第四章 办公室事务与管理.ppt

第四章 办公室事务与管理 教学目的:掌握办公室事务中的各项技能；熟悉办公环境管理及办公室的日常工作； 了解日程安排与管理、电话管理、印信管理等内容的相关知识。 教学重点、难点:? 办公环境管理的内容与要求； 办公环境管理的措施。 日程安排、约会安排和旅行安排的原则与方法 。接打电话的程序和要求； 印信的管理方法与要求 。值班工作的安排方法以及电话记录的处理方法 。 收进和寄发邮件的程序和基本技能 教学方法: ?案例教学、启发式教学、录像教学、实训法教学、讨论式教学、情景模拟教学方法。 教学时数：理论教学 课时 实训教学 课时 第一节 办公环境维护与管理 一、 办公环境的含义 指一定的组织机构的秘书部门工作所处的自然环境。包括空间环境、视觉环境、听觉环境、空气环境、健康与安全环境。 . 二、办公环境管理的原则? 方便 →舒适整洁 →和谐统一 →安全。 . 1.环境的布局与布置??? （1）布局? ????? ①封闭式布局。 ????? ②开放式布局。 ?（2）布置?? ????? 常见的布置方法有: ①办公桌上的物品应摆放得体，最常用的物品应放在伸手可及的地方; ②要使领导坐得舒适，办公椅应有靠背。要使领导缓解疲劳则可以用旋转椅来调节方位。? ③对计算机等办公自动化设备，应有其独立的空间，要考虑到其他人员对设备的使用，布置时既要方便他人，又不要妨碍领导的工作。 . 三、办公室的视觉环境管理 1、视觉环境：办公室的视觉环境包括办公室内覆盖物和照明。 (1)有效地使用颜色。 (2)地面覆盖物的颜色和类型应与墙壁、天花板的颜色协调一致，以保证一个统一的、和谐的环境。 2．照明：指为完成办公室的指定工作而提供适当的光线系统。??? ? 光亮宜遵循以下原则设计：减少光源的强度，避免用一个发光体，宜多用几盏灯，降低光源强度，避免集束光而用匀散光；窗上宜装半透明玻璃，以免直接光而用间接光；光源宜置高处，并从后方或左侧射入；办公室宜多用几只光度较弱的灯，以取代一个光度较强的灯，使光线匀散而非集束。 . 五、办公室的听觉环境管理 听觉环境指办公室所处的有益声音或有害声音。 1、消除噪音的来源 2．用吸音的材料以减少噪音的影响 3．适量音乐的播放 . 六、办公室的空气环境管理 1、温度 一般说来，秘书工作环境中最舒适并有益于健康的工作温度是15～20℃。 2．湿度?? 一般来讲，最适宜的湿度为40％一60％． 3．空气流通?? 、 一般说来，每人每分钟需要45立方公尺的新鲜空气。要达到这种要求，必须有良好的通风设备，使空气流通无碍，得以充足与新鲜。 4．空气的净化 为减少办公室的污染和尊重所有工作人员的感受，办公室内应该禁止吸烟，以保证空气的新鲜。办公室内空气的净化包括打扫，拖洗，擦净，上蜡与打光，用吸尘器吸尘，净化家具，粉刷墙壁和天花板等。 . 七、办公室的保健与安全环境管理 保健，又叫健康保护。?? 组织推行对秘书人员的保健方法主要有以下一些。 1、定期健康检查 2．灌输卫生知识 3．采取疾病预防 4．保持环境整洁 5．推行健身运动??? 6．举办康乐活动 . 要做好安全管理工作，首先 （1）树立健康安全意识 （2）识别办公室安全隐患 （3）办公环境健康及安全的维护和管理 （4）识别工作场所和常用设备的隐患 . “隐患记录及处理表”。 略 . （4）安全管理重点 1、防盗 2．防火??? 3．防止意外伤亡 第二节 办公室日常事务管理 电话管理 一. 接打电话的原则与要求 ?????? 表达规范、正确 ?????? 礼貌热情，语气清晰和婉 ?????? 语言简洁明了 ?????? 必威体育官网网址 ?????? 注意时间 做好记录 . 二、接听电话的步骤 准备记录物品--迅速摘机呼叫--主动自报家门--辨明对方身份--听记对方陈述--及时提出疑问--复述来电内容--礼貌结束通话--轻轻放下话筒--整理电话记录（电话记录单） . 三、 拨打电话的步骤 准备通话提纲--核查号码--拨出电话--自我介绍--陈述内容--解答疑问--汇总确认内容--结束通话--挂断电话--整理记录 . 四、接电话的礼仪 ??? (1)电话铃声2响，应尽快去接，最好不要让电话铃声超过3声。 ??? (2)听电话时要注意力集中，回答问题要有耐心和热情，不能用生硬、讨厌、冷淡的 语调说话。 ??? (3)接到打错的电话时，应该说：? “这是XX公司，? 电话是XX