档案培训 陈乐伟.pptVIP

透明资料袋一般被用来暂时保存文件资料，使得资料不会被弄湿、弄脏或弄丢，它的好处是方便拿取，因为透明，人们一眼就知道里面放的是什么资料。如果不是很重要的资料，都可以暂时用透明资料袋来保存。 这种资料盒一般放在桌面上，人们可以随时拿取其中的资料，像表格、便条纸或者其他经常用到的东西，都可以放在资料盒里。 四层的资料盒一般上面两层放本年度的相关档案或者经常需要查阅的资料，下面两层放去年的或其他不常用的资料 一般有五种档案分类方式： 按对象划分 根据资料来自何人，来自哪个部门。 按主题划分 根据不同的主题进行划分，比如把资料分成技术资料和销售资料及清报关资料，或者按照产品名称区分资料。 按形式划分 根据形式的不同进行划分，如适用于会议记录的资料，或者规定格式的文档等。 按项目划分 可以针对某个具体的项目划分档案，比如要做定州电厂项目，可以把定州电厂资料进行归类、分析。 按时间划分 按时间划分是比较常用的分类方法，比如可将2009年的资料都收集在一个资料夹里，将2010年的资料收集在另一个资料夹里。 系统资料的备份 设定个人的资讯（我的最爱 ；Email。聊天记录等等） 收藏档案的备份（从网上download的资料，可以拷到刻录盘上） 重要内容可以多份留档 压缩文件由大变小 档案目录照片 * 档案分类、索引实例（1） * 档案分类、索引实例（2） * 记 录 * 借阅档案一定要登记 文件借阅/复制登记表 * 电子档案 管理 * 合理使用文件夹 定期备份 重要文件加密 * 文件夹 * 备 份 * 电脑其它盘 刻录光盘 移动硬盘 U盘 存储介质 * 加 密 * 文件夹加密 Office文档加密 * * * * * * * * * * * * 勿忘密码 * 谢谢！ Thank you！ Logo here 所谓抽屉式就是立在地面上的分层的抽屉，这种方式能够将种类繁多的档案详细地分类，而且可以上锁，易于必威体育官网网址，并且使得档案不容易毁损。抽屉式的档案管理检索起来比较简便，因为抽屉里一般都有垂直的隔板，资料层层放进去，每部分资料上面都有一个突出的标志，对这些档案进行简要说明，图书馆里见到的检索书目就是典型的抽屉式直立档案。 所谓开放式就是我们公司最常见到的档案管理方式，用铁柜把所有的资料一摞一摞的排列整齐，采用这种方式的基本条件是资料比较统一，如果有的资料夹很高，有的资料夹很矮，就会造成高的两边倒，矮的被挤到中间，寻找资料的时候如果用力不当，就会损坏资料。 开放式的档案管理常常使用颜色管理，所谓颜色管理就是把公司各部门的档案用不同的颜色来表示，这种情况适用于部门多，档案杂的情况，现在咱们公司只需要把不同部门的档案放在不同的柜子里就可以了 穿孔式的活页夹最大的优点就是易于保存资料，不必担心资料次序错乱或遗失。其缺点是必须先对文件资料进行打孔作业，有孔资料需要改孔，有些档案、样品格式会被夹住，或被穿孔破坏，无法展现完整内容。这种方式一般用来保存重要的参考目录等。 档案盒的一般规格是，宽315ｍｍ，高220ｍｍ，深100ｍｍ，这个标准现在全世界通用。这种档案盒的特点是能实现数据单元化、分类分盒放好，适合用来存放新产品开发企划书、资料影印文件、图片、惯用表格、常用记事本等资料。 金属文件夹里面有一个弹簧片，可以很方便地拉起来，再扣下去，夹住资料。金属文件夹适合于开会的时候或者批阅资料的时候使用，可以随时取放资料，其缺点是不能存放太多的资料，而且容易脱落。 * 档案 管理培训 * 作者介绍 陈乐伟（Jacky Chen) 曾任职 外资跨国公司体系工程师 民营企业副总经理 500强企业品保部经理 集团公司副总经理、总经理助理 顾问工作 集团公司高级顾问师 一本大学特约就业指导老师 技能认证： 6 Sigma 黑 带 质量管理资讯师 * 档案管理内容 档案管理的方式 档案管理方法 电子档案管理 主要内容 * 档案管理 干什么 * 质量记录 合同 会议记录 电子文档 体系文件 * 采购合同 其 它 技术资料 招投标资料 往来文件 销售合同 同时建立索引 * 档案 放哪儿 * 档案馆图片 * 容易分类 易于必威体育官网网址 保护性好 检索简便 1．抽屉式直立档案 * 2．开放式横向档案 整齐划一 便于取阅 易于查找 必威体育官网网址性一般 * 3．穿孔式活页夹 容易损毁 有顺序性 必威体育官网网址性差 容易保存 * 标准统一 便于存取 长期保存 保护性好 4．档案盒 * 灵活取用 存量较小 容易脱落 5．金属文件夹 * 隔水防污 拿取方便 必威体育官网网址性低 暂时保存 6．透明资料袋 * 拿取方便 临时存取 必威体育官网网址性差 7．多层资料盒 * 档案 如何管 档案管理的基本流程 归档的基本要求及概念 * 格式统一 标识鲜明 科学分类 及时记录 * 分 类 * 按对象划分 按主题划分 按形式划分 按项目划