归档文件整理.pptVIP

归档文件整理 规 范 萍乡市档案局 肖宜萍 一、基本概念和整理规则 （一）基本概念 1.归档文件——是立档单位在其工作活动中形成的，并且办理完毕，具有保存价值的，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 2.归档文件整理——将拟归档的零散文件材料以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 （二）整理规则 归档文件整理的基本要求是：遵循文件形成规律，保持文件材料间的有机联系，区分不同价值，便于管理和利用。 二、质量要求 归档文件应齐全完整。从整体上，归档文件全面系统地反映立档单位的历史面貌；从个体上，一份文件，一个事由其内容完整无缺；已破损的文件予以托裱、修复；应该永久、30年保存的文件，用易于褪变材料书写的，要予以复制，复制件附于原件后一并归档。 三、文书文件材料的归档范围 1、反映本单位基本职能活动和历史面貌的文件材料 2、维护权益具有凭证价值的文件材料 3、需归档的上级、同级、下级单位的文件材料 4、其他有参考价值的文件材料 四、归档文件整理方法和程序 （一）文件的收集、鉴定 1. 文件的收集、清理。将上年度所有收文和本机关及其内部机构在其职能活动中形成的文件材料进行收集、清理，确保归档文件的齐全完整。电子文件应下载纸质文件归档。 2. 文件的鉴定。按本机关制定的归档范围，将已收集齐全的文件材料进行清理、鉴定,保留应归档文件材料，经鉴定属于不归档文件材料则按规定，密级文件应上交的造册上交，应作为资料保存的装订成册作为资料保存，经鉴定确无保留价值的按规定进行销毁。 （二）归档文件的装订 归档文件以件为单位进行装订。 1.归档文件的整理单位——件 件：一般以每份文件为一件。下列文件或文本在实体装订中可为一件。 （1）正本与定稿作为一件 （2）法律法规等重要文件的历次修改稿可合为一件 （3）正文与附件为一件（附件页数多也可各为一件） （4）正文与文件处理单为一件 （5）转发文与被转发文为一件 （6）原件与复制件为一件 （7）批复与请示、批示与报告、复函与问函等来文与复文原则上为一件，如果报请性文件整理归档后收（发）回复性文件，也可各为一件，并在“归档文件目录”的备注栏中加以说明 （8）报表、名册、图册以册（本）为一件，简报、图报等参阅材料一期为一件，简报为合订本则一册为一件 2.归档文件的装订 要求应按件用线装订 （1）每件文件的排序 正文在前、定稿在后， 正文在前、附件在后， 原件在前、复制件在后， 转发文在前、被转发文在后， 复文在前、来文在后， 不同文字的文本， 无特殊规定的中文在前、其它文本在后 （2）去除易锈蚀的金属物 对永久和30年保存的归档文件应去除原装订的易锈蚀金属物。 （3）修裱、复制、折叠 对破损的文件进行修复，对字迹模糊或褪变、及字迹材料不耐久的文件要进行复制，对用纸规格大于A4纸的文件要按A4型尺寸加以折叠。 （4）装订 用线装，装左侧，件内各页齐下齐左、三孔一线，不装压字迹。装订后不要随意裁切文件，尽量保持文件原貌。 （三）归档文件的分类 归档文件按年度----机构（问题）----保管期限进行分类 其中年度、保管期限为必选项，机构（问题）为选择项，以上方法必须综合使用。 1.选择分类方法 （1）年度分类法： 将归档文件按其形成的年度分类。一个文件有多个时间特征的，以文件签发日期（成文日期）为准，跨年度的会议、案件等形成的文件材料，归入会议闭幕年和案件结案年。几件为一件时，以排列在前的文件日期为准。 没有注明落款日期的应通过分析考证推断文件形成日期分类。 （2）机构分类法： 按其形成或承办的机构进行分类，机构名称为类名。各类次序可按立档单位机构序列表或习惯顺序排列。原则上一个机构一个类 涉及多个部门形成的或承办的文件一般归入主办机构。 立档单位内设置的临时机构，应和其他机构一样设类。如果临时机构与该单位某一常设机构合署办公，文件应归入