Excel25种妙用.pdfVIP

也许你已经在 Excel 中完成过上百张财务报表，也许你已利用 Excel 函 数实现过上千次的复 杂运算，也许你认为 Excel 也不过如此，甚至了无新意 。但我们平日里无数次重复的得心应 手的使用方法只不过是 Excel 全部技巧 的百分之一。本专题从 Excel 中的一些鲜为人知的技 巧入手，领略一下关于 Excel 的别样风情。 一、让不同类型数据用不同颜色显示 想让大于等于 2000 元的工资总额以 “红色”显示，大于等于 1500 元的工资 总额以 “蓝色”显示，低于 1000 元的工资总额以 “棕色”显示，其它以 “黑 色” 显示，我们可以这样设置。 1.打开 “工资表”工作簿，选中 “工资总额 ”所在列，执行 “格式→条件格式”命令， 打开 “条件格式”对话框。单击第 二个方框右侧的下拉按钮，选中 “大于或等于”选项，在 后面的方框中输入数 值 “2000” 。单击“格式”按钮，打开 “单元格格式”对话框，将 “字 体” 的 “颜色”设置为 “红色” 。 2.按 “添加”按钮，并仿照上面的操作设置好 其它条件(大于等于 1500，字体设置为 “蓝 色” ；小于 1000，字体设置为 “ 棕色”)。 3.设置完成后，按下 “确定”按钮。 看看工资表吧，工资总额的数 据是不是按你的要求以不同颜色显示出来了。 二、建立分类下拉列表填充项 我们常常要将企业的名称输入到表格中，为了保持名称的一致性，利用 “数据 有效性” 功能建了一个分类下拉列表填充项。 1.在 Sheet2 中，将企业名称 按类别(如 “工业企业”“商业企业”“个体企业”等)分别 、 、 输入不同列 中，建立一个企业名称数据库。 2.选中 A 列(“工业企业”名称所在列)，在 “名称”栏内，输入 “工业企业”字符后， 按 “回车”键进行确认。 仿照上 面的操作，将 B、C……列分别命名为 “商业企业”“个体企业”…… 、 3.切 换到 Sheet1 中，选中需要输入“企业类别”的列(如 C 列)，执行 “数据→有 效性” 命令，打开 “数据有效性”对话框。在 “设置”标签中，单击 “允许” 右侧的下拉按钮，选 中 “序列” 选项， 在下面的 “来源” 方框中， 输入 “工业企业” ， “商业企业” ， “个体企业” …… 序列(各元素之间用 英文逗号隔开)，确定退出。 再选中需要输入企业名称的列(如 D 列) “数据有效性”对话框，选中 “序列” 选项后，在 “来源”方框中输入公式： =INDIRECT(C1)，确定退出。 4.选中 C 列任意单元格(如 C4)，单击右侧下拉 按钮，选择相应的 “企业类别”填入单元 格中。然后选中该单元格对应的 D 列单元格(如 D4)，单击下拉按钮，即可从相应类别的企 业名称列表中选择需 要的企业名称填入该单元格中。 提示：在以后打印报表时，如果不需要打印 企业类别”列，可以选中该列，右击鼠标， 选 “隐藏”选项，将该列隐藏起来 即可。 三、建立 “常用文档”新菜单 在菜单栏上新建一个 “常用文档”菜单 ，将常用的工作簿文档添加到其中，方便随时调 用。 1.在工具栏空白处右击 鼠标，选“自定义”选项，打开 “自定义”对话框。在 “命令” 标签中，选中 “类别”下的 “新菜单”项，再将 “命令”下面的 “新菜单”拖到菜单栏。 按 “更改所选内容”按钮，在弹出菜单的 “命名”框中输入一个名称(如 “常用文 档”)。 2.再在 “类别”下面任选一项(如 “插入”选项)，在右边 “命令”下 面任选一项(如 “超 链接”选项)，将它拖到新菜单(常用文档)中，并仿照上面 的操作对它进行命名(如 “工资表” 等)，建立第一个工作簿文档列表名称。 重复上面的操作，多添加几个文 档列表名称。 3.选中 “常用文档”菜单中某个菜单项(如 “工资表”等)，右击 鼠标，在弹出的快捷菜 单中，选 “分配超链接→打开”选项，打开 “分配超链 接”对话框。通过按 “查找范围”右 侧的下拉按钮，定位到相应的工作簿(如 “工资.xls”等)文件夹，并选中该工作簿文档。 重复上面的操作，将菜单项 和与它对应的工作簿文档超链接起来。 4.以后需要打开“常用文档”菜单中的 某个工作簿文档时，只要展开 “常用文档”菜单， 单击其中的相应选项即可。 提示：尽管我们将 “超链接”选项拖到了 “常用文档”菜单中，但并不影响 “ 插入”菜 单中 “超链接”菜单项和 “常用”工具栏上的 “插入超链接”按钮的 功能。 四、制作“专业符号”工具栏 在编辑专业表格时，常常需要输入一些 特殊的专业符号，为了方便输入，我们可以制作 一个属于自