FD-04-A0 费用报销管理制度.doc

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受控章

**-WI-FD-04

A0

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2021/12/15

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目的

为规范公司各种开支费用报销及付款程序，加强公司财务管理，控制成本，切实保障公司利益，特制定公司费用报销制度及实施细则。

范围

本制度适用于******有限公司全体职工。

职责

报销人：对申请报销的内容真实性、完整性负责。

报销人所在部门负责人：对报销内容的真实性和合理性进行审核。

财务部：对原始票据的合法性、有效性，报销金额的准确性以及报销内容是否符合报销规定进行审核。

管理原则

费用报销的内容应当真实、合理；报销的凭证应当合法、有效；报销的手续应当健全、严格。

各项费用开支一律凭正式发票、收据等付款单据(电子发票需打印）进行报销。

费用发票要求开票单位填写清楚，大、小写相符，不得涂改，要素齐全，要素包括：发票抬头（公司完整开票信息）、商品名称、数量、单价、金额、日期、开票单位发票章、发票监制部门监制章。不符合要求的发票，不予报销。

办理报销必须根据不同费用类型填写报销申请，对支出内容填写不清的、单据填写金额与附件不一致的，不予报销。

费用报销应在产生的7天内报销。如超过一周，但未超过1个月，需说明未及时报销的原因申请特批。超过一个月的，不得报销。

因单据不合要求，被退回按规定可以重新报销的，应在5个工作日内处理，被退回不得重新报销的，下次拿回再报销的，一经发现，将按公司相关奖惩制度进行处理。

所有费用报销，应遵循“先申请、后开支、再报销”的流程，财务人员根据相应的审批单来审核。

本细则所涉及报销人费用使用标准的级别依据公司人力资源部制订的职级。

作业内容

行政类费用

费用定义：一般是指因日常运营发生的行政管理类的费用。此项费用由公司行政部进行统一管理。

报销范围：办公费用、电话费用、公共物品采购费用、车辆费用、水电费用、维修保养费用、租赁费用、物业管理费用、装修费用、公共活动费用、体检（检测）费、工伤费等。

费用报销标准：实报实销。

附件要求:

各项费用报销均需提供发票原件或原始收据；

审批通过的采购申请单、签呈单、入库单、微信/支付宝/银行等付款记录、淘宝/京东等购买记录、转账记录、小票清单等与报销费用相关的所有票据。

车辆费用中维修、保养费用清单。

租赁费用报销，同时需提供租赁合同复印件。

水电费用及物业费报销，如先付款后到票的情况需提供在备注中详细说明，在固定期限内将相应发票提供给财务。

交通费用

费用定义：因公务需要，外出乘坐公共交通工具所发生的费用。且按公司出差或外出流程进行申请，对应钉钉考勤正确的前提下，所发生的交通费用予以审核报销。

报销范围：因公务需要，外出乘坐交通工具：公交车、地铁、出租车、网约车等所发生费用，自行驾驶车辆前往目的地产生的费用（油费、过路费）。极短途行程小于2公里、上下班产生的市内交通费不得报销。

费用报销标准：实报实销。

附件要求：

发票原件或车票原件；

外出或出差审批单；

外出或出差行程单（自驾提供，每公里补贴1元，距离以高德、百度地图等为准）；

加油发票、过路费发票。

过路费：按出差申请单审批的出发地与目的地之间的高速通行费为准，提供过路费发票。

其他要求：除出租车、网约车外，其他交通费用应一人一报，不得多人汇总报销。

业务招待费

费用定义：职能部门因工作需要招待客户所产生的包含但不限于各种餐饮、送礼等费用。

费用报销标准：人均200元内。如人均超200元或单次招待总额超过2000元，对同一对象一年内累计招待、送礼金额超过5000元，需单独申请并进行说明由总经理单独审批后方可报销。

招待费应严格执行招待标准，接待用餐时应合理控制陪同人数。

附件要求

各项招待费用，凭发票原件报销；

有经授权主管审批的业务招待申请单。

其他要求

业务招待费用需凭有授权的主管审批后的业务招待审批单，方可报销。

报销业务招待费用时，报销内容中应注明招待何单位、招待客人数及陪同人数，并在业务招待申请单中说明招待原因或前提事项。

公司任何员工，一律不得将个人招待消费纳入招待费用内报销。

业务招待费严格执行一事一报的原则，同一事项支出不允许拆分审批和报销。

差旅费用

费用定义：因公务需要，离开办公所在城市的行程产生的费用。主要包含交通费用、住宿费用、自行驾驶车辆前往目的地产生的费用（油费、过路费）、异地市内交通费、客户招待费、出差补贴。

费用报销标准：差旅费用报销标准参考《出差管理制度》执行。

附件要求：

审批通过的出差申请单或外出申请单；

交通费：发票原件或车票原件；

住宿费：发票原件及酒店入住清单；

异地市内交通：发票原件（网约车需提供清单、时间、目的地必须一致）或车票原件；

出差补贴：体现实际出差日期的审批完结的出差申请单