4.16品質記錄A.0.docVIP

名翔恿線股份有限公司 品質記錄管制程序書 文件編號 MS-M2-1601 制訂日期：89年10月26日 修訂日期： 年 月 日 版次：A.0版 頁 次 第1頁共4頁 一、目的 確保品質系統之有效運作及作為日後品質改善及追溯之依據。 二、範圍 使用於品質系統之各項表單、記錄與報告均適用之。 三、定義 無 流 程 圖 名翔恿線股份有限公司 品質記錄管制程序書 文件編號 MS-M2-1601 制訂日期：89年10月26日 修訂日期： 年 月 日 版次：A.0版 頁 次 第2頁共4頁 四、權責 單位 五、作業流程 六、作業內容 Who，When，Where，How to do，What 七、參考文件 八、應用表單 No 流程 相關單位 1 品質記錄管 制時機 6.1品質記錄管制時機 6.1.1程序書品質活動運作之表單記載完成時。 6.1.2作業標準書執行運作之表單記載完成時。 相關單位 2 填表 6.2填表 6.2.1各單位主辦人員，將該單位負責保管之各作業流程之表單、記錄或報 告，填入〝品質記錄管制一覽表〞(MS-M4-1601)如附件1中，以傳真 或影印一份交給總務人事組主任保管存檔。 品質記錄管制－覽 表 (MS-M4-1601) 相關單位 3 彙總 6.3彙總 6.3.1各單位主辦人員應將程序書與作業標準書運作所產生之品質記錄，分 類蒐集。 相關單位 4 歸檔、保存 6.4歸檔、保存 6.4.1各單位主辦人員依各程序書類別將品質記錄分類，再依每天產生的例 行性表單及不定期產生的非例行性表單分別儲存、歸檔。 6.4.1.1例行性表單產生之當月，依日期順序排列置於當期之卷宗內，歸檔 時，以月為儲存單位，於每月初，將前一個月之表單依日期順序排 列整齊後，並將〝品質記錄儲存標示〞(MS-M4-1602)如附件2，置 於表單最上層，一併置入A4規格之保護套中，依年份月份排列整 齊，置於當年度之卷宗內。 6.4.1.2非例行性表單依產生日期順序排列，並登錄於置於表單最上層之 〝品質記錄儲存目錄〞(MS-M4-1603)如附件3後，一併置於當期之 卷宗內以利於日後追蹤，歸檔時，以月為儲存單位，置入A4規格 品質記錄儲存標示 (MS-M4-1602) 品質記錄儲存目錄 (MS-M4-1603) 名翔恿線股份有限公司 品質記錄管制程序書 文件編號 MS-M2-1601 制訂日期：89年10月26日 修訂日期： 年 月 日 版次：A.0版 頁 次 第3頁共4頁 四、權責 單位 五、作業流程 六、作業內容 Who，When，Where，How to do，What 七、參考文件 八、應用表單 No 流程 之保護套中，依年份月份排列整齊，置於當年度之卷宗內。 6.4.2各單位主辦人員將品質記錄卷宗依序置於櫥櫃中，避免受潮、日晒、 毀損、變質且不得遺失。 6.4.3卷宗標示式樣詳見〝卷宗標示表〞(MS-M4-1604)如附表1。 6.4.4保存期限 6.4.4.1一般表單須保存二年，有關會計、財務表單須保存5年。 6.4.4.2各單位負責第一年的保存保管，其後之保存年限轉由總務人事組負 責保管。 卷宗標示表 (MS-M4-1604) 相關單位 5 借閱 6.5借閱 6.5.1借閱人員須填寫〝文件申請單〞(MS-M4-0501)如附件4，經原文件使 用單位主管同意後，可借閱並遵守以下規定。 6.5.1.1借出之文件應維持其完整性及清潔性，並不得在其內做任何記號， 不得拆卸或複印，使用後應儘速歸還。 6.5.1.2歸還時，各單位主辦人員應仔細檢查歸還文件之完整性後，將文件 歸回定位，並於〝文件申請單〞(MS-M4-0501)如附件4上註明歸還 後結案。 文件申請單 (MS-M4-0501) 相關單位 6 過期 6.6過期 6.6.1各單位主辦人員應於每月清查品質記錄保存日期是否屆滿一年；若未 滿一年，則回到流程4，繼續保存，若超過一年，則進入流程7， 進行移轉。 名翔恿線股份有限公司 品質記錄管制程序書 文件編號 MS-M2-1601 制訂日期：89年10月26日 修訂日期： 年 月 日 版次：A.0版 頁 次 第4頁共4頁 四、權責 單位 五、作業流程 六、作業內容 Who，When，Where，How to do，What 七、參考文件 八、應用表單 No 流程 相關單位 7 移轉 6.7移轉 6.7.1各單位主辦人員將保存日期超過一年之品質記錄，登錄於〝品質記錄 處置表〞(MS-M4-1605)如附件5，勾選移交欄，將該表與品質記錄一 併移交給事務員。 品質記錄處置表 (M