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档案管理制度草稿

档案管理制度

一、??总则

1、为了规范公司档案管理，特制定本制度。

2、本制度适用于公司及所属各单位档案管理。

3、本制度最终解释权归企管中心。

二、档案管理机构的设置及基本要求

1、档案划分及管理部门

1.1档案是指本公司过去和现在，在从事经营管理、科学技术、企业文化等活动中形成的对公司有保持价值的各种文字、图表、声像等历史记录。

1.2公司设立档案室，隶属于企管中心，并设置档案管理员，负责档案资料的归档督促和日常管理工作。公司制定明确的档案管理员岗位职责（附件1），档案管理员必须严格履行职责。

1.3公司档案根据其重要性和必威体育官网网址程度分为公司级和部门级，公司级档案应按标准规范进行分类，有规范的档案编号和标签，并建立电子与纸张分类目录。

2、各部门资料管理

2.1公司授权各部门对其本部门资料进行管理。各部门必须设兼职的资料管理员（附件2），制定明确的资料管理员岗位职责，规范部门档案管理，实行部门档案与公司档案归口管理。

2.2各部门根据部门资料性质结合公司档案管理办法，实行统一的标准分类管理。

2.3档案的借阅和移交、销毁，必须按照公司管理规定执行。

2.4会计资料按照《会计档案管理规定》执行。

三?、档案分类

1、档案质量

1.1档案封面应逐项按照规定用碳素钢笔或中性笔书写，字迹要工整，清晰，封面题名应能准确反映出卷内文件材料的内容。

1.2档案文件禁止使用铅笔、圆珠笔、复写纸。破损的档案文件要进行修复处理。

1.3档案必须遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件材料之间的联系，区分不同的价值，便于保管和利用。

1.4档案盒表面为《档案目录》（附件3），档案盒内文件没有提名的，由档案人员根据内容拟定标题。

1.5档案盒封面应注明立卷人，审核人，立卷时间。

2、立档

2.1档案文件材料按照批复在前，请示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后，重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后。

2.2档案文件资料按时间顺序排列，收交时公文处理用纸在前，收文在后；内部制发

3.1档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并要一定范畴，不能笼统含糊。（如：证照类目、制度类目、文件类目、合同类目等）。

3.2公司档案大致分为以下几类：

3.2.1证照类：营业执照及各类证照，注册资料、年检资料、公司章程等；

3.2.2文件类：分外来文件（政府职能部门的往来文件）和内部文件；

3.2.3制度类：管理制度汇编；

3.2.4合同类：分内部经营管理合同和业务合同两种；

3.2.5计划总结类：分年度计划及总结等；

3.2.6会议纪要类：办公例会纪要等。

4、档案编号

4.1档案分类各级名称经确定后，应编制《档案登记目录表》，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。

4.2档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。

4.3公司档案员负责对各部门文件材料的收集、整理，按照《档案登记目录表》条款“对号入座”，各部门要积极配合公司档案管理工作。

四、归档及保存年限

1、归档的文件资料，应按自然形成，保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档，在一个卷内要按问题或者文件形成的时间，系统的排列并填写《卷内目录》。

2、归档的同类文件资料在卷内应按保存期限分别装订，保存期限分为定期和永久。定期按文件材料的保持价值分为1年，5年，10年。

2.1、永久保存：

2.1.1公司章程、合同

2.1.2股东名册

2.1.3组织规程及办事细则

2.1.4董事会及股东会记录

2.1.5财务报表

2.1.6政府机关核准文件

2.1.7不动产所有权及其他债权凭证

2.1.8工程设计图

2.1.9公司规章制度

2.1.10其他经核定须永久保存的文书

2.2、10年保存：

2.2.1预算、决算书类

2.2.2会计凭证

2.2.3事业计划资料

2.2.4其他经核定须保存10年的文书

2.3、1年至5年保存：

2.3.1期满或解除之合约

2.3.2其他经核定保存5年的文书

2.4、1年以下暂时保存：

2.4.1结案后无长期保存必要者。

3、公司可根据实际情况拟订文件资料保存期限的补充规定。

4、归档的文件资料种类，份数以及每份的页数均应齐全完整，每份文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复，转发文件与原件，多种文字形成的同一文件，均不得分开。

5、按归档要求进行装订