5-7工程技术资料管理程序.docVIP

工程技术资料管理程序 1. 目的 通过对所辖物业的工程技术资料进行规范管理，以便于相关部门查阅和使用，更好地为设备设施管理、维护服务。 2. 适用范围 适用于广州新世界物业管理有限公司工程技术资料的管理。 3. 职责 3.1 各物业管理处负责物业接管后所有工程合同、图纸、预结算书、设备技术资料等工程技术资料的收集、整理、分类、编号、编目、归档。 3.2 各物业管理处明确相关部门专人负责工程技术资料的汇总登记、保管及借阅，保证资料的完好、齐全，及时更新。 3.3 工程部对工程技术资料的收集、存档等管理进行业务指导、培训。对各单位的工程技术资料进行存档备查。 4. 工作内容 4.1 资料接收 4.1.1 各物业管理处从开发商、分包方处等接收工程图纸、技术资料及其目录。 4.1.2 各物业管理处收集、整理在施工过程中形成的工程技术资料，建立相关《工程资料清单》。 4.1.3 物业接管验收资料、图纸及其目录的移交，须经接管项目负责人签名确认。 4.1.4 设备设施须填写单机《设备卡》，汇总后建立《设备台帐》。 4.1.5 设备设施添置、更新及大修后，相关档案资料须及时更新，设备报废后相关资料要及时封存。 4.2 审查 各物业管理处对所辖工程技术资料的份数、完整性认真审查，确认无误后整理、存档。 4.3 借用 4.3.1各物业管理处相关部门将工程资料汇总归档后，建立《资料借用登记表》，由专人负责资料的借用及归还验收、登记。 4.3.2 本部门人员借用工程资料，须做好登记。非本部门人员借阅经部门负责人同意后方可，并在做好借用和归还登记。 4.3.3 外单位人员借用工程技术资料时，须提出申请经单位负责人批准后借阅，并做好借阅登记，限期归还。 4.4 保管 4.4.1 工程技术资料、图纸由各管理处统一归档、存放、保管，确保资料完整齐全。 4.4.2 各物业管理处明确具体部门负责工程技术资料的管理。 4.4.3 相关部门应确保场地、办公设施及人员的配备，做好防潮、防火、防虫等措施，保证资料的安全、完好。 5. 相关文件 无 6. 记录表格 《工程资料清单》 《资料借用登记表》 《设备台帐》 《设备卡》 广州新世界物业管理有限公司·作业文件 文件编号 WI-NWGZ-AL.GC-5-7 版本号 A 工作程序 修订状态号 0 页 码 1/3