位。卷（盒）内原则上建立材料目录，以便查找。卷（盒）上应标注编号，完整填写相应的栏目。 （3）各种文字材料大小均为16K（或A4）本，图件按此规格折叠。 （4）不宜折叠的非标准规格材料和其他载体材料由专柜保管，但需填写与文字材料一致的卷（盒）编号。 （5）属专项档案的材料，已归于其他类档案的，应在教学建档的相应卷（盒）内注明去向或复制相应材料。 （6）打印件的建档材料，需附有与之内容相符的电子文档，以便永久保存和利用。 （7）属手写的文字材料，填写过程中一律使用钢笔填写，并使用黑色碳素墨水或蓝黑墨水，不得复写。 3．归档验收 （1）由归档人员填写归档说明书，说明书放在第一卷（盒）内目录之前，学院主管领导签字确认。 （2）应向学校职能部门移交的教学方面档案，按有关规定执行。 四、教学档案工作岗位职责 1．学院主管领导职责 （1）制定和健全有关管理制度，切实做到把教学档案全面纳入教学管理之中，并监督各部门执行。 （2）加强与学校有关职能部门的联系，共同做好业务指导和监督检查工作，保证教学档案质量。 （3）对本学院管理人员和专（兼）职教学档案管理员提出具体要求，并帮助他们解决一些实际困难。 2．学院专（兼）职教学档案管理员职责 （1）做好本学院教学建档材料的形成积累工作。 （2）督促有关人员按时上交教学建档材料。 （3）将收集、积累的文件材料整理组卷（盒），做到组卷（盒）合理、编目清楚、标题准确、装订整齐；及时向学校有关职能部门移交应交档案。 （4）做好存放在本学院的教学档案保管、利用等工作。 3．学院教研室主任职责 （1）负责收集教研室的教学文件、集体备课记录、试卷、毕业设计（论文）等，完整填