C02-01文件控制程序.docVIP

百年海运 文件名称: 文件控制程序 文件编号: BNHY/C02-01 版次: A01 制改订部门 总经办 制改订日期 2011-05-24 页码 1/4 1. 目的 本程序规定了与质量体系有关的文件的管理。 范围 本程序适用于公司受控的质量管理体系文件和资料，以及适当范围的外来文件。 术语和定义 3.1受控文件:具有修订与分发记录,修订后须重新分发;失效/废止须总经办依规定收回及销毁,并应随时保持必威体育精装版版本的文件，盖“受控文件”章。 3.2非受控文件:盖“非受控文件”章或未盖有任何识别章的文件。分发时是必威体育精装版版本。但修订后不再另行分发，废止后无须收回及销毁。 3.3质量手册:是公司建立符合ISO9001:2000要求的质量管理体系,落实质量/方针最基本的文件. 3.4程序文件:质量手册中管理重点所延伸引用的下一层文件,是质量体系各重要作业程序的工作文件,这一类的作业通常都为跨部门性质的作业. 3.5工作文件:管理体系的第三层文件,包括了作业性工作文件、技术性工作文件等。 3.6 外来文件: 来自公司外部的文件，如图表、资料、供应商的产品规范说明书、国家标准、国际标准、法令、法规等。 资力及训练要求 相关人员按《培训管理程序》执行. 5. 职责 5.1总经理负责质量管理体系手册及提供给外部机构文件申请的批准。 5.2管理者代表负责质量管理体系手册的审核、程序文件的审批。 5.3各部门主管负责本部门工作文件的编写、审核。 制改订 审核 批准 百年海运 文件名称: 文件控制程序 文件编号: BNHY/C02-01 版次: A01 制改订部门 总经办 制改订日期 2011-05-24 页码 2/4 5.4总经办负责公司文件的记录、分发及文件管理。 55.6总经理负责工作文件和技术文件的批准。 6．内容。 6.1质量管理体系文件包括:质量管理体系手册、程序文件和工作文件及外部文件. 6.2文件审批: 理体系手册由管理代表审核,总经理批准;程序文件由部门负责人审核,管理者代表批准;其正本均由总经办保存。 工作文件由各部门主管审核，经理批准。 理性工作文件由部门负责人审核，经理批准。 6.3体系文件的发放 体系文件发放应有审批和签收，在《文件发放审批及签收表》上填写，由各部门负责审批，文件发放出由总经办负责，发放时应于文件受控印章栏上盖“受控文件”印章，对于提供给外部认证机构或供方参考之文件应于文件每页上加盖“非受控”文件印章。 6.4体系文件的更改： 要更改时，更改提出人填写《文件更改（补发）申请表》并与更改好的文件副本一起交由文件的原审批部门进行审批。 改申请批准后，由责任部门将《文件更改（补发）申请表》和更改页交总经办，由总经办将更改页发给文件持有者，并收回原文件页加盖作废章。 6.5体系文件的换版与作废： 余、重复、过时和无保存价值的文件由总经办负责收回，并进行销毁，如需再生利用时需于回收文件每一页加盖“作废”文件印章。 版为A（OO），换版后依次为B（00）、C（00）………。文件未修改时，其文件每一页修订状态为00（版号可以不显示），修订后则该修订页版本号为A.01，A.02………，其它未更改页版号不变。质量管理体系手册更改内容在手册0.4《手册修改控制》中显示，程序文件更改内容在程序封页《更改内容栏》中显示。 任一页更改达九次或文件需大幅度修改时，应进行换版，原版本文件作废。 百年海运 文件名称: 文件控制程序 文件编号: BNHY/C02-01 版次: A01 制改订部门 总经办 制改订日期 2011-05-24 页码 3/4 6.6文件的编号：文件号以一文一号为原则，遇有一文件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别， 编列文号。 BNHY-百年海运 B-质量手册 BNHY /B-001 C-程序文件 BNHY /C-001 6.7外来文件的管理: 外来文件统一由总经办签收并保存，对于重要的外来文件，依内部体系文件的分发及回收管制办法进行受控管制，当审批者不在工厂时，对于急用的外来文件可先复印交相关人员，再进行补批手续，其它一般性外来文件可复印后直接交各部门（必要时加盖“非受控文件”印章）。 6.8文件补发 因文件破损、遗失或需提供文件给外部机构参考需补发文件时，由申请单位填写《文件更改（补发）申请表》经批准后交总经国办予以补发，提供给外部机构的体系文件申请须经总经理批准。 6.9 文件的复印、借阅 非正式发行的外部文件 如上级单位发布的文件等 ，若原文件数量少于应发数量而需要使用复印件时，应由主管部门限定复印份数，复印件同样执行原件管理规定；文件的借阅要填写《文件借阅（复印）登记表》。 6.10文件的销毁 销毁文件包括：修改、换版的原文件，失效文件； 作