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办公物品管理制度 为加强公司办公物品的管理,理顺各部门员工应履行的申购、领用、报销等手续，杜绝物品管理混乱现象，控制行政办公费用开支，特制定本制度 一、办公物品管理单位 行政人事部为公司办公物品（办公物品、办公设施）的管理部门，所有员工办公物品的配置、领用、申购批准、报销审核均须经行政人事部核准签字。各部门自行采购大宗办公物品、办公设施及办公经费申请，必须报行政人事部审核，经公司总经理审批同意后采购。 二、物品管理范围及分类 以下物品均属公司行政人事部管理之列： 1、低值易耗品。如：中性笔、圆珠笔、胶 水、稿纸、软抄本、打印纸、色带、墨盒等。 2、管制品。如：计算器、尺子、文件夹、资料册、U盘（含软盘、光盘）、剪刀、文件栏等。 3、办公设备、设施、办公家俱。如：电话、传真机、计算机及其附属设施、照相机、摄相机、投影仪、办公家具、盆花等一切公司配置用于办公的设施. 4、其它。名片、印刷品、宣传用品、促销品、招待品、礼品等以及部门、员工所发生的一切用于办公的物品； 三、办公物品申购 1、申购时限： 各职能部门办公物品提前5个工作日申请，急需物品提前2个工作日申请。各部门申购办公物品向公司行政人事部提交《办公物品申购单》，大宗及贵重物品（设施）打申购报告。 办公物品申购单.doc 2、申购程序 部门写申购单→行政人事部审核→总经理签字→行政人事部安排人员采购 各部门经总经理批准自行采购办公设施，必须提前将至少3家商家报价、联系方式、产品性能介绍等报行政人事部审核、总经理确认。 四、办公物品的入库 1、采购的物品应由行政人事部经办人和入库人共同核对、验收入库、签字； 2、各职能部门急用物品经总经理批准由部门自行采购的，必须在行政人事部办理入库后，由使用保管人进行领用手续后方可使用。公司行政人事部采购物品金额在100元以上的，必须由两人一起进行采购，大宗物品、办公设施也需提供至少3家报价、联系方式及产品性能介绍； 3、员工领用办公物品，必须由使用人本人在行政人事部办理领用签字手续，严禁各级管理人员事无巨细包揽，堵塞部门间横向正常的工作接触，造成公司物品去向不明。 4、员工领用办公物品必须由行政人事部负责人同意。 5、为保证正常工作需要，办公物品要有适当库存，以利应急。 6、其他部门不得一次领用物品数目超出实际使用量，形成部门私自囤积，员工因工作需要的，一律在行政人事部用一件领取一件。 7、每月底，办公用品管理人员盘存一次办公用品库存，将盘点表报行政人事部负责人处。 五、办公物品的领用、借用 1、公司所有办公物品均须履行领用签字手续后方可使用； 员工办公用品领用表.doc 2、领用办公物品经行政人事部负责人批准，方可出库领用； 办公物品入库明细.doc 3、新聘员工由行政人事部根据工作性质进行配置，或由员工本人向行政人事部进行申请，员工超出工作需要的物品，行政人事部有权拒领，并根据实际情况进行适当倾斜； 4、因工作需要，员工需借用公司办公物品，必须写借条，注明归还期限，经行政人事部负责人签字后借用；员工因公务或因私事借用公司贵重物品，必须经总经理同意后外借,借条留行政人事部，到期应催交。 5、员工离岗，办公管制品向行政人事部移交后，岗位接替人在行政人事部重新办理领用手续。 六、办公经费的申请、报销 1、各部门各类与行政人事部有关的办公费用申请（借支），常规情况须履行审批手续，方可出具《借款单》借支现金，流程为：部门经理签字、直属上级签批，行政人事部审核，总经理批准，财务部方可承接相关借支业务；各部门外勤或出差因不可抗力因素需突发性发生办公经费及垫付办公经费的，必须经部门经理、直属上级、总经理同意方可发生费用，未经批准发生的费用由本人承担，各级管理人员不得批准报销，部门发生的由部门成员共同分摊。严禁出纳私自借款或坐支现金。 2、经总经理同意各部门自行发生的行政办公费用在报销审批流程中，无论职务高低均须报行政人事部负责人处进行审核，不得由部门直接报总经理审批，否则，财务部不得进行报销 3、各部门发生的各类行政办公费用在三日内报销结束。 4、员工采购办公用品报销时，除提供发票外，还需提供对方提供的采购清单。 5、行政人事部有为公司节约费用，控制费用，抵制各项不合理办公费用开支及浪费现象和规范不符合报销流程的义务。行政人事部采购物品要货比三家；各部门负责人有监督本部门各类行政办公费用合理开支的职责。 七、办公经费的范围 行政办公费用包括（购置办公用品（设施）费、电话费、车辆费用、招待费、食宿相关费用、差旅费、公关应酬礼品费用、广告费、外勤交通费用等其它日常用于办公业务的费用） 八、办公物品的归还 公司员工异动，所领办公管制品及贵重物品必须交回行政人事部，否则，行政人事部视为手续不清