262-我院科技档案管理介绍及相关要求.pptVIP

我院科技档案管理介绍及相关要求 院办公室 辛红霞 2008年11月 　提　纲 档案的涵义及分类 我院科技档案管理现状 现行科研档案管理模式分析 完善科研档案管理措施探讨 档案的涵义及分类 　 一、什么叫档案？ 人们在社会实践中形成的留存以备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。 　　　科研单位：档案是在科研管理、科研实践活动过程形成的留存以备查的文字、图表、图像、声像及其他各种载体形式的原始记录，对后来的科研工作具有较强的参考价值。 档案的涵义及分类 二、档案的分类 历史档案 按历史时期分 现行档案 文书档案 按内容性质分 科技档案 专门档案 江苏省农科院档案分类示意图 提 纲 档案的涵义及分类 我院科技档案管理现状 现行科研档案管理模式的分析 完善科研档案管理措施探讨 我院科技档案管理框架 我院科技档案管理现状 科研档案 基建档案 仪器设备档案 未形成成果科研档案管理模式 　 针对未形成成果的科研档案管理，自2003年起，我院开始推行“以项目组为纽带”的科研档案分级管理模式，建立以院为中心的全院系统五级档案管理网络，成立了档案工作领导小组, 院分管领导任组长,院办公室、科研处协同管理,各研究所分管科研所长为成员，科研秘书为兼职档案员。每个项目组指定专职人员负责日常档案资料的收集、整理工作，科研秘书具体指导本所的科研档案的业务以及与院职能部门的沟通，院办档案科总体负责全院科研档案的管理工作。 “项目组为纽带”科研档案管理网络 科研档案文件材料归档范围 科研课题形成材料归档内容 1.科研准备阶段 （1）项目申报材料（申请书、设计书、标书）； （2）项目立项材料（批准立项文件、经费来源证明等）； （3）项目任务部分（项目合同、横向委托协议、参加单位分工合同等）； （4）分年度实施方案； （5）课题经费预算。 科研课题形成材料归档内容 2.研究实施阶段 （1）重要的室内、田间院四记录、化验分析测试 统计数据、配方等； （2）标本目录、图纸图表、照片、声像录像及所形成的电子文件； （3）阶段、年度、专题、基点工作总结、国内外业务考察、调研、学术交流、论著、论文集等材料； （4）课题更改、中断材料。 科研课题形成材料归档内容 3. 成果推广应用、验收阶段 （1）项目技术总结、工作总结、验收证书等鉴定材料； （2）引进与育成品种（系）品比、区试、生产试验材料、 推广应用证明； （3）课题结束验收材料； （4）品种审定文件、专利证书、品种全授权证书； （5）经费使用决算、收集报告等材料； （6）推广应用类成果的经济效益、社会效益分析。 科研课题形成材料归档内容 4.成果鉴定报奖阶段 （1）成果鉴定申请表、鉴定材料、鉴定证书； （2）奖励申报书、获奖奖状、证书； （3）成果转让合同等。 科研课题形成材料建档要求 科研课题形成材料建档要求 科研课题形成材料建档要求 科研课题形成材料建档要求 科研课题形成材料建档要求 7.科管科长每年年初将本所前一年度结束课题 “研究项目简介”和“形成材料目录表”，以及全所前一年度结束课题目录汇总表提交院办档案科； 8.科管科长负责本所日常在研课题档案检查和督促工作，院办公室、科研处定期对在研课题归档材料进行检查。 科研档案归档流程 领取档案盒 我院现行科技档案管理 科研档案 基建档案 仪器设备档案 基建档案（科研平台）归档范围 1. 立项材料：项目申报书、可行性报告、专家论证材料、项目合同、实施方案； 2. 项目实施材料：年度计划、年度执行情况、项目总结验收材料、项目调整报批材料、项目效益分析、效益证明； 3.工程建设资料：工程概况、招投标文件、施工单位材料、工程图表、工程预决算、工程竣工验收资料； 4.设备采购资料：设备型号、产地、功能及使用说明、采购报批手续、订购合同、安装试运行材料； 基建档案（科研平台）归档范围 5. 经费及财务材料：项目经费预算、决算、经费使用情况报告、经费使用分类表、明细表、经费偿还合同； 6. 文件材料：立项文件、经费下达文件、检查验收文件； 7. 图片材料：科研平台的铜牌照片、实验室设施照片（电子版）； 8. 其它材料：与项目有关的其它材料，如研究报告、科研论文、科普资料、培训教材等； 基建档案（科研平台）归档要求 建档步骤及要求同科研档案 已验收完毕的项目及时移交整套档案