02附件1档案管理制度.docVIP

档案管理制度 第一节??总??则 ????第一条??为了加强企业档案管理，提高档案管理水平，充分发挥档案在公司经营管理中的作用，更好地为企业提高经济效益服务，维护公司利益，防止重要文件、资料的遗失，根据国家《档案法》和有关法规，结合我司实际情况，特制定本制度。 第二条??企业档案是在企业生产、经营、发展中形成的，对企业、社会和国家有保存价值的各种文字、声像、图表和其他实物等不同形式的真实记录，是反映企业生产、经营和发展的重要史料和凭证，是国家工商企业档案的组成部分。 第三条??辽宁分公司所属各分店必须加强档案管理工作，指定主管领导，由办公室负责安排专人专职或兼职负责档案收集、登记、整理、保管和使用工作。 第四条??档案管理实行分公司统一保管和下属各分店分级保管相结合的管理办法，重要档案资料由分公司办公室统一保管，其他档案由下属各分店办公室统一保管，任何人不得据为已有。 第二节 管理体制和职责 ????第五条??公司设置档案室及档案管理员，档案管理员须保持相对稳定，调动工作时，须对档案装具、设备和档案库藏进行清点并制作移交清册，并注明移交人、接交人、监交人、移交时间等信息。档案管理人员的基本职责为：????（一）贯彻执行国家《档案法》及本规定，并组织实施。 （二）收集、登记、整理、保管、提供使用本公司的档案。 （三）负责及时向分公司移交有关档案资料。 （四）分公司档案管理人员应督促、检查下属各分店的档案管理工作，不定期举行档案培训。 （五）负责档案管理的各项规章制度和业务标准的制订。 （六）负责提供档案利用服务。 （七）严格执行必威体育官网网址制度，做好档案密级划控和守密、解密。 （八）承办有关档案工作的其他事宜。 第三节 归档范围、档案分类和管理权限 ????第六条??凡属企业在生产、经营和发展中形成的各类文书、资料、实物等原件或复印件，均应建档、归档。主要范围包括但不限于：????（一）分公司及下属各分店内部形成的重要文件、资料。 （二）分公司及下属各分店土地使用证、房屋产权证以及与出售、出租公司资产有关的所有合同、协议、证照等。 （三）分公司及下属各分店经营品牌商户档案材料（详见3商户档案材料明细单） （四）与有关单位、厂家、商户签订的购销、租赁合同（协议）等文本。 （五）新项目所形成的工程设计、立项、规划、验收、审批等所有图纸、批件、证照等。 （六）公司在生产经营过程中向政府和有关职能部门做出的请示、报告及批复、会议纪要等。 （七）员工招聘登记材料、退休员工档案、劳动合同（协议）书、正式员工履历、人员升迁任免文书、审批报表等人事资料。 （八）分公司及下属各分店证照：营业执照、代码证、税务登记证、物业资质证、用水指标证、电梯年检合格证、从业人员上岗证及必备的资格证书，包括物业从业人员资格证书、电工证、监控员证、会计证等相关资格证书，下属各分店要建立台帐，分公司归档留存。 （九）公司章程、公司开业、变更、歇业登记；历年年检材料、验资证明材料；公司及财务专用章印模；企业转让、破产清算材料等。 （十）公司与其他企事业单位、合作伙伴、商户所发生的债权、债务清缴、结算凭证；企业所发生的各类法律纠纷，经济案件处理过程中相关材料、凭证。 （十一）公司创业史上有价值的各类纪念物品，录音带、录（摄）像带、画册、图片、照片等。 （十二）科技资料、专利及获省、部级以上名优产品称号证书、注册商标、企业荣誉证书、奖杯、奖牌、重要纪念品等。 （十三）公司相关财务数据、表格、文件等。 （十四）分公司总经理和下属各分店店长认为有必要归档的其他资料。 第七条??档案分类应该科学合理、编号规范。档案分类应根据文件内容、部门组织、业务项目等因素分类。集团、分公司各类档案一般先以部门区分，然后依文件性质分为若干大类，再在同类中依顺序分为若干小类。各分店档案可以依据文件的存档范围进行分类。档案分类应切合实用，名称应简明扼要，以充分表明档案内容性质为原则，如案卷较多，一个档案盒不够使用时，可分为两个以上的档案盒存放，并于小类之后增设“卷次”编号，以便查考。每一档案盒内首页应设“目录表”。 各分店的文件存档范围应该包括集团、分公司发文；会议纪要（总裁办公会会议纪要、月度经营分析会会议纪要、分公司会议纪要、各分店例会会议纪要）；合同；至外函/对内函；企业内部资料等。各分店各类资料应妥善保管、编号连贯、有序放置，不得有缺号、丢失资料的现象，并对集团、分公司文件传达及时、组织学习，注明集团、分公司会议召开的内容要点。特别是各分店的各类合同，应采用集团标准化手册中统一的格式合同，如果没有采用集团格式合同，应该上报