高级办公自动化教程全套教学课件.pptx

第1章 现代办公自动化概述 ※什么是办公自动化系统？ 办公自动化系统（OA系统）是建立在局部网络基础上的一种分布式信息处理系统，主要是指利用现代通信技术、办公自动化设备和电子计算机系统或工作站来实现事务处理、信息管理和决策的人机系统。 ※学习要点 现代办公自动化概述主要学习现代办公自动化的基本概念，办公自动化的发展历程、基本组成、基本功能和发展趋势，以及办公自动化技术和知识。 1.1 现代办公自动化的含义 早期的办公自动化 早期的办公自动化只局限于一些简单的设备，如打字机、复印机等。 现代办公系统 现代办公系统的主要功能包括：文字处理、数据处理、声音处理、图形图像处理、资料再现、E-mail、电子日常管理和电子文件管理及辅助决策等。 办公不仅是企业管理方式，也包括产品的设计、生产、销售、贸易等过程中的信息资源利用和协同工作，这种广义的办公概念包括了资源共享、查询、交换和知识管理等全面的应用范围。综上所述，办公办公不仅是企业管理方式，也包括产品的设计、生产、销售、贸易等过程中的信息资源利用和协同工作，这种广义的办公概念包括了资源共享、查询、交换和知识管理等全面的应用范围。 综上所述，办公自动化（Office Automation，简称OA）是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。它是利用先进的科学技术，使部分办公业务物化于人以外的各种现代化办公设备中，由人与设备构成服务于某种办公业务目的的人——机信息处理系统。 通过实现办公自动化，或者说实现数字化办公，可以优化现有的管理组织结构，调整管理体制，在提高效率的基础上，增加协同办公能力，强化决策的一致性，最后实现提高决策效能的目的。 ▲办公自动化的应用 办公自动化于50年代在美国等西方国家首先兴起，到70年代后期形成新型综合学科：办公自动化。80年代到90年代，办公自动化系统开始在世界各国得到较快的发展。 中国企业与政府机关的办公自动化历程，实际上已经经历了6代的发展，伴随着6代管理思想与管理体系的演变。 1.2 办公自动化发展过程 随着移动技术、计算机技术和移动终端技术的发展，OA技术已经进入了第七代OA，也就是移动OA。移动办公，是一种利用手机，实现企业或政府办公信息化的全新方式，它是移动通信、移动终端与计算机技术三者融合的必威体育精装版信息化成果。目前，移动OA在企业或政府内部构建一套移动信息化平台，通过在手机客户端安装相关的信息化软件，实现手机和企业的各种信息化系统，数据源等的互联互通，使手机也可以用以操作、浏览、管理政府或企业的全部工作事务。 “移动办公”是当今高速发展的通信业与IT业交融的产物，它将通信业在沟通上的便捷、在用户上的规模，与IT业在软件应用上的成熟、在业务内容上的丰富，完美结合到了一起，使之成为了继无纸化办公、互联网远程化办公之后的新一代办公模式。 第七代OA：移动OA （1）文字处理 （2）数据处理 （3）语音处理 （4）图形和图像处理 （5）通信功能 （6）文件处理 （7）工作日程管理 （8）行文办理 1.3 办公自动化系统的功能 ①编辑文档 在文字处理软件中可以任意输入中、英文，并对输入的文字进行各种编辑操作。常见的操作主要包括复制、剪切、查找与替换等，并可以对已经输入完毕的段落进行各种板式的设置，还可以以段落为单位对各种边框和底纹进行定义，大大增加了文字的观赏性。 ②文档板式编排。 当一篇文档的基本输入和编辑完成后，为更好地进行打印，还需要对该文档进行板式的设计，板式的设计主要包括对文档页面中各种参数的设定、页码格式的设定、分栏的设计以及页眉页脚的设计。 ③使用模板格式化文档 多个样式通过自由组合形成各种模板，模板也是各种文字处理软件的核心功能之一。通过使用模板可以快速改变一个文档的各种格式，使用Microsoft Office或者WPS系列软件可以应用模板。模板既可以给文档提供一个外观，还可以向里面添加信息，极大方便了日常使用。 （1）文字处理 ④表格的使用 表格是一种非常直观的表达方式，使用一个表格往往比一段文字更能清楚的说明一个问题，这种简明、直观的表达方式还可以大大增加文档的说服力，在OA系统中不仅可以大量、方便地使用表格，而且可以对使用的表格进行格式化，使表格有优美的外观。 ⑤文档的智能检查 在常见的各种文字处理软件中，都内置了基本字典以及自定义的字典，还有各种用户自定义的词库，通过使用这些工具可以对文档进行拼写检查和语法检查，使用户在使用的过程中及时发现错误进行