基于经费控制的设备采购管理系统实现[J].docxVIP

中国高等教育学会教育信息化分会第九次学术年会论文集?３１９?基于经费控制的设备采购管理系统实现卞晶（北京大学计算中心，北京，１００８７１）摘要：随着国家对教育事业的投资力度加大，高校设备的采购和相应经费的摔制已成为学校管理部门关心的问题，建立一个设备采购管理及经费控制系统，对提高经费的使用和控制水平将起到蕈要作用。本文简单描述Ｊ，该系统的设计目标和系统功能，重点介绍丫经费控制的实现方式。关键词：设备采购：经费控制１前言在高等学校的经费使用中，用于仪器设备的购置费占了相当大的部分，随着国家“２１１”和“９８５”工程的建设实施，重大教学科研项目数量增多，投入到项目中的设备经费也在逐年增长。这些项目的特点是投入大、周期长，因此对经费使用管理的要求也随之提高。在以往的设备采购管理模式中，一般只对采购前期做些经费控制，而对易受环境影响、存在不确定性的采购过程缺少监督管理。同时，由于在采购执行中对经费余额的可用情况难以掌握，更缺乏灵活有效地处理机制，容易造成经费使用效率低或项目超支的问题。从上述分析中可以得出，经费的控制管理应体现在设备采购的整个环节中，特别是加强设备采购过程中对经费使用的管理，以便及时发现情况，采取相应措施，保障采购工作有序、高效的完成。所以建立一套能实现经费有效控制的设备采购系统，将有助于实现经费配置合理、效益突出的建设要求，并在此基础上，为设备管理部门、项目负责人提供准确、及时的设备采购信息和项目经费的支出情况，并藉此最终达到掌控项目进度。此举不仅可以提升设备管理服务水平，也为促进学校建设发展提供决策依据。２系统设计目标建设一个功能完善、使用方便、可有效控制经费支出的设备采购管理系统。一方面可以将学校设备管理部门的采购业务流程优化，实现信息共享、过程追踪、经费管控，提高工作质量和效率。另一方面还能拓展信息服务的广度和深度，应对决策者、管理者以及相关人员不同的需求，提供有针对性的服务。３系统主要内容处理涉及设备采购业务的各种信息，包括用于购置设备的“２１１”和“９８５”经费管理、设备论证招标管理以及退货处理等，并且在采购的前期和执行中提供项目经费控制功能。主要内容有：（１）项目与拨款管理：维护项目的基本信息，可以多批次拨款、项目分级设置及制定拟购清单。（２）国内设备采购管理：主要功能有采购信息维护、合同管理和支出管理。（３）国外设备采购管理：与国内设备采购管理的功能相似，但又有所不同。例如：１）进口设备的采购是对外贸公司，而不是厂商，并且合同中标明的设备金额多为外币，而最终结算时又与此有差别。所以在进１３设备采购中，增加预留款处理功能，以保障合同的顺利执行，同时加强了项目经费的管理控制能力。２）增加合同合订功能，使不同的采购单位从同一厂家订购产品时集中采购，减少运输成本，节约项目经费。（４）设备论证档案管理：保存和查询论证文档。（５）设备招标档案管理：保存和查询招标信息及文档。（６）信息查询服务：不同角色的用户可以通过ｗｅｂ浏览、统计其权限范围内的项目和经费支出明细账、拨款及分配信息、拟购信息、采购和已购设备信息等。中国高等教育学会教育信息化分会第几次学术年会论文集?３２０?（７）系统用户管理：用户为学校教职工，并按角色赋予用户权限。主要角色有：超级用户、校领导、设备部主管、设备部管理人员、项目负责人及院系负责人。４技术实现按照管理和服务功能侧重的使用者不同，将系统分为业务系统和信息查询系统两个子系统。业务系统采用ｃ／Ｓ结构，主要面向设备部管理人员，提供管理功能，以完成日常的采购业务。该应用的开发工具为ＰｏｗｅｒＢｕｉｌｄｅｒ９．０。对于信息查询系统而言，由于主要面向校领导、项目负责人及院系负责人等需要查询服务的相关人员，因此这部分采用Ｂ／Ｓ结构，提供基于Ｗｅｂ的各类查询和统计功能。此部分的开发工具使用Ｅｃｌｉｐｓｅ＋Ｈｉｂｅｒｎａｔｅ＋Ｓｔｒｕｔｓ。关于系统用户管理要说明的是，在实践中因设备采购系统的用户为学校教职工，而教职工的基本信息可以由校园网上的统一用户认证系统（ＩＡＡＡ）管理，所以本系统的用户身份验证是通过调用ＩＡＡＡ系统提供的接口实现的。采购系统只是对用户按角色进行授权。５经费控制方式按采购阶段分为前期控制和执行期调整：（１）前期的经费控制主要指在制定设备拟购清单时，要根据市场价格或预期价格估算出购买设备所需的经费，如果没有超出此时该项目经费的可用款，则生成拟购记录，以备编制采购计划时取用，如图ｌ。ｌ厂一ｒ拈复蚋；胁池帕、、ｉ＼‘‘”。”７‘１’８’。—／市场价格或预估价格｜１＿是｝◆筹集新的经费｝ｌ｝图１（２）执行期调整是指在采购计划制定后，根据业务需要随时可以从该项目经费余款（可用款）中扣除购买费用，这笔费用作为预留款，发生支出时只对预留款操作，不直接改变项目经费余额。当预计购买费用变更时，预留款可以追