质量体系程序文件.docVIP

程 序 文 件 版 本 号： B/0 发 放 号： 受控状态： 编制/日期： 审核/日期： 批准/日期： 2009-2-15发布 2009-2-28实施 工程有限公司 程 序 文 件 文件编号 YG/QEO4.2.3-2009 共2 页 标题： 文件控制程序 版 本 号 B/0 第 1 页 1.目的 对质量、环境、职业健康安全管理体系有关的文件进行控制，确保各有关场所使用的文件为有效版本。 2.适用范围 适用于与质量、环境、职业健康安全管理体系有关的文件的控制。（包括外来文件） 3.职责 3.1综合管理部负责质量手册、环境、职业健康安全管理手册、程序文件及其它管理性文件的发放、更改控制和管理。 3.2设计咨询部负责国家标准、部颁标准、行业标准、图纸、验收准则类文件的发放、控制和管理。 3.3各有关部门负责各自部门的专用文件及资料的保管使用。 4.工作程序 4.1文件的分类 4.1.1质量手册、环境、职业健康安全管理手册、程序文件、作业文件、管理制度； 4.1.2技术文件和有关资料（包括外部文件）； 4.1.3质量计划和管理性文件； 4.2文件分受控文件和非受控文件，受控文件盖“受控”印章并注分发号，非受控文件不受理更改控制。综合管理部负责建立《受控文件清单》，以随时识别现行有效版本。 4.3文件的编写 4.3.1质量手册、环境、职业健康安全管理手册由管理者代表组织编写，程序文件由各部门负责编制，管理者代表负责组织协调工作。 4.3.2设计咨询部负责组织相关部门编写技术文件。 4.3.3其它管理性文件由主管部门负责组织编写。 4.4文件的审批 4.4.1质量手册、环境、职业健康安全管理手册、程序文件最后由管理者代表审核，总经理批准。其它技术性、管理性文件会审应履行文件会审并由部门经理审核、管理者代表批准。 4.5文件的发放和借阅 4.5.1受控文件的发放，由综合管理部文件管理员按管理者代表批准的《有效文件配备表》确定的发放范围进行发放，并填写《文件发放登记表》。 4.5.2文件领用人在《文件发放登记表》上签名并领取盖有“受控”印章的有效文件。 程 序 文 件 文件编号 YG/QEO4.2.3-2009 共2 页 标题： 文件控制程序 版 本 号 B/0 第 2页 4.5.3有效文件不得私自复印，公司内不得使用未加盖“受控”印章的文件，若需查借阅时，到综合管理部办理查借阅手续。 4.5.4用于对外宣传工作需要的文件发放时应经管理者代表批准，并在文件发放 登记表上登记，并在备注栏中加以说明用途。 4.6文件的更改 4.6.1文件需更改时，应由文件更改提出人或文件更改提出部门的负责人填写《文件更改（申请）单》说明更改原因，对重要更改应附有充分的证据。 4.6.2文件更改的审批由原审批部门负责人进行，当审批人不在职时可由其接替岗位的人员审批，但应通过查阅记录及归档文件获得审批该文件的背景资料。 4.6.3当文件更改批准后由综合管理部文件管理员按《文件发放登记表》上的名单实施更改。文件更改时需注明更改标记和更改时间，并由更改人填写文件更改记录，同时收回作 废的旧文件（包括换页修改后作废的页）。 4.6.4文件的更改方式有划改，换页，换版三种方式。一般情况下更改采用划改，换页方式。文件经多次更改或文件需进行大幅度修改时应进行换版。换版时宣布原版次文件作废，换发新版本。新版文件的发布日期应尽可能早于实施日期，以便使用人员能够有个适应过程。 4.7文件的作废 4.7.1作废的文件由文件管理员按《文件发放登记表》收回并记录，作废文件加盖“作废”印章，作废文件如需保留或销毁，需由文件管理员填写《文件销毁（保留）申请单》。由部门负责人批准销毁或保留，若作废文件需保留，需加盖“保留”印章。 4.8外部文件的控制 4.8.1直接引用的各类外部文件由综合管理部填写《外来文件审批表》，由总经理审阅后方可使用。 4.8.2对使用部门的国际标准、国家标准、法律、法规等外部文件是否为有效版本进行检查，及时更换过期文件，并每季/年上网进行检索和查阅。 4.9文件的管理 质量手册、程序文件、行政管理性外来文件经批准的原版交综合管理部保存和管理；技术性文件由设计咨询部负责保留和管理。 5.记录 5.1受控文件清单