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企業專案管理的實務應用 游振昌 Gibson 資訊平方有限公司 執行總監台灣微軟資深顧問 企業與個人所面臨的挑戰 什麼是專案 專案管理的元素 IT 專案失敗之15項主要原因 The Challenge of Enterprise Project The Challenge of Project Manager 無法承襲先前的專案經驗 無法有效的控制專案任務的時間(每個工作有多少寬延時間?) 無法掌握整體的專案進度與資源的使用狀況 專案團隊無法進行有效率的分工與協同合作 專案文件或資料無法進行統一的分類,管理與分享 無法有效確保專案資料與文件的安全性 專案問題發生無法即時被告知 Microsoft Project and EPM Solution Microsoft 企業專案管理 (EPM) 平台所為企業帶來的優點 Microsoft 企業專案管理 (EPM) 平台所為企業帶來的優點 Top – Down ：高階主管可以由上往下進行專案狀況的掌握與控制 Bottom - Up：專案小組可以由下往上的把任務狀況進行集中回報讓主管即時了解 Security：在一個安全的專案環境中運作 Sharing:專案狀況可以輕易的保留並與他人進行分享 Microsoft Project 產品線 決策主管/部門經理所關心的專案問題 公司內部目前總共有幾個專案正在進行？達成率是多少？哪些進度超前? 哪些進度嚴重落後? 原因為何? 公司目前正在進行 的專案 ,總共花了多少資源 (錢與人力成本) ? 原先計劃的與實際運作的差異有多少? DEMO 專案經理所關心的專案問題 如何有效的規劃專案所需時間與資金 如何掌握人力資源狀況 同時控管多個專案進度狀況 如何要求小組定期回報工作進度狀況 如何撰寫一份專案結案報表 如何進行更務實/更有效的專案規劃 Microsoft Project 在專案管理上的應用 利用 [專案快速入門] 幫助我們進行更務實/更有效的進行專案規劃 DEMO Microsoft Project 在專案管理上的應用 甘特圖 讓專案人員清楚的掌握任務之間的關係與專案時間狀況 如何掌握顧客要求，並降低需求變更所產生的問題 撰寫清楚的專案工作說明書(SOW) (Statement of Work) 專案使命 關鍵性的假設事項 技術規格 預期施工階段、重大事件、與交付的成果 完工評核要件 時程預估：開工、完工、里程碑、重要書面文件等等 計費辦法說明 雙方責任細則 專案變更處理規範 小組成員所關心的專案問題 如何將完成的工作進度與文件讓專案經理審核 如何把遇到的專案問題反應給專案經理 如何把額外需要進行的工作事項反應給專案經理 DEMO 專案工作區 基於安全的考量，進行專案時，需要提供以下功能 只有該小組成員及被授權的主管方能瀏覽專案資訊 所以專案進行中的文件、會議記錄以及討論議題都需要集中化並完整保留 所有專案的文件包含專案計劃都需要保留歷史資料(需進行版本控管) DEMO * 微利時代來臨，廠商需要以更好的方式控管成本並提升整體的專案執行力 客戶對於品質的要求不再是產品(QC)而是需要掌握產品的製作過程／流程(QA) 企業或個人在新的競爭環境中求得生存 – 全面蛻變是必要之路 專案管理成為22世紀必備的個人職場技能與企業生存要素 專案是一次性、多工作業的工作，有明確的開始及結束點、清楚定義的工作範疇、有預算，並且通常一個團隊來運作的 資　源 範　疇 成　本 時　間 8/6/2001 Microsoft Confidential 專案管理 專案成本管理 ● 資源規劃 ● 成本估算 ● 預算編列 ● 成本控制 專案整合管理 ● 專案計畫書發展 ● 專案計畫書執行 ● 整合變更控術 專案溝通管理 ● 溝通規劃 ● 資訊發佈 ● 績效報告 ● 結案管理 專案範疇管理 ● 專案起始 ● 範疇規劃 ● 範疇定義 ● 範疇確認 ● 範疇變更控制 專案品質管制 ● 品質規劃 ● 品質確保 ● 品質控術 專案風險管理 ● 風險管理規劃 ● 風險辨識 ● 風險定性分析 ● 風險定量分析 ● 風險回應規劃 ● 風險監控 專案時間管理 ● 活動定義 ● 活動排序 ● 活動期程估算 ● 時程發展 ● 時程式控制制 人力資源管理 ● 組織規劃 ● 人員獲得 ● 團隊發展 專案採購管理 ● 採購規劃 ● 邀商規劃 ● 邀商作業 ● 商源評選 ● 履約管理 ● 合約終結 專案檢查點(里程碑)設置不足 團隊小組人員的問題 技術複雜問題 專案順序變更 計畫不是團隊所承諾的 團體小組不合作 團隊精神下沉 不合格之專案人員 一個好的專案規劃與團隊小組為致勝的必要因素 先導規劃不足 不務實之專案規劃 專案範疇低估 顧客要求變