现代秘书应具备的素质研究.docVIP

现代秘书应具备的素质研究 内容摘要：秘书是专门从事办公室程序工作、协助领导处理政务及日常事务，并为领导决策及其实施提供服务的人员，由于这一工作的重要性，对从业人员也提出了较高的素质要求。秘书作为领导身边的参谋、助手，工作的特殊性决定了必须具有较高的素质。首先，高素质是秘书辅助领导贯彻执行好党的路线、方针、政策的可靠保证；其次，高素质是提高秘书部门工作质量和工作效率的重要依托；第三，高素质是建立一支符合时代要求的优秀秘书队伍的需要。在深化改革、扩大开放、推进社会主义现代化事业的新时期，更需要一支政治强、业务精、作风好、纪律严明的秘书队伍。可以说，秘书素质的好坏是造就高素质秘书队伍，推动秘书事业健康发展，保证各项工作正常运转的关键。 一、新时期秘书行业的发展趋势 秘书,在我国是政府机关,企事业单位普遍设置的一种行政职位,对社会发展起着不可缺少的作用.进入21世纪以来，改革开放进一步深化，社会主义市场经济体制日趋完善，秘书与社会的关系愈加密切，新形势下秘书人员的工作特点和现代秘书的发展趋势也发生了一定的变化。 一方面,秘书原有的特性得到了发展以及延续,比如职业化，电子化以及女性化.另一方面，随着进入新世纪,我国加入WTO以后,政治经济形势又一次发生了深刻的变化,私营经济,外贸企业的蓬勃发展,国际规则的大力进入,不仅促使了秘书工作职能的转变,也必然推动秘书服务对象,服务形式和工作方式的转变。 1、秘书工作职能的转变 （1）中高级秘书的参谋作用更加突出，由提供信息转变为既提供信息又拟制方案。（2）辅助管理，由重在组织，指挥，实施，监督转变为重在服务，协调，控制。（3）处理信息，由单向发布，传达信息转变为双向沟通信息。（4）计划工作，由重在层层传达计划转变为重在独立企划。现代的中高级秘书要做到的是助理甚至代理的作用。 2、秘书工作方式的转变 （1）服务对象，服务形式由原来的服务于上司，领导和机关逐渐转变为既为上司服务，又为社会服务。（2）办公形式的转变。当代秘书的办公由原来的封闭式，窗口式办公转变为开放式透明式办公。（3）秘书的会务工作由单纯的组织会议转变为既办会议又办会展。当代的秘书在会展中起着辅助有时候甚至是独立的组织，策划作用。 现代秘书工作的这些变化冲击着秘书人员的从业理念，也为秘书人员的个性发展和潜力发挥提供了契机。秘书行业越来越向着专业化，职业化和社会化方向迈进。秘书人员应不断更新知识，完善自身，与时俱进。 二、秘书人员应具备的素质 素质，是指一个人在政治、思想、作风、道德品质和知识、技能等方面，经过长期锻炼、学习所达到的一定水平。它是人的一种较为稳定的属性，能对人的各种行为起到长期的、持续的影响甚至决定作用。秘书从业人员的基本素质有以下几方面： （一）优良的思想政治素质 １、坚定的政治立场和政治态度。能否坚持正确的政治立场，对于秘书人员来说是十分重要的。尤其是在国际形势纷繁复杂，国内改革逐步深化的今天，秘书人员必须站在党和人民的立场来想问题、办事情。不管在任何情况下，都要在政治上、思想上、行动上与党中央保持高度一致，自觉地贯彻落实党的路线、方针、政策。 ２、较强的政治识别能力。秘书工作有较强的政治性，具备较强的政治鉴别力有利于秘书人员在工作中分清是非，奉公守法；有利于正确对待改革开放中的新情况、新问题，并正确地研究和解决。 ３、较高的遵守纪律的自觉性。就秘书人员而言，纪律是推动一切工作正常运转的根本。必须高度自觉的严格要求和约束自己，把自己置于组织和群众的监督之下。 第二，协调应变能力。秘书人员的协调能力一是对上协调，树立全局意识。要站得高，看得远。二是横向协调，树立商量意识。凡是由秘书部门主办的事情，都要注意及时与有关部门协商沟通。三是对下协调，要树立服务意识。 第三，交际表达能力。秘书部门是沟通上下左右的枢纽部门，秘书必须要掌握如何跟人打交道，具备一定的口头表达能力。 二、参谋辅助的能力。 现代秘书工作，已不仅仅停留在打字、接电话、整理文件等基本工作上，秘书还应为领导提供精力和智力支持，辅助领导作出正确的决策。 首先，秘书人员要善于搜集信息。信息是谋略的基础，谋略以信息为根据，只有掌握大量的信息，才能去粗取精、去伪存真，选择合理的方案，形成有价值的参谋意见。第二，秘书人员要深刻领会领导意图。要善于通过间接或直接的方式，把领导的所思所想、所筹所划弄清楚，做到既能按领导意图正确“发挥”，又不自作聪明，越殂代庖。第三，要注重进言技巧，掌握参谋时机。秘书要根据领导的心理、行为特征，选择适当场合和最佳时机，从要害问题切入，用委婉、含蓄的语言，巧妙地说出自己的见解或不同意见。 三、主动开展工作的能力。一个勇敢的士兵要有将军的气概，一个能干的秘书要有领导的思维。作为新世纪的秘书工作者，必须要具有超前意识，充分发挥自己的主观能动性，掌