某公司QS程序文件---文件控制程序.docVIP

文件控制程序 1 目的和范围 1.1 对文件的编制批准发放使用更改作废和回收等进行控制确保相关部门及时得到 并使用有效的版本防止误用失效或作废的文件和资料 1.2 本程序适用于质量管理体系所要求的文件的控制 2 职责 2.1 综合办负责体系文件的归口管理 2.2 质量部负责组织对现有体系文件的定期评审 2.3 各部门负责相关文件的编制和使用保管 3 工作程序 3.1 文件的分类编号 质量管理体系文件 3.1.1 质量手册 3.1.2 过程控制文件包括程序文件及组织对过程策划所形成的文件如质量计划 3.1.3 完成规定任务的文件如作业指导书操作规程图样技术文件等 3.1.4 收集和报告数据或信息的标准表格 3.1.5 质量记录 3.1.6 外来文件包括法律法规标准和顾客提供图样等 3.2 文件的编号 3.2.1 质量手册编号 3.2.2 过程控制文件编号 a 程序文件 Q/ZQL - QM9000 - 2000 年代号 连接符 质量手册 连接符 企业标准代号 b 质量计划 部门代码的表示 技术部JS 质量部ZL 生产部SC 供应部GY 财务部CW 营销部YX 综合部Zb 3.2.3 完成规定任务的文件 其编号为 ─ ─┬─ ──┬─ │ └─从001 开始的顺序号 └─部门代码,同上 Q/ZQL - QP ?????- 2000 年代号 连接符 程序文件 连接符 企业标准代号 从01 开始自然顺序号 过程代号对应标准的第5,6,7,8 章 年代号 部门代码,用汉语拼音表示 产品型号,如6470(表示车长为4.7 米的轻型客车) ???????????? 技术图样和文件的编号按汽车行业QC/T3-1992 汽车图样及设计文件完整性标准执行 3.2.4 表格 其编号采用相关文件名─ ─┬─ └─从01 开始的顺序号 3.2.5 质量记录的编号按Q/ZQL-QP 504-2000 程序执行 3.2.6 外来文件编号按原各自的编号 3.3 文件的编写和审批 3.3.1 质量手册由编写小组成员编写报管理者代表审核经总经理批准 3.3.2 程序文件由相关部门编写其部门经理审核管理者代表批准 3.3.3 其它体系文件分别由相关部门编制部门经理审批重大项目由主管副总批准 3.4 文件的发放 3.4.1 文件编写部门将文件和文件发放清单一并提交主管领导审批经审批后执行确定发放 范围的原则是确保对体系有效运行起作用的部门岗位都必须使用相应文件的有效版本 3.4.2 文件发放须由综合办按文件发放/回收记录表认真填写登记并由文件接收人签字 3.4.3 文件在公司范围内发放为受控文件需在文件封面加盖受控印章后再下发向顾客提供 的文件为非受控文件 3.4.4 所发文件必须标明发放编号签字领用 3.4.5 当文件使用人的文件严重破损影响使用应到综合办办理更换手续交回破损文件补发新 文件仍沿用原文件分发号破损文件由综合部收回 3.4.6 当文件使用人将文件丢失后应向综合部书面说明丢失原因综合办予以补发补发的文件 应给予新的分发号并注明原文件分发号作废 3.4.7 提供给顾客的文件不加盖受控印章不做更改控制但必须做好发放记录提供给认 证机构和供方的文件按内部受控文件处理 3.5 文件的评审 每年10 月由质量部组织对现有体系文件进行定期评审由使用部门对文件的适用性进行评价 填写文件反馈单把信息反馈给文件编制单位必要时进行修订修订后须再次得到批准再下发 3.6 文件的更改 3.6.1 文件更改的权限 体系文件的更改分别由该文件的编制单位负责 3.6.2 文件更改时先填写文件更改单经签署齐全后执行将更改后的正稿及相应的文件 更改单交至综合部由综合部按原发放清单进行发放同时收加相应作废文件 3.6.3 文件更改的方式如换版换页局部修改等需在文件更改单中注明 3.7 文件的保存及销毁 3.7.1 所有的文件原稿及其文件发放清单由综合部统一保存各部门负责保存相关的带有受控 标识的文件文件应分类保存以方便存取和查阅检索 3.7.2 综合部负责编制并及时更新文件必威体育精装版状况一览表以反映版本必威体育精装版状况 3.7.3 作废文件由综合部收集后按规定统一销毁作废文件原稿加盖注明日期的作废印章 与有效受控文件隔离保存 3.7.4 作废留用的文件应办理手续标识和单独存放 3.8 外来文件控制 3.8.1 外来文件由综合部统一管理各部门负责收集相关国家和地方政府颁布的有关法令法规以 及上级主管部门下发的有关文件 3.8.2 技术部负责收集国际国家和行业标准的必威体育精装版版本并及时编写和更新新标准目录和宣 贯并下发各有关部门 3.9 文件管理 3.9.1 任何人不得在受控文件上乱涂画确保文件整洁和清晰 3.9.2 本公司存于电脑中的文件和图样必须打印出来签署齐全才有效 4 相关文件 GB9417 汽车型号