《商务信函》.ppt

文种写作知识 商务信函是商贸往来双方（买卖双方、供需双方）在建立业务关系、洽谈生意、沟通商情、回答问题、处理业务事项完成一笔交易的过程中使用的信函。如询价函、报价函、订购函、确认订购函、交易磋商函、催款函、装运通知函、索赔函、理赔函等。商务信函是配合商品交易活动进行而使用的财经事务文书。商务信函的撰写使用是与商品交易过程同步的，商务信函的撰写成为商品交易经济工作的组成部分。 （三）催款函的作用 查询：催款函可以及时了解对方单位拖欠款的原因，沟通信息，以便采取相应的对策和措施，协调双方的关系。 催收：债权方为了加速资金流动以及合理周转，扩大再生产，会对债务有意或无意拖欠付款的行为采取催款措施。通过催款可以及时追回拖欠款，尽可能避免或减少经济损失。 凭证：如果由于拖欠付款给债权方造成了实际经济损失，催款函又可以起到记载凭证作用，即当催款单位在想有关方面提出追查对方的经济责任时，催款函可以作为一种有力的凭证。 （四）催款函的结构 例文 实例阅读 * 商务信函 财经事务文书 催款函是一种催交款项的商务信函，是交款单位或个人在超过规定期限，未按时交付款项时使用的一种财经事务文书。 一、催款函 （一）催款函的概念 （二）催款函的形式 1.便函式：以信函的形式写作。 2.表格式：人们在长期实践基础上约定俗成的固定表格，使用时直接填写即可。 1.标题和编号 　　如果催收的是紧急的款项，可在标题前写上“紧急”二字。标题一般要注明编号，以便于查询和联系，并且一旦发生了经济纠纷而走上法庭时，它也是一份有力的凭证。 2.称呼 　　这是受文的对象，即欠款单位或个人的名称。 3.催收内容 　　这是催款函的主体部分，应清楚、准确、简明地写出双方发生往来的原因、日期、发票号码、欠款的金额、拖欠的情况及催收的要求，以便使受文单位明确情况，及时地交款。催款函要清楚、准确地写上双方单位的全称和账号。必要时，要写明催款单位的地址、电话及经办人的姓名，若是银行代办催款的，还必须写明双方开户银行的名称及双方账号名称和账号。 文后后一般用惯用语“特此函告”作结。 例文 4.处理意见 　　催款方在催款函上提出处理办法和意见。这种意见一般都是从以下三个方面予以说明： 要求欠款户说明拖欠的原因。 重新确定一个付款的期限，希望对方按时如数交付欠款。 再次逾期不归还欠款将采取的罚金或其他措施。 5.落款 　　写明催款单位的全称，并加盖公章，然后注明发文日期。 例文 催款函 ××公司：  截至×年×月×日，我公司帐面尚有贵公司欠款×元（大写人民币×元整）。按照与贵公司的有关合同协议的约定，贵公司应当在×年×月×日之前支付上述款项，但我公司至今仍未受到该笔款项。因此，特请贵公司能够在近期内及时向我公司支付上述款项。如贵司仍不能按期支付，我公司将按有关规定(或约定)向贵公司追索欠款利息，甚至采取相关法律措施,届时，贵公司可能要承担诉讼而带来的更大损失。 如有特殊情况，请即与我公司×××联系，手机：×××××，邮编：××××，地址：××××。  特此函告。 ××公司（印章） ×年×月×日 　二、索赔函 （一）索赔函的概念 索赔函是指产生合同争议或商业纠纷后，受损一方向违约一方或造成损失的一方提出赔偿要求的一种商务信函。 （二）索赔函的结构和写法 索赔函一般包括以下六个内容： 1.标题 标题的写法有两种: