团队操作流程及管理办法.doc

团队操作流程及管理办法 国内团操作流程及管理办法 编制团队预算 团队在出发前，业务人员必须按照团队行程计划，编制团队预算，预算内容包括团队的营收情况、团队的毛利情况及现金使用情况等，计划中明确列示团队的人员情况、旅游目的地情况、行程天数、地接费情况、住宿情况、交通情况、景点情况及餐饮标准等；选择与我社签约的、信誉较好的地接社和宾馆进行合作，且团队预算必须经业务部门经理签字认可，业务部门经理对团队费用预算的真实性及毛利率达标情况进行认真审核并予以签字认可。 预付团队费用 团队预付费用包括团队的预付款和借用的备用金。财务部门在支付预付款及团队备用金时必须对单团预算中所涉及的费用项目的合理性、预付账款及备用金借款的审批手续等逐一加以审核，并附经地接社或宾馆签字确认的付款协议书，审核无误后方可办理支付业务，预算中没有列支的费用或地接社不属于公司认可范围之内的，财务一律不予支付，且实际支付的金额不得超过总需支付金额的80%，在备用金的借款上，除部分餐费、门票及路桥费等零星支付外，其他团队费用一律通过网银支付。 3、团队最终结算 团队在操作结束后的两个星期内由结算人员到财务部门办理团队结算工作，团队操作中所取得的票据必须合理合法，财务部门在审核团队费用的真实性的同时，同时核对团队的预决算费用是否相符，发现预决算费用中存在毛利率降低的情况，必须要求业务部门以书面形式说明情况并签字确认，最后报总经理签字同意后入账，单团毛利率不得低于8%（扣除机票、火车票金额后）。 另外，国内散客团的操作方式目前主要根据组团社给出的同行报价及建议价操作，差额部分即为利润。 出入境团的操作流程及管理办法 出境团的操作流程 采取拼团形式操作的出境团。业务部门由专人负责收集出境组团社的信息资料（包括同行价、门市价），合理选择合作单位并签订有关协议，明确付款、返利等结算方式。出团前收齐全部出境团费，与客人签订相应的旅游合同，在按门市价支付给出境组团社团队费用后，由出境组团社采用返利的形式将门市价与同行价之间的差额汇入公司银行账户，并由业务部门组织人员对其进行监督管理。 自组出境团。设计旅游线路、安排旅游行程及盈利情况的预测。团队成形后负责收取团队费用及有关押金，核对团队成员的信息资料、办理签证、安排领队。团队运作过程中除签证等少量费用需要现金支付外，其他费用一律通过银行支付，包括境外地接费、机票费等，同时必须附经双方签字盖章后的团队费用支付合同（协议）或费用明细清单。 结算周期。无论是拼团操作的出境团还是自组出境团，团队运作结束两个星期内，业务部门应将团队结算完毕。交财务部门结算时必须将团队计划行程单、参团人员名单等一并附上。 2、入境团操作流程 （1）设计旅游路线、核算团队费用及毛利情况进行报价推广，招徕客源后与客户签订合作协议，明确各自的职责 （2）入境团所发生的住宿、餐饮等费用应采用货比三家的形式选择合理的供应商，并签订合作协议，明确服务内容及付款方式。 （3）团队运作结束后，将每个月的实际接团情况及时与国外组团社对账，组团社隔月将团费汇入我社银行账户，业务部门的团队结账同时进行。 三、其他管理工作 各业务单元必须派专人负责整理汇总每个月的团队运作情况，台账中必须清晰列示团号、行程路线、参团人数、收欠款、收入、成本、毛利等项目明细，财务部门每月与业务部门进行团队业务的对账工作。 各业务部门必须按单团做好存档管理工作，包含行程计划单、旅游合同、与客户签订的会务协议、地接费和住宿确认单及由客户认可的团队实际发生费用的签字确认凭证等。 财务部门配合业务部门做好对客户的欠款催收工作，业务部门必须建立应收账款的催收记录台账，以便掌握客户的诚信度，及时调整工作方法。 业务部门每月必须做好预付账款的台账登记汇总工作。汇总的台账中明确列示该团的收款情况、预付款及备用金借款情况、销账情况等，财务部门每月初将上月的预付款余额明细表交于业务部门核对，并且督促业务部门尽快销账，只有这样，才能有效地控制资金的使用量，更好地保证资金的安全。 宝 钢 集 团 上 海 国 际 旅 行 社 BAO STEEL GROUP SHANGHAI INTERNATIONAL TRAVEL SERVICE