计算机在档案著录管理中的应用.docVIP

浅谈计算机在档案著录管理中的应用 【摘要】随着近年来信息技术的飞速发展,档案管理现代化是档案管理发展的必然趋势,计算机技术在现代档案管理应用中起着越来越重要的作用,这是档案现代化发展的客观要求,有利于促进计算机信息处理与档案信息管理的结合,同时,也顺应了社会信息化的要求。本文就计算机在档案著录管理中的应用进行论述。 【关键词】计算机；档案；著录管理；应用 1.运用计算机程序管理档案 计算机可以用于编制档案目录和已编目录的复制，还可以用在特殊信息内容的检索上面。这两个功能可以结合起来，因为通过利用单一输入信息组(诸如输入目录)就能够很快地编制出若干不同的目录和索引，计算机是一种能在很大程度上帮助档案工作者开放利用档案材料的工具。无论如何，档案必须编目，把目录编制在适合计算机输入的形式上，据估计并不比把目录编制在普通纸张上更困难。一旦档案目录编制在适当载体上，计算机就能够完成它的特殊功能，这就是，它能够识别设计的任何逻辑程序，整理和挑选输入计算机中的任何信息内容，并很快地以可被理解的形式打印出结果来。 首先和最基本之点是，从那些通行的档案著录和编制索引使用的程序中挑选出一个适用的程序。一般来讲，小型档案馆设计自己的专用程序这并不是可行的或理想的办法。应该努力求得技术方面的咨询意见，如什么样的程序目前最可行，它们具有什么样的性能。然后在与办公室的需求和资源作比较后，就有必要对这些性能程序本身的相应限制方面进行调整。在此书写作的工程中，在一般的操作中大约有四个重要的程序可用于计算机档案著录，它们可以与另外五个或六个用于编制索引和用于检索的程序一起使用。但是，这个领域的发展是如此之快，以致这些程序中特别著录程序除了专门手册之外，将不会有什么用了。很有可能的情况是，档案馆、图书馆和文献中心之间的联合程序，与计划中的国家情报系统(natls)结合起来，将会作为国家标准出现。 从使用计算机程序的档案工作者的角度看，主要的因素是这些。作为对工作进行分析和揭示材料的一套规则的程序，它将决定经过整理的输入信息——如档案目录——的形式。档案工作者必须严格遵循程序手册中表达出来的规则，这些规则经常包括有用技术符号在特殊的纸上写出目录来。因为计算机不能独立地进行思考和选择，所以对任何程序的成功非常重要的是，所有在指令中特别表示出来的代码标记，要和每一条信息一齐输入机中，并且要有适当的地点和次序。发给工作人员的指令必须是既准确而又清楚的，目录的检查必须彻底。程序夭折的最大可能性一般在初期，也就是在基本信息由档案馆的普通工作人员进行准备的时候。 一些最早的档案计算机程序使用特殊纸张，这种纸张要求档案工作者按规定的方格和空间在卡片或纸页上进行书写，这些空间也限制了应该写入计算机的著录材料的数量。以后的程序对于输入的著录内容就显得灵活多变了。使用这些程序的档案工作者能够使用普通纸，更经常的是使用能够显示输入计算机中信息次序的印刷表格。总之，输入计算机中的材料，必须加工成为一种计算机可读的形式。这一般是通过键盘操作员处理材料来完成。操作员可以使用专门仪器，把它打在穿孔卡或穿孔带上，或打印在磁带上。机读形式的成品目录也应该检查一下是否有错误。有一些程序有一种机内系统，可以用来检验和修正输入机内的材料。 正是在输出方面，计算机可以最好地显示出非凡的多用功能和迅速重组信息内容的能力。一个档案程序在它即将打印出经过认真准备并输入机内的信息内容时，要特别注意利用所有的可能性。 2.计算机输出档案目录所采用的六种形式和途径 2.1以档案代码次序，即档案次序，打印出来的主要的或基本的目录。这种日录配有说明档案产生机构的管理史的介绍性材料，可以满足档案著录和档案的道义保护的所有要求。这种方法，适用于从初级提要到指南款目、详尽的编年提要等所有层次的目录。 2.2以代码或主题标识符形式从输入计算机中的特定内容的材料中挑选出来的文件的目录。这样，就有可能从来自特殊部门的文件中，从相同文件形式的所有材料中，从属于同一主题范畴的所有文件中，以系列的，字母的或编年的顺序摘编日录。除了便于从各不相干的档案中编制主题目录外，在此最令人感兴趣的可能性是，已不复存在的档案组合可以非常容易地在打印目录上得以恢复。连续性过程中已经分散的档案系列可以以目录的形式得以重建，当然，这必须以输人材料叫，已经包括右适；气的指示项为条件。 2.3计算机可以为编制索引摘录出关键词，附上适当的参照项并按字母顺序把它们分别打印出来。要做到这点，就得要求在输入材料中有可用的辨识符。 2.4打印件可以打印在普通纸张上，或打印在卡片或纸条上，当然，二者并用也行。计算机纸可以被裁剪和装订成卷册或配上活页夹，卡片可以分类并存放在索引柜中。两种形犬的复制件非常容易整理。 2.5打印件可以直接输小到缩微品上。档案工作大都还没有充分利用