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档案资料整理、组卷要求

档案资料整理、组卷要求

一、档案资料整理、组卷标准

建设工程的档案资料进行整理、组卷要求按水利部水办【1997】275号文执行。

二、档案资料排列顺序及组成内容

1．工程基建档案由五大部分组成

（1）·建设单位组卷资料

（2）·质量监督部门组卷资料

（3）·监理公司组卷资料

（4）·设计单位组卷资料

（5）·施工单位组卷资料

2．英文大写字母排列顺序

根据顺序，各单位资料第一个字母用英文大写字母作代表。

例:·A—建设单位组卷资料

·B—质量监督部门组卷资料

·C—监理单位资料

·D—设计单位资料

·E—施工单位资料

三、该项目基建档案主要组成内容

1．可行性研究、任务书（由建设单位立卷汇总）

2．设计基础资料（由勘察单位立卷，建设单位汇总）

3．设计文件（由设计单位立卷，建设单位汇总）

4．工程管理文件（由建设单位立卷汇总）

5．施工文件（由施工单位立卷，建设单位汇总）

6．监理文件（由监理单位立卷，建设单位汇总）

7．竣工文件（由建设单位立卷、汇总）

8．财务器材管理（由建设单位、立卷）

四、归档组卷

整理工作包括组成案卷和编目两个过程。根据基建档案主要立卷内容，归档范围的顺序归档组卷；保管期限见附表。

1·组卷的要求

组卷的必须遵循文件材料的自然形成规律，保持卷内文件内容之间的系统联系。由文件材料的主要形成单位负责立卷；组成的案卷要便于利用和保管。

2．组卷的步骤和方法

归类、初排、补缺，保证文件齐全完整，缺少的应设法追回补齐、鉴别、挑选、补救；保证案卷质量。

归挡的文件材料必须达到以下质量要求：

（1）归档文件材料内容真实；必须是该项工程在建设过程中直接形成的。

（2）归档文件材料准确、有效。文件材料记载的内容与实际相符、图物相符。按规定已通过了一定的审批、检查、验收程序，负有责任的各方在文件指定位置上签署意见、签名、盖章、注明日期。

（3）归档文件材料必须耐久、易读。所使用的笔墨纸张、胶片、相纸、磁带记录材料等必须质量优良。直接书写的文件；不得使用普通圆珠笔、各种铅笔、红色和纯蓝墨水等易退色的材料，文件材料中的字体端正、图像音质清晰易辩。

（4）统一规格，组成案卷

采用A4尺寸规格，尺寸不同的要拆置或裱补成统一幅面，一份文件页数多的，可单独组成一个至多个案卷；页数少的文件，可多份组成一个案卷。案卷厚度至多不要超过4厘米。图纸折叠成A4尺寸规格，横向按手风琴式折叠，竖向按顺时针方向向内折叠。折叠后图标露在右下角。

（5）卷内文件排列和编印页号

文字材料按工程挡案资料卷内目录排列；图纸按图样目录排列。然后，逐页用阿拉伯数字进行编号，文件材料有书写内容的页面编页号（空白页面及用表说明不编号），每卷页号从“1”开始编写；图样目录与图纸同归类，编页号。页号正面在右下角，反面在左下角，两张以上小幅面材料裱在同一页纸上，只编一个页号，重要的文件一张裱一页。

卷内目录、备考表、封面等立卷用表不编页号。

（6）填写案卷封面

“档案”填写档案的分类号加项目号加宽卷顺序号。

“档案馆（室）代号”填写国家给本档案馆（室）的代号。

上述各项应由接收和保管档案的档案馆（室）填写。

“案卷题名”应简明扼要，准确地概括和提示卷内文件的内容和形式特征；案卷题名由建设项目名称、子项工程名称（含代号）、内容、文种或载体形式（胶片、相片、录音录像带等）组成。

案卷封面脊背上方填写工程名称，下方填写案卷顺序号。

（7）案卷的排列和序号

3

设计文件

3·1

初步设计

永久

长期

永久

3·2

施工图设计

永久

长期

永久

3·3

设计计算书

永久

长期

永久

3·4

审批材料

永久

永久

永久

4

工程管理文件

4·1

承发包合同及协议书（包括设计、施工、监理）

永久

永久

长期

4·2

招标、投标及有关租赁文件

永久

永久

长期

4·3

各种证照、开工令

永久

永久

4·4

重要的协调会与有关会议文件

永久

永久

长期

长期

4·5

工程建设大事记

长期

长期

长期

长期

4·6

工程建设监理材料

永久

5

施工文件

5·1

开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要

长期

长期

长期

长期

5·2

施工组织设计、施工计划、方案、工艺施工

长期

长期

5·3

设计变更通知单

长期

长期

短期

长期

5·4

原材料、构铸件出场证明施工检质鉴定报告

长期

长期

短期

长期

5·5

建筑材料试验报告

长期

长期

长期

长期

5·6

材料、零部件、设备代用审批单

长期

长期

短期

长期

5·7

土建施工定位测量、地基允许承载力调查报告

永久

永久

短期

长期

5·8

岩、土试验报告、基础处理、基础工程施工图

永久

永久

长期

长期

5·9

地址描绘图及有关说明

永久

永久

长期

5·10

水工建筑物测量