第三部分 文件编制.ppt

文件的定义 文件 document 信息 及其承载媒介 示例：记录 、规范 、程序文件、图样、报告、标准。 注1：媒介可以是纸张，磁性的、电子的、光学的计算机盘片，照片或标准样品，或它们的组合。 注2：一组文件，如若干个规范和记录，英文中通常被称为“documentation”。 注3：某些要求 如易读的要求 与所有类型的文件有关，然而对规范 如修订受控的要求 和记录 如可检索的要求 可以有不同的要求。 文件的价值 文件能够沟通意图、统一行动，其使用有助于： a 满足顾客要求和质量改进； b 提供适宜的培训； c 重复性和可追溯性； d 提供客观证据； e 评价质量管理体系的有效性和持续适宜性。 文件的形成本身并不是目的，它应当是一项增值的活动 质量管理体系文件的作用 将组织的质量管理体系形成文件，可实现以下目的和作用： a）描述组织的质量管理体系； b）为跨职能小组提供信息以利于更好的理解相互的关系； c）将管理者对质量的承诺传达给员工； d）帮助员工理解其在组织中的作用，从而加强其对工作 的目的和重要性的认识； e）使管理者和员工达成共识； f）为期望的工作业绩提供基础； g）说明如何才能达到规定的要求； h）提供表明已经满足规定要求的客观证据； i）提供明确和有效的运作框架； 质量管理体系文件的作用 j）为新员工培训和现有员工定期再培训提供基础； k）为组织的秩序和稳定奠定基础； l）通过将过程形成文件以达到作业的一致性； m）为持续改进提供依据； n）通过将体系形成文件为顾客提供信心； o）向相关方证实组织的能力； p）向供方提供明确的框架要求； q）为质量管理体系审核提供依据； r）为评价质量管理体系的有效性和持续适宜性提供依据。 3. 建立文件的基本原则 文件的形成本身并不是目的，它应当是一项增值的活动。 是否需要针对过程建立文件，应考虑以下方面： 过程的规模和活动的类型； 过程的复杂性和相互作用； 经证实的人员能力； 顾客的要求； 适用的的法律法规要求； 满足质量管理体系要求所需证实的程度。 结构化的文件体系 文件的层次化 文件的关联性 质量手册的定义 质量手册 quality manual 规定组织 质量管理体系 的文件 注：为了适应组织的规模和复杂程度，质量手册在其详略程度和编排格式方面可以不同。 质量手册的基本作用 1）质量管理体系的总体规划 质量手册站在整体的角度，在对质量管理体系进行统筹规划的基础上，对质量管理体系所作的一种系统而又纲领性的阐述。 质量手册的基本作用 2）协调各部门之间的质量活动 质量手册系统地考虑了组织应开展的各项质量活动，并以过程为主线（而不是以部门）理顺各部门相互之间的配合关系，明确规定各部门的职责、权限和配合的方法。作为组织质量管理工作的纲领，质量手册起到了理顺关系、分清责任、加强协调的作用，促使各项质量管理活动能更加有效地开展。 质量手册的基本作用 3）向外部证实质量管理体系的主要文件 组织存在的价值之一就是相关方满意。相关方关注组织的管理状况，而质量手册是向各类相关方证实组织质量管理符合要求的有力证据。 程序文件的概念 程序 procedure 为进行某项活动或过程 所规定的途径 注1：程序可以形成文件，也可以不形成文件。 注2：当程序形成文件时，通常称为“书面程序”或“形成文件的程序”。含有程序的文件 可称为“程序文件”。 程序文件示例 ..\程序文件示例.doc 作业2： 以作业1分析的过程为例，写出为管理该过程所需的程序文件。 作业指导书的定义（ISO/TR10013--3.1 作业指导书：有关任务如何实施和记录的详细描述。 注1：作业指导书可以形成文件，也可以不形成文件。 注2：作业指导书可以是详细的描述、流程图、图表、模型、图样中的技术注释、规范、设备操作手册、图片、录像、检查清单、或这些方式的组合。作业指导书应当对使用的任何材料、设备和文件进行描述。必要时，作业指导书还可以包括接收准则。 提示 省局绩效办将制定统一要求作为文件编制的指南 新（拟）编制的文件原则上按要求编写； 已有的文件，经评价适用、有效，不强求统一格式，可以继续沿用。 作业指导书示例..\作业指导书示例.doc 讨论：对作业指导书的控制管理应关注那些 方面？ 基本概念 记录 record（ISO9000