《日常用品管理作业指引1》.doc

深圳康之居集团南昌分公司 KZJ·NC-GM(2011)0815 签发部门：行政部 日常物品采购、领用、维修管理作业指引 一、目的 控制成本,减少浪费,提高公司效率，使公司日常物品之采购管理能得以有效控制 二、范围 本公司各部门及相关人员均属之 三、权责 1、本文由行政部拟定,呈总经理核准后发布实施 2、行政部负责本文件之制订、维护、管理,各部门遵照执行 3、日常物品资产管理员为行政助理,其它物品财产管制由部门负责人和行政部负责 四、物品分类 办公用品：（笔记本、回形针、签字笔、圆珠笔、记事贴、胶水、钉书机、装订夹、文件夹、剪刀、介刀、打印纸、各类印刷制品等） 劳保用品：（扫把、垃圾桶、垃圾袋、洗洁精、纸巾、口杯、空气清新剂、洗手液、垃圾铲、 洗衣粉、各类清洁用品等） 电脑配件：（键盘、鼠标等） 医药用品：（止血贴、防暑药等） 娱乐用品：（乒乓球及球台等） 五、物品采购及领用流程 1、所有物品（日常用品）的管理权归行政部所有.行政部于每月20日前发放各部日常用品下月领用预算表,文具预算标准需按《文具领用标准清单》进行预计，经各部负责人填写审核后,于25日前送至文具管理员(行政助理)处,经行政经理审批后,交总经理批准，统一交给财务部凌姨进行购备； 2、行政部助理须以申请采购之日常用品及时主动向财务部凌姨进行跟催,以确保日常物品在下一月5日前统一发放至各部门。为不影响各部门人员的工作进度，则凌姨须保证在每5日前把上月各部门申购的物品采购到位。 3、各部门各月领用到前月预算日常物品后,本月内便不得另外领取.如5日后有新进人员需领取相应之办公用品,需填写《文具领用申请单》,经部门经理、行政部经理审核后，交由行政部安排在每月库存内领取发放； 4、凡印刷制品需由需求部门提供印刷样版,确认其印刷格式、纸张规格，交行政部审核，由行政部交财务部凌姨外发印刷； 5、对于可回收之办公用品，领用人需填写个人文具领用卡；领用人离职时，需至行政助理处办理交还手续；如领用人已有职位替换人，则需持工作交接书至行政助理处办理交还手续，交接书内需有详细的文具交接清单，并有交接人与签收人之签名，其日后一切权责，由签收人负责承担；如若归还时,发现有遗失或损坏者,如达到报废年限或遗失损坏理由正当,则予以办理,否则照价赔偿； 6、所有日常物品领用、申请由各部门助理负责,部门经理审批； 7、行政助理应随时掌控各类办公用品之库存状况，对消耗量较大及日常性的办公司用品，应建立最低的安全库存量； 8、日常用品之入、出库状况应及时统计,做到帐物相符,且每月汇总一次，与月末盘点所剩之物品，一同报备财务凌姨备案。 六、物品维修管理: 1、各部需维修之物品所需维修部件,由使用部门报备行政部,行政部据物品的使用年限,及交由维修单位检查，经检查确认其损坏率或报废率,决定是否需购买更换.如达到规定之报废或损坏年限,则由使用部门填写物品报废申请单，由部门负责人审批，总经理批准后交由行政部备案，由行政部交由财务部凌姨处理。再由使用部门填写物品申请表，由部门负责人审批，行政部经理审核后交由财务部凌姨备购。 2、公司所有办公用品由使用人保管，如出现故障需要维修请填写“物品维修申请单”经部门负责人审核，交由行政部安排维修，所有维修费用行政部先给维修商报价维修费用，并经总经理及凌姨批准方可安排维修。如经行政部调查或维修单位检查出故障是属人为故障，则由该用品使用人承担所有维修费用。 七、车辆加油管理： 1、由财务部凌姨安排人员到公司就近的油站协商合作关系，确定公司车辆定点加油。加油费用安排与油站进行月结方式或电子刷卡充值的方式，可避免司机不与现金接触。 2、司机加油通过电子刷卡的形式，加油卡由行政部或凌姨安排人员保管，当车辆需要加油，出车司机需要到加油卡负责人处领取，司机每次加油可固定每次加油量，并由行政部负责核查计算每升油可行车多少公里数，每加一次油前，由行政部登记车辆行车公里数，油卡保管员登记每部车每月加油次数并每次司机领卡需签名登记。 3、费用月结时，油站拿月结单到行政部核对加油数量，并由油卡保管员审核，凌姨批准后财务部出纳付款。 八、电话费用的缴纳管理： 公司目前现有的电话缴费： 1、公司所有电话费用的缴纳统一由行政部进行核查每部电话的每月的缴费时间，行政部必须提前5天通知财务部凌姨处安排人员缴费，为不影响各部人员的工作时间及工作效率，必须保证公司每部电话能正常使用且不能出现停机的现象。 2、每月每部电话交费后行政部负责安排打印电话清单，并由行政部负责核查电话清单。 经核查发现有私人电话，则私人电话费用由该电话使用人负责。 3、每部电话可由行政部安排人员对每部电话进行密码设置，密码只有电话使用人所有。每打出电话须输入密码方