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四章 商务常用礼仪文书的拟写 商务文书与公共礼仪 授课：林志和 第一篇 商务文书礼仪 第一章 商务常用文书绪论 第一节 文书概述及分类 一、文书概述 （一）文书的产生于发展 人们在处理事务时，除用口头等方式交流和沟通外，还大量采用书面方式来表达意图，进行联系，论述情况和作为处理事务的凭证和依据。这种书面材料，称为文书。 （二）文书分类 一切机关、社会团体、事业单位以及个人（家族）在社会活动、内部管理以及处理各种公私事务中所形成的一切文字材料都称为文书。 从总体上，大致分为公务文书和私人（家族）文书两大类 11.公务文书 一切机关、社会团体、企业、事业单位在进行公务活动中所形成的一切文字材料。 按使用范围不同，又可分为通用公务文书和专用公务文书两大类。 （1）通用公务文书 是指各类各级机关和社会团体、企业、事业单位等，在处理公务和管理活动中都能使用的文书种类，具有普遍的适用性。 （2）专用公务文书 是指在特定的工作机关、部门和业务范围，根据特殊需要专门使用的具有特定格式的文书。如：外交文书、军事文书、司法文书、商务文书等。 2.私人（家族）文书 是指某一个人或其家族在处理私人（家族）事务及与社会联系中所形成的一切文字材料。 如：个人著作、日记、书信、契约、各类证书文件以及个人事务和社会交往记录等。 二、通用公务文书的分类 国家机关、社会团体和企业、事业单位普遍使用的通用公务文书按其性质、作用和格式的不同，可分为公文、事务类文书和礼仪类文书。 （一）公文的概念、分类及作用 1.公文的概念 是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。 2.公文的分类 《国家行政机关公文处理办法》中有13种： 命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要 3.公文的作用 （1）领导与指导作用 各级领导机关通过制发公文来部署各项工作，传达自己的意见和决策，对下级机关或部门的工作进行具体的领导与指导。 （2）行为规范作用 公文本身具有强烈的、法定的权威性特点，具有法规约束作用。 （3）传递信息作用 公文是传递信息的重要渠道。 （4）公务联系作用 在同一系统的上下级机关之间、平级机关之间以及不相隶属机关之间，都能够起到沟通情况、商洽工作、协调关系、处理问题的公务联系作用。 （5）凭据记载作用 绝大多数公文在传达意图，联系公务的同时，也具有一定意义上的凭据作用。 （二）事务类文书 1.事务类文书的概念和特点 概念：指通用公文以外的机关、社会团体、企业、事业单位在处理各种事务工作中经常使用的一般性公务文书，其作用是对通用公文的补充。 特点： 一般不具有通用公文那种法定权威性和约束力 不能单独地以正式文件行文 行文格式、语言运用更为灵活，没有严格的统一规定。 2.事务类文书的文种 事务类文书的文种主要有以下几种： 计划、总结、调查报告、简报、讲话稿、办法、章程、细则、守则、大事记 （三）礼仪类文书 1.礼仪类文书的概念和作用 是指用于社交礼仪的书面文字材料。 2.礼仪类文书的特点 规范性、实用性、礼节性 3.礼仪类文书的种类 （1）日常交际应酬类：问候、邀请、宴请、辞行、请托等信函 （2）慰问感谢类：慰问信、感谢信 （3）礼仪致词类：欢迎词、欢送词、祝酒词 （4）庆贺类：祝贺词、祝寿词 （5）讣告、悼词类 三、商务专用文书 （一）商务专用文书的概念和特点 是指在商务交往活动中，根据特殊的需要而专门使用的公务文书。 除了具有实用性、效力性、规范性的特点外，还具有以下特点： 产生并服务于商务交往活动中 在实践中形成了特定的格式 制发程序和语言运用也有独特之处。 （二）商务专用文书的主要种类 1.经济活动分析报告 2.市场调查与预测报告 3.经济合同 4.商品广告 此外还有审计报告、招标通告、统计文书和会计文书等种类。 第二节 公文格式 一、公文格式的含义及要素 公文格式又称公文体式，是指公文的各要素按有关规定在公文版面置排起来的整体结构形式。 （一）公文用纸幅面及版面尺寸 公文用纸幅面尺寸公文用纸采用GB／T 148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm×297mm，尺寸的允许偏差±1mm。 （二）公文中图文的颜色 未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。 公文在一般情况下，除了发文机关标识、眉首的反线和发文机关印章为红色外，其余部分均为黑色。 （三）公文排版规格 正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字，一般每面排22行，每行排28个字。 三、公文格式诸要素的写法要求 公文的各要素划分为眉首、主体、版记3个部分 1