TCL ERP项目FIAP-4 生产性物料采购发票校验流程.docVIP

FIAP-4 生产性物料采购发票校验流程定义文件  目录 1 文件控制 3 1.1 目的 3 1.2 版本管理 3 1.2.1 版本控制 3 1.2.2 变更清单 4 1.2.3 批核授权 4 1.3 流程图 5 2 流程说明 6 2.1 目的 6 2.2 流程描述 6 2.3 差异分析 8 2.4 安全考虑 8 2.5 工作职能 8 2.6 发生频率 8 2.7 备注 9 3 附件 9 文件控制 目的 本文件的目的是更新和描述生产性物料采购发票校验流程。此文档在功能需求方面对业务流程的描述将作为TCL TV ERP项目之SAP原型设计的基础。 版本管理 版本控制 原作者: 李福涛 现版本号: V1.0 上次修改者: 上次修改日期: 2004-07-21 变更清单 版本 修改日期 修改地点 修改原因 作者 N/A 批核授权 流程主管名称 签名栏 日期 签注栏 流程图 流程说明 目的 发票校验的目的是在系统内实现订单、收货单与发票的三单匹配，并让财务帐上自动产生应付帐款明细。 流程描述 流程10：应付会计准备月结时开始启动本流程； 流程20：采购中心每月月结时在SAP系统中根据与供应商商议的月结截至日从SAP系统里导出需与供应商对帐的收货资料；如与供应商商定的时间为每月的25日，则在十月月结时，采购中心从系统中导出的资料为9月25日到10月25日间的已收货的采购订单资料； 流程21：寄售物料月结时，要根据生产领料确认需与供应商进行对帐物料清单，从系统中导出从寄售仓领用的物料清单资料； 流程22：系统中维护从寄售仓领用物料的新的采购结算价格； 流程30：采购中心在提供给供应商的对帐单上要列示出供应商号码，对帐期间、采购订单号，采购订单项目、采购物料号及名称、采购数量、采购单价、收货数量、收货单价、收货金额及采购员代码等字段信息；系统发票上载程序需要以上信息进行处理； 流程40-80：采购部与供应商系统外对帐。供应商根据确认开票金额开具发票；采购中心与供应商确认的对帐单作为发票附件送至财务中心； 流程90：供应商在送货物时，发票与货物一同送到的非月结形式的发票校验时开始启动本流程。财务中心根据收货单及随货物的发票直接进行发票校验； 流程100：非月结形式取得供应商发票的时候，发票上一定要注明采购订单号码；财务中心根据采购订单号码在系统中进行三单匹配； 流程110：将已对帐好的含有供应商号码，采购订单号，对帐期间以及采购员代码等信息的发票资料整理好，通过发票上载程序将供应商发票批录入导SAP系统里； 流程111：VMI形式采购发票校验不需要三单匹配，在系统中直接结算，并产生财务凭证； 流程120：系统自动校验采购订单、收货单与发票的数量、单价及金额明细、日期是否相符； 流程130：如果采购订单、收货单与发票三单相符，系统自动将批上载的发票集中过账； 流程140：如果采购订单、收货单与发票三单不符，财务中心根据已取得信息判断是否需要将发票退回采购中心，由采购中心与供应商进行协商处理。如果不需要退回，则财务中心根据已有信息进行相应帐物处理。 流程150：采购中心根据财务中心退回的发票与供应商重新确认发票信息； 流程160：发票过账以后生成凭证：借：应付暂估 贷：应付账款； 流程170：发票校验时，往来会计不需要将发票退回采购中心的三单不符的发票，往来会计可在系统里手工单笔录入发票，单笔过账。如果是属于追溯调价性质的三单不符，往来会计根据PO单价入原材料，其余部分差异如果较小，可以直接计入当期损益，如果差额较大，则计入资产负债表科目，分期间摊销。例如，PO单价为6元，数量为50，发票金额由于追溯调价按40元开票。则TCL仍然按6元的价格计原材料库存，其中10元的差异计入当期损益或资产负债表科目分期间摊销。 差异分析 1、目前的发票校验没有进行三单匹配，只是根据收货余额进行发票的录入。未来流程将强调非VMI形式采购发票校验时采购订单、收货单和发票之间的匹配。发票的单价应与采购订单单价一致，发票的数量应与收货单一致。如有不一致，应作例外处理，具备相应的审批文件。 2、VMI形式采购发票校验不需要三单匹配，在系统直接结算。 安全考虑 工作职能 以下的岗位的人员，将在本业务流程中承担以下工作： 岗位名称 工作内容 工作时间 所属子流程 往来会计 供应商发票批量录入 根据需要/每天一次 FIAP-采购到付款 供应商发票手工录入 根据需要 FIAP-采购到付款 供应商发票过账 根据需要 FIAP-采购到付款 发生频率 备注 此流程的关键点在于开具发票时一定要先对帐再开发票。 附件 TCL集团公司多媒体事业部ERP实施项目