［精品］行政公关管理制度.doc

目的 明确****公司行政公关部管理制度，充分发挥行政管理工作的综合职能和服务职能，科学地规范公关工作的程序，努力塑造“XXX”品牌。 范围 适用于****公司所属部门、子公司、地盘。 解释 本制度内各项规定及表格均由****公司行政公关部负责制订，因此，各部门、子公司、地盘办理有关事项时，必须遵守本制度和正确使用有关表格；无论以何种形式或以公司、地盘名义签署雇佣合约的员工，均应遵守本制度。 行政公关部职责范围 在主管副总经理领导下工作，认真做好写字楼日常管理及公关策划工作。 负责****公司的文秘工作，包括文件制发、公文呈转、文书档案、印鉴管理、会议组织、接待及取送信函物件等事宜。 负责公司的外事接待工作，包括安排食宿、陪同参观游览、机车船票预订等事宜。 统一购置、分发办公用品；负责除计算机之外固定资产报批、购置、调配清点和管理；做好写字楼观赏鱼、花草、饮用水的管理，清洁卫生工作。 负责电话的申请安装、接转、故障报修，电话、传真机、复印机的维修、养护及费用结算等事宜。 负责公司的总务及后勤保障工作。配合并推动有关部门的日常管理。 会同人力资源部负责写字楼的防火、防盗、安全保卫工作。 负责公司领导办公室、各楼层会议室、员工办公区域、多功能厅的调整、使用及日常管理。 负责公司食堂的管理工作。 负责公司车辆调度、保养与管理，保证公司领导用车，合理安排、调度各部门对车辆的使用。 负责公司品牌宣传策划工作。 负责公司对内对外的宣传稿件、宣传画册的编写、印制；负责公司信纸、信封印制与管理。 负责对外公关事务的联系及保持与传媒的联系。 负责大型公关活动、会议及集体康乐活动的策划、筹备与组织工作。 负责与物业公司***管理处的沟通与协调工作。 负责股份公司档案室管理工作，推动和指导子公司档案工作。 协调、指导子公司的行政管理、公关策划工作。 领导交办的其他工作。 组织架构 岗位职责 行政公关部总经理： 在公司主管副总经理领导下工作。 负责行政公关部的全面工作。 负责部门工作方针、政策的制定及决策，把好对外宣传、形象策划的尺度。 负责召集、组织公司会议。 负责编制行政管理费用计划，审核各部门行政费用开支。 负责监督、指导日常文秘工作。 负责协调档案管理工作。 负责协调公司各部门关系，推动日常工作。 负责公司办公用品、办公设备的订购审批。 做好食堂管理工作。 公司领导交办的其他工作。 行政公关部副总经理： 在行政公关部总经理领导下，负责公关宣传工作。 负责公司对内对外宣传稿件撰写，宣传画册编写、印刷的实施和指导工作。 负责XXX品牌形象对外宣传，公司企业形象战略的制作与推广。 负责公司对外公共关系的联络，外事接待工作和与相关单位、部门及行业协会的联络沟通。 协助负责联系、邀请新闻单位对公司进行采访和报道。 负责公司品牌宣传策划工作。 负责大型公关活动的组织工作。 负责公司公文纸、信封、手抽等印刷品的定稿，并报部门总经理审批。 领导交办的其他事项。 行政公关部助理总经理： 在行政公关部总经理领导下, 协助推动日常行政工作。 负责写字楼的办公秩序及防火、防盗、安全保卫、清洁卫生工作。 负责办公家私、办公设备、机关食堂餐饮设备等固定资产的订购、管理工作。 负责写字楼电话系统的统一管理及节假日值班安排。 负责公司车辆的调度及管理工作。 负责与管理处的协调、沟通。 负责公司大型会务的安排，协助相关策划工作。 协助做好食堂管理工作。 负责公司工作总结等相关文件的起草和大事记等的编写工作。 领导交办的其他事项。 档案管理员： 负责公司档案管理制度、规范及分类大纲的拟制、修订工作。 收集处理各部门移交的档案。 建立和完善档案计算机管理系统。 提供档案信息供各部门使用。 对各部门档案工作进行业务指导。 做好档案室日常管理工作，定期进行“八防”检查。 推动和指导香港承建及各子公司的档案工作。 协助部门行政总务工作。 协助部门公关宣传工作。 协助负责本部门规章制度的拟制、修订工作。 领导交办的其他事项。 总经理秘书： 跟踪实施总经理日常事务的管理工作。 掌握总经理的日程安排，为总经理接见访客做好预约工作。 接待总经理的来访人员负责总经理文件落实催办工作 秘书： 负责公司公文管理及其他日常文秘工作。 负责公司印章的管理使用，统一办理各部门、地盘印章的刻制和登记。 负责公司各类会议的通知和会务工作。 负责写字楼办公用品的购置、保管与发放工作。 负责传真件和领导电子邮件的管理、跟进工作。 负责车船、机票的预订及费用结算。 负责来往人员的住宿安排工作。 负责写字楼各楼层钥匙的统一管理及配备工作。 领导交办的其他事项。 前台文员： 写字楼维修、保养的联系。 公司领导办公室早晨的茶水准备。 公司信件、资料的整理、分发。 报刊的预订及每日的及时分送。 电话接转、接待公司到访客