第五讲函和会议纪要.ppt

第五讲 函和会议纪要 函的写法 一、函的写法 （一）定义和适用范围 适用范围：平行机关和不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准和答复审批事项等。 （二）种类 1、商洽函：主要用于平行机关或不相隶属机关之间商洽工作、联系有关事宜的函。 ★《三国志·魏志· 刘晔传》：“（曹操）每有疑事，辄以函问晔。” ★最早的函可能是汉代的“封书”，主要用于官府之间的问答、商洽事项。 2、询问答复函。主要用于不相隶属机关之间相互询问答复处理有关问题的函。（询问和答复两种情况） 3、请批、批准函。向不相隶属的业务主管部门制发的请批函；业务主管部门向不相隶属的机关单位制发的批准函。（有关机关、单位涉及部门业务工作，需请求不相隶属的业务主管部门批准，但他们之间又不是上下级的隶属关系，所以不能用“请示”，此时应用“函”）如，武生院向省物价局请求批准收费许可时，就用“函”。 （三）函的版式 （讲解） （四）函的写法 1、标题。《武生院关于赴黄冈师范学院学习考察的函》 2、主送机关。（因为有明确的指向性，所以主送机关只有一个） 3、正文。 （1）去函。 ◆开头：一般先写商洽、请求、询问或告知事项的依据、目的、背景、原由等。 ◆事项：根据内容的繁简程度选择单独成段还是分层叙述。 ◆结尾：“请函复”、“请复”。 （2）复函。 ◆开头（引语）：引述来函的标题和来函文号。“… … … … …收悉。” ◆答复意见：针对来函所提出的商洽、询问或请求等问题予以答复，即表示同意或不同意，不同意是什么原因，或应该怎么办，或对询问问题作出说明。 ◆结尾：“特此函复”、“此复”。 注意：由于函是平行文，因此在行文时语气应谦和，不巴结、不生硬。 会议纪要的写法 二、会议纪要的写法 （一）含义和适用范围 记载、传达会议情况、议定事项和主要精神，要求与会单位共同遵守、执行。 （二）会议纪要的版式（讲解） （三）会议纪要的常用语 ◆会议指出：背景性、解释性、说明性的材料（“此次会议是于9月20日在武昌东湖宾馆召开的，来自全省高校思想政治教育工作部门的负责人共200余人参加了会议，会议传达了……”） ◆会议认为：目的、作用、意义性的语言（“ ◆会议强调：对某项工作作的要求性、指示性的语言。一般为主要领导讲话内容的概括，加入其他领导和与会人员相关的内容，进行综合。 ◆会议决定：会议形成的决定性事项，一般有具体工作内容、承办部门、工作要求等硬性规定，涉及到的部门必须按时保质完成，如有困难应在会议上提出，纪要形成下发后必须执行（“一、由教务处负责，于10月28日前拿出毕业班学生外出实习工作方案，交分管校领导审定后实施；二、……”）。 （根据需要选用，并不是要求每一个纪要都必须有以上四个常用语） 注意：1、纪要应高度概括，简明扼要，主题突出，结构清晰，逻辑分明，不要将每个人的讲话内容都依次叙述（会议记录），而应根据会议主题需要，进行综合归纳，形成有结构和主题的文章； 注意： 2、纪要的主体内容中一般不直接出现发言讲话者的姓名（包括主要领导），一般不说“余书记指出”、“余书记强调”，而应说“会议指出”、“会议强调”。因为每个人的发言和讲话，只要是形成共识，就代表会议的思想和决定，而不仅仅是个体。 （四）会议纪要的写法 1、专题式纪要的写法（专题工作会、学习会、座谈会等）。 ◆务实（专题工作会）：就某一项工作进行深入研究，并提出解决的具体措施，会议主题集中，往往会做出会议决定。 （1）标题：一般由“关于……的专题会议纪要”介词结构形式组成，省略部分为会议的主要议题，如，《关于进一步加强甲型H1N1流感防控工作的专题会议纪要》。 （2）第一自然段：一般交代会议时间、地点、会议主要议题、参会人员、主持人，“现将会议议定事项纪要如下：” （3）正文：一般会分层次叙述会议形成的决定，由于第一自然段已经使用了“现将会议议定事项纪要如下：”，所以这里不用“会议决定”这个常用语，而是直接分一、二、三叙述。 以上是务实性专题工作会议纪要的一种基本写法，也是最简洁的一种。这类纪要有时也会根据需要有一点变化： 第一，第一自然段有时会加进“会议指出”、“会议认为”的内容，正文部分依然是会议作出的决定，分层叙述不变； 第二，“会议指出”、“会议认为”、“会议决定”、“会议强调”等内容都放在正文部分，第一自然段基本内容不变，但应将“现将会议议定事项纪要如下：”改为“现将会议内容纪要如下：”，因为不仅仅只有“议定”内容了。 ◆务虚（学习会、座谈会）：就某一个专题进行学习和探讨、座谈，形成统一性的共识和观点，多会写意义、目的、背景、学习精神实质，畅谈感受，提出意见、建议、